Військовий облік на підприємстві та перевірки ТЦК

Хто веде військовий облік на підприємстві

Військовий облік на підприємстві зобов’язані вести всі юридичні особи в Україні незалежно від їхньої форми власності, сфери діяльності та штатної чисельності персоналу. Водночас фізичні особи підприємці офіційно звільнені законом від ведення такого обліку щодо своїх найманих працівників.

Згідно з ч. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов'язок і військову службу»: «Персональний облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів передбачає облік відомостей щодо таких осіб за місцем їх роботи або навчання та покладається на керівників підприємств, установ, організацій незалежно від підпорядкування і форми власності.»

Персональному обліку підлягають усі без винятку працівники: як основні співробітники, так і сумісники, дистанційні спеціалісти та особи, які перебувають у відпустках без збереження заробітної плати. Офіційні рекомендації щодо правильного оформлення трудових відносин регулярно оприлюднює Державна служба України з питань праці (Держпраці).

Штатні нормативи та призначення відповідальної особи

Керівник організації зобов’язаний видати наказ про покладання обов’язків з обліку на конкретного фахівця. Кількість відповідальних працівників залежить від чисельності військовозобов’язаних співробітників.

• До 500 військовозобов’язаних. Обов’язки покладаються на працівника служби персоналу або бухгалтера з обов’язковою доплатою до 50% посадового окладу.
• Від 501 до 2000 осіб. У штаті передбачається 1 окрема посада фахівця з військового обліку.
• Від 2001 до 4000 осіб. Вводяться 2 окремі штатні одиниці.

Невизначення заміщення відповідальної особи на час відпустки або лікарняного створює ризик зупинки документообігу, що контролюючі органи фіксують як порушення.

Особливості взяття на облік жінок

Жінки беруться на військовий облік роботодавцем лише у двох чітко визначених випадках. Це стосується фахівчинь, які мають медичну або фармацевтичну освіту за дипломом, а також жінок, які отримали військово-обліковий документ добровільно.

Дані таких працівниць обов’язково виділяються в окрему облікову справу та не змішуються з іншими категоріями військовозобов’язаних чоловіків.

Як перевіряти військово-облікові документи під час працевлаштування

Перевірка військово-облікового документа є обов’язковим етапом перед укладенням трудового договору з будь-яким кандидатом. Приймати на роботу особу без актуального документа або без відмітки про взяття на облік суворо заборонено чинним законодавством.

Згідно з ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю України: «При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.»

Кадрова служба приймає як паперові військові квитки чи тимчасові посвідчення, так і електронні військово-облікові документи. Останні формуються через мобільні застосунки та повинні містити дійсний QR-код для перевірки відомостей у реєстрі.

Обов’язкова валідація електронних документів

Під час надання працівником електронного документа відповідальна особа зобов’язана зчитати QR-код технічними засобами. Це дозволяє перевірити коректність статусу громадянина в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Якщо дані не збігаються або QR-код недійсний, працевлаштування слід відкласти до моменту самостійного оновлення відомостей кандидатом.

Дії роботодавця у разі відмови працівника

Якщо вже працевлаштований співробітник відмовляється пред’явити оновлений документ, кадровик не має права самостійно накладати дисциплінарні стягнення без дотримання процедури. Необхідно скласти письмовий акт за підписом свідків.

Після фіксації відмови підприємство направляє офіційне письмове повідомлення до відповідного ТЦК та СП, щоб зняти з керівництва звинувачення у приховуванні даних.

Формування списків та строкова звітність до ТЦК

Списки персонального військового обліку на підприємстві формуються суворо за чотирма окремими номенклатурними справами за встановленою формою. Змішування різних категорій персоналу в один спільний документ вважається грубим порушенням правил діловодства.

Згідно з ч. 1 ст. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487: «З метою ведення персонального військового обліку підприємства, установи та організації здійснюють: перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності військово-облікового документа; доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів правил військового обліку під особистий підпис; надсилання у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи повідомлень про зміну облікових даних.»

Підприємства, визнані критично важливими, здійснюють адміністрування статусу своїх працівників через державні сервіси, зокрема бронювання працівників на порталі Дія, що вимагає бездоганної точності первинних списків.

Чотири обов’язкові групи списків персонального обліку

Для систематизації відомостей кадровий підрозділ веде окремі справи за групами згідно з Додатком 5 до Порядку № 1487:

• Група 1. Військовозобов’язані офіцерського складу.
• Група 2. Військовозобов’язані рядового, сержантського та старшинського складу.
• Група 3. Військовозобов’язані жінки (з медичною або фармацевтичною освітою).
• Група 4. Призовники віком до 25 років.

До кожної справи підшиваються копії військово-облікових документів та паспортних даних відповідних працівників.

Календарні строки надсилання повідомлень

Про будь-які зміни у штаті чи даних персоналу роботодавець зобов’язаний інформувати ТЦК у встановлені часові рамки. Про прийняття або звільнення повідомлення надсилається протягом 7 днів від дати видання наказу.

Якщо працівник змінив місце проживання, прізвище чи здобув нову освіту, запис до списків вноситься за 5 днів, а звіт до ТЦК направляється до 5 числа наступного місяця. Докладно про нюанси документообігу розповідає наш матеріал про те, як ведеться військовий облік на підприємстві: куди і як подавати звіти на практиці.

Військово-транспортний обов’язок та облік автотранспорту компанії

Військово-транспортний обов’язок поширюється на всі юридичні особи, які мають у власності автомобілі, вантажну або спеціальну техніку. Підприємства зобов’язані вести регулярний внутрішній облік транспортних засобів та забезпечувати їхню готовність до можливої передачі на потреби оборони.

Подання відомостей про наявність транспортних засобів здійснюється двічі на рік — до 20 червня та до 20 грудня. Відомості направляються до районних ТЦК за місцем реєстрації підприємства за спеціальною формою відомості.

Будь-які реєстраційні дії з корпоративним автотранспортом у сервісних центрах МВС потребують попередньої відмітки або довідки від військового комісаріату. Без такого погодження перереєстрація чи зняття з обліку є неможливими.

Обмеження щодо переміщення та відчуження транспорту

Підприємства не мають права без погодження передавати транспортні засоби в довгострокову оренду іншим суб’єктам або вивозити їх за межі області реєстрації на тривалий термін. Це правило покликане зберегти мобілізаційний ресурс техніки в межах району.

Порушення правил військово-транспортного обов’язку прирівнюється до порушення мобілізаційного законодавства та тягне за собою накладення штрафів на керівника.

Комунікація та надсилання документів поштою

Якщо підприємство надсилає звітність чи заяви щодо транспорту або персоналу, критично важливо фіксувати факт відправлення. Усі документи слід відправляти цінними листами з описом вкладення.

Коли виникають спірні питання щодо отримання документів комісією, на допомогу приходить судова практика — наприклад, показова справа про подання документів поштою підтверджує, що поштовий трек є належним юридичним доказом своєчасного виконання обов’язку.

Зразок наказу про організацію військового обліку на підприємстві

Персональна відповідальність керівника та типові порушення під час перевірок

Штрафи за порушення законодавства про мобілізаційну підготовку та військовий облік за ст. 210-1 КУпАП в особливий період накладаються на посадових осіб компанії у розмірі від 34 000 до 59 500 гривень. Відповідальність несе керівник або офіційно призначена наказом особа.

У судовій практиці контролюючі органи нерідко припускаються процедурних помилок під час оформлення матеріалів перевірок, що дозволяє підприємствам успішно захищати свої права.

Жовтневий районний суд м. Запоріжжя у справі № 331/2715/25 від 11.09.2025 зазначив: «Організація підвищення кваліфікації за п. 12 Порядку № 1487 є обов'язком роботодавця в особі керівника підприємства, а не відповідального фахівця, до того ж підприємство не було своєчасно включене ТЦК до графіка звірянь.»

ТЦК оштрафував кадровика на 34 000 грн за непройдені курси та відсутність звірки — суд скасував штраф, нагадавши, що за навчання відповідає директор, а графіка звіряння ТЦК навіть не надав.

Типові кадрово-організаційні помилки

Під час проведення аудитів спільними комісіями ТЦК та органів влади найчастіше фіксуються наступні недоліки в діловодстві:

• Відсутність обов’язкових наказів. Невидання щорічного наказу про стан військового обліку або неповідомлення ТЦК про призначеного кадровика за Додатком 1.
• Ігнорування інформаційного куточка. Відсутність роздрукованих та вивішених на видному місці Правил військового обліку (Додаток 2).
• Помилки адресації повідомлень. Направлення Додатка 4 до місцевого ТЦК замість органу, де працівник фактично стоїть на обліку.
• Відсутність журналів обліку. Відсутність прошитого журналу результатів перевірок військового обліку (Додаток 9).

Ретельна підготовка цих документів дозволяє уникнути претензій під час планових перевірок.

Повноваження перевіряючих та межі контролю

Комісія має право перевіряти виключно локальні нормативні акти підприємства, правильність ведення списків та своєчасність надсилання повідомлень. Перевірка здійснюється за затвердженими планами.

Щоб краще орієнтуватися в правовому полі під час інспекцій, варто знати повноваження працівників ТЦК при перевірці документів та вимагати пред’явлення розпорядчих документів на перевірку. Якщо ж посадові особи стикаються зі свавіллям, у практиці є успішна справа про незаконний штраф за неявку, де безпідставне стягнення було скасоване через порушення процедури розгляду справи.

Прочитати на: мовою