Афідевіт: що це таке та як легалізувати документи через нотаріуса

Афідевіт — це письмова урочиста заява, що складається під присягою та використовується для підтвердження юридичних фактів, які неможливо засвідчити через стандартні державні реєстри або офіційні довідки. Цей інструмент стає незамінним, коли потрібно надати юридичну силу документам або інформації для використання за межами України, особливо в країнах англосаксонської правової системи.

Головна цінність афідевіту полягає в тому, що він дозволяє легалізувати копії документів, які не підлягають прямому апостилюванню, або підтвердити обставини, на які державні органи не видають окремих свідоцтв. Розуміння процедури його оформлення допомагає уникнути бюрократичних пасток під час підготовки до виїзду за кордон або ведення міжнародного бізнесу.

Що таке афідевіт та його юридична суть

Афідевіт (Affidavit) — це письмова заява, у якій особа, яку називають афіантом, під присягою підтверджує певні факти або обставини. Юридично це особливий вид нотаріального акта, де нотаріус не підтверджує правдивість самих фактів, а лише засвідчує, що підпис на документі зроблений конкретною людиною у його присутності. Це дозволяє використовувати заяву як офіційний доказ у судах, банках чи міграційних службах інших держав.

Згідно з ч. 1 ст. 34 Закону України «Про нотаріат», нотаріуси мають повноваження засвідчувати справжність підпису на документах. При цьому важливо розуміти межі відповідальності: афіант несе повну персональну відповідальність за зміст заяви, а нотаріус — лише за ідентифікацію особи підписанта.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №855/26/19 від 13.02.2019 зазначив: «нотаріус засвідчує виключно той факт, що підпис зроблений певною особою, а не вірогідність змісту самого документа».

Хто такий афіант та його відповідальність

Афіантом може бути як фізична особа, так і представник компанії. Перед підписанням нотаріус зобов’язаний попередити заявника про кримінальну відповідальність за надання завідомо неправдивих відомостей. Відповідна відмітка про це обов’язково вноситься до тексту документа, що надає йому статусу урочистої присяги.

Мова та форма документа

В Україні афідевіт складається державною мовою на спеціальному нотаріальному бланку. Проте для використання за кордоном часто робиться двомовний варіант або здійснюється подальше нотаріальне засвідчення перекладу документів на іноземну мову. Це дозволяє іноземному чиновнику одразу зрозуміти зміст вашої заяви.

Коли необхідно складати афідевіт замість апостиля

Афідевіт використовується як альтернатива або доповнення до стандартної легалізації у випадках, коли на оригінал документа неможливо поставити штамп апостиль. Наприклад, Міністерство юстиції чи МЗС не апостилюють паспорти, трудові книжки, військові квитки або медичні довідки старого зразка. У таких ситуаціях афідевіт дозволяє легалізувати копію документа, підшиту до заяви власника.

Також афідевіт незамінний, коли потрібно підтвердити факти, на які взагалі не існує державних форм документів. Це може бути заява про належність до певної релігійної громади, підтвердження сімейного стану для країн, де не приймають українські витяги з РАЦС, або пояснення технічних характеристик автомобіля для митниці.

Варто пам’ятати про обмеження: афідевіт не може повністю замінити паспорт чи диплом про освіту. Він лише пояснює обставини, пов’язані з цими документами, або підтверджує вірність їхніх копій. Якщо вам потрібно легалізувати документи, які не підлягають апостилюванню, цей шлях часто є єдиним юридично коректним варіантом.

Переваги процедури для бізнесу та громадян

• Швидкість. Оформлення у нотаріуса займає до однієї години.
• Універсальність. Можна підтвердити будь-який факт, що не суперечить закону.
• Легалізація копій. Дозволяє надати юридичну силу копіям документів без печаток.

Ми часто допомагаємо клієнтам у складних випадках, наприклад, коли проводиться відновлення втрачених документів в Україні, і потрібно тимчасово підтвердити певні факти для іноземних банків.

Нормативне регулювання 2022 року

Процедура оформлення афідевітів була додатково уточнена Наказом Міністерства юстиції України № 5441/5 від 06.12.2022. Цей документ деталізує правила роботи нотаріусів в умовах воєнного стану та встановлює вимоги до оформлення заяв, призначених для дії за кордоном.

Основні типи заяв-афідевітів від сімейного стану до авто

Найпоширенішим типом афідевіту є заява про сімейний стан. Оскільки в Україні скасували штампи в паспортах про шлюб, а єдиної «довідки про незаміжність» не існує, для реєстрації шлюбу за кордоном громадяни складають афідевіт. У ньому особа під присягою заявляє, що на момент підписання не перебуває у зареєстрованому шлюбі.

Інший важливий напрямок — технічні афідевіти. Наприклад, при ввезенні авто з США часто виникають ситуації, коли в документах відсутні дані про екологічний стандарт або точний об’єм двигуна. У такому разі власник складає заяву про фактичні показники, що дозволяє завершити митне оформлення без додаткових дорогих експертиз.

В нашій практиці був випадок, коли клієнт ввозив автомобіль, і митниця вимагала підтвердження показників одометра. Складений афідевіт з посиланням на специфікації виробника допоміг успішно пройти розмитнення без затримок.

Афідевіти для сімейних та приватних справ

• Заява-згода на постійне проживання дитини за кордоном.
• Підтвердження належності до певного віросповідання.
• Заява про відсутність претензій до іншої сторони після розрахунків.
• Згода на придбання нерухомості одним із подружжя.

Схожу справу ми вже виграли — отримання рішення суду з апостилем для Польщі, де афідевіт допоміг підтвердити статус клієнта для іноземних органів.

Афідевіти для юридичних осіб

Компанії використовують афідевіти для підтвердження повноважень директора, структури власності або дійсності контрактів, якщо оригінали документів наразі недоступні. Це часто вимагають закордонні банки під час процедури комплаєнсу (KYC).

Які документи потрібні для оформлення у нотаріуса

Для успішного оформлення афідевіту необхідно підготувати пакет документів, який залежить від статусу заявника. Оскільки нотаріус засвідчує справжність підпису, він повинен однозначно ідентифікувати особу та перевірити її правоздатність. Важливо, щоб афідевіт підписувала саме та особа, якої стосуються викладені факти, або її законний представник.

Згідно зі ст. 78 Закону України «Про нотаріат», нотаріус засвідчує підпис на документах, зміст яких не суперечить закону і не має характеру угод. Тому текст заяви має бути чітким, лаконічним та базуватися на реальних фактах, які заявник готовий підтвердити під присягою.

Якщо до афідевіту додаються копії інших документів (паспорта, довідок, фотокарток), вони мають бути належної якості. Нотаріус зшиває ці додатки разом із заявою, створюючи єдиний юридичний документ, готовий до подальшого використання.

Перелік для фізичних осіб та ФОП

Громадянам необхідно мати при собі оригінал паспорта та картку платника податків (ІПН). Для ФОП додатково знадобиться виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Якщо афідевіт стосується конкретного майна (наприклад, авто), варто взяти з собою технічний паспорт.

Вимоги для представників компаній

Юридичні особи подають ширший пакет: статут, виписку з реєстру, протокол про призначення директора або довіреність на представника. Також обов’язково надаються документи, що підтверджують повноваження підписанта на дату вчинення нотаріальної дії.

Подальша легалізація афідевіту для використання за кордоном

Сам по собі нотаріально засвідчений афідевіт є внутрішнім українським документом. Щоб він набув юридичної сили за кордоном, він має пройти процедуру легалізації. Для країн, що підписали Гаазьку конвенцію, це проставлення штампа «Апостиль» у Міністерстві юстиції України. Після цього документ стає офіційно визнаним у більшості країн Європи, США, Туреччині та інших державах-учасницях.

Касаційний цивільний суд Верховного Суду у справі №61-16474св24 від 24.02.2025 підтвердив, що апостильований нотаріальний акт (зокрема афідевіт) не потребує додаткового оформлення чи легалізації в Україні, якщо він виданий країною-учасницею Конвенції.

Якщо ж країна призначення не входить до Гаазької конвенції (наприклад, ОАЕ, Китай, Єгипет), афідевіт має пройти повну консульську легалізацію. Це складніший процес, який включає засвідчення в Мін’юсті, МЗС та, нарешті, у посольстві відповідної держави. У таких випадках процедура консульської легалізації документів є обов’язковим етапом.

Термін дії та актуальність документа

Хоча закон не обмежує строк дії афідевіту, закордонні установи зазвичай вимагають «свіжі» документи. Для заяв про сімейний стан цей термін часто становить від 3 до 6 місяців. Тому рекомендується оформлювати афідевіт безпосередньо перед подачею документів до іноземного органу.

Дистанційне оформлення та консульства

Чи можна зробити афідевіт, перебуваючи за кордоном? Особиста присутність у нотаріуса в Україні є обов’язковою. Проте ви можете звернутися до консульства України в країні перебування. Консул виконує функції нотаріуса і може засвідчити ваш підпис на афідевіті, який матиме таку ж силу, як і оформлений в Україні. Ми успішно допомагали клієнтам у таких справах, наприклад, коли проводилося дистанційне розірвання шлюбу з Норвегії.