Засвидетельствование верности копий документов: правила и способы

Засвидетельствование верности копий документов — это официальное подтверждение того, что содержание копии полностью соответствует тексту оригинала. Эта процедура является важной правовой гарантией, которая позволяет гражданам и бизнесу подавать дубликаты документов в государственные органы, суды или банки без риска потери оригиналов.

В Украине существует три основных способа легализации копий: через нотариуса, должностных лиц органов местного самоуправления или путем самостоятельного заверения. Каждый из этих вариантов имеет свои технические требования и ограничения, о которых стоит знать заранее, чтобы избежать отказов в принятии документов.

Нормативная база и способы засвидетельствования копий

Засвидетельствование верности копий документов в Украине регулируется прежде всего Законом «Про нотаріат», который также регламентирует порядок посвідчення заповіту, и специальными правилами делопроизводства. Основная цель процедуры — подтвердить, что копия является идентичной оригиналу и может использоваться в официальном обороте наравне с ним.

На сегодня существует три легальных способа заверить документ: нотариальный (высшая степень доверия), путем совершения нотариальных действий должностными лицами ОМС (в сельской местности) и самостоятельное засвидетельствование физическим или юридическим лицом.

Когда нужен именно нотариус

Нотариальная форма является обязательной, если это прямо предусмотрено законом или требованиями учреждения, куда подается документ (например, для регистрации недвижимости или оформления наследства). Важно понимать, что засвидетельствование копии — это отдельное действие, которое не стоит путать с такой услугой, как засвидетельствование подлинности подписи на документах. Узнайте, как правильно составить доверенность и другие важные юридические документы.

Нотариальное засвидетельствование: условия и особенности процедуры

Нотариус может засвидетельствовать верность копии только при предъявлении оригинала документа. Если документ выдан физическим лицом (например, расписка или заявление), его копия может быть заверена только в случае, если подпись на оригинале уже была засвидетельствована нотариально или по месту работы/учебы лица. Больше о нотариальном удостоверении доверенности и требованиях к ее содержанию.

Одним из главных препятствий для нотариуса является физическое состояние документа. Если оригинал заламинирован, нотариусы часто отказывают в совершении действия, поскольку пленка препятствует проверке водяных знаков и не позволяет поставить штамп на обороте.

Риски процедурных ошибок

Даже техническая ошибка нотариуса при оформлении копии может привести к ее недействительности. В юридической практике существуют случаи, когда из-за нарушения процедуры проверки документов отменялись даже исполнительные надписи, поскольку ошибки нотариуса при совершении действий становились основанием для выигрыша дела в суде.

Требования ДСТУ 4163:2020 для бизнеса и юрлиц

С 2021 года все юридические лица обязаны оформлять служебную документацию согласно ДСТУ 4163:2020. Этот стандарт устанавливает жесткие требования к отметке «Согласно с оригиналом». В частности, фамилия лица, которое засвидетельствует копию, должна быть написана заглавными буквами (например, Светлана КОНОНЕНКО), а перед ней обязательно указывается должность.

Последствия несоблюдения стандарта

Несоблюдение этих правил является критичным для бизнеса, особенно во время участия в тендерах. Если копия приказа или лицензии заверена без указания должности или с нарушением порядка реквизитов, тендерный комитет имеет формальное основание отклонить предложение компании.