Реєстрація відокремленого підрозділу — це встановлена законодавством процедура відкриття та юридичного оформлення філії або представництва української компанії за межами України з внесенням відповідних відомостей до Єдиного державного реєстру. Вихід вітчизняного бізнесу на міжнародні ринки часто супроводжується правовими труднощами щодо вибору належного статусу підрозділу та правильного розподілу податкових зобов’язань між державами. У цьому практичному посібнику адвокати бюро ЮРКОНСАЛТ розкривають покроковий механізм відкриття закордонного офісу, правила подання повідомлень до податкової служби та практичні алгоритми уникнення подвійного оподаткування прибутку.
Головні юридичні факти про закордонні підрозділи компаній
- Відокремлений підрозділ не є самостійною юридичною особою і діє виключно на підставі затвердженого материнською компанією положення.
- Закордонним філіям та представництвам не присвоюється код ЄДРПОУ, але відомості про них обов’язково вносяться до Єдиного державного реєстру.
- Про відкриття закордонного підрозділу необхідно повідомити податкову службу за формою 20-ОПП у паперовому вигляді протягом 10 робочих днів.
- Прибуток закордонного підрозділу консолідується в загальній декларації материнської компанії з правом заліку сплачених за кордоном податків.
- Зарплата працівників оподатковується в Україні, якщо вони проводять за кордоном менше 183 днів і витрати не покладаються на місцевий офіс.
Зміст:
Коли компанії дійсно потрібна реєстрація відокремленого підрозділу за кордоном
Реєстрація відокремленого підрозділу є обов’язковою, якщо українське підприємство планує тривалу та регулярну присутність на території іншої держави без створення нової місцевої юридичної особи. Підрозділ не отримує самостійної правосуб’єктності, повністю підпорядковується материнській компанії та функціонує виключно на підставі затвердженого дирекцією або загальними зборами положення.
Згідно зі статтею 95 Цивільного кодексу України, юридичні особи мають право створювати філії та представництва, наділяючи їх необхідним майном. Вибір між підрозділом та новою закордонною дочірньою структурою залежить від того, наскільки автономним має бути менеджмент та як розподілятимуться фінансові ризики.
Юридичні критерії та ознаки відокремленого підрозділу
Відокремленим підрозділом вважається частина компанії, яка територіально розташована поза її основним зареєстрованим місцезнаходженням і здійснює представницькі або виробничі завдання. Керівник такого підрозділу діє виключно на підставі нотаріальної довіреності, виданої материнським підприємством, і не володіє повноваженнями самостійного органу юридичної особи.
При цьому все майно підрозділу залишається власністю українського товариства, яке несе необмежену фінансову та юридичну відповідальність за всіма зобов’язаннями закордонного офісу. Відкриття представницьких офісів вимагає ретельної підготовки корпоративних документів, щоб не створити непередбачуваних податкових обтяжень для головного підприємства.
Філія представництво за кордоном та практична різниця між ними
Обираючи формат, бізнес повинен чітко розмежовувати обсяг функцій, який покладатиметься на закордонний офіс. Філія має право здійснювати всі або частину функцій головного підприємства, включаючи виробництво товарів, виконання робіт чи надання послуг. Тобто філія безпосередньо веде господарську діяльність і генерує операційний дохід.
Натомість представництво уповноважене виключно представляти інтереси компанії, проводити переговори, аналізувати ринок, рекламувати бренд та підписувати попередні протоколи. Якщо філія представництво за кордоном створена лише для зв’язку з партнерами, здійснення комерційних угод через такий підрозділ призведе до його обов’язкової податкової перекваліфікації іноземними органами влади.
Порядок внесення відомостей до ЄДР та податкові вимоги ДПС
Оформлення закордонної філії чи представництва в Україні здійснюється шляхом внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Закон вимагає, щоб інформація про наявність відокремлених структур була доступною для контрагентів та державних органів влади.
Відповідно до пункту 4 частини 2 статті 9 Закону України № 755-IV, відомості про закордонні підрозділи вносяться державним реєстратором за заявою встановленої форми. При цьому закордонним підрозділам не присвоюється український ідентифікаційний код ЄДРПОУ, оскільки вони функціонують поза юрисдикцією вітчизняного статистичного обліку.
Покрокова реєстрація відокремленого підрозділу через держреєстратора
Для державної реєстрації директор або уповноважений представник подає державному реєстратору заяву форми 2 разом із рішенням вищого органу управління про створення підрозділу. Також подається затверджене положення про підрозділ, де визначаються його адреса, повноваження керівника та порядок фінансування.
Після завершення реєстраційних дій дані про закордонну адресу та структуру підрозділу з’являються у витягу з ЄДР материнської компанії. Важливо також перевірити вимоги законодавства держави призначення, де підрозділ підлягає обов’язковій локальній реєстрації в місцевому судовому або торговому реєстрі перед початком реальної роботи.
Повідомлення податкової служби за формою 20-ОПП
Після відкриття підрозділу за межами країни українське підприємство зобов’язане повідомити податкову інспекцію за місцем свого основного обліку. Згідно з Порядком обліку платників податків і зборів, затвердженим Наказом Мінфіну № 1588, платник подає Заяву за формою № 20-ОПП протягом 10 робочих днів з моменту створення або реєстрації об’єкта.
Важливо враховувати, що форма № 20-ОПП для закордонного об’єкта подається виключно в паперовому вигляді безпосередньо або поштою з описом вкладення, оскільки електронна система вимагає коди КАТОТТГ. У графі 6 заяви обов’язково зазначається код країни розташування, а в графі 7.1 — повна іноземна адреса. Неподання форми тягне накладення штрафу за статтею 117.1 Податкового кодексу України.
Покроковий алгоритм реєстрації та оформлення підрозділу за кордоном
- Прийняття загальними зборами або власником рішення про відкриття філії чи представництва з затвердженням відповідного положення та призначенням керівника.
- Подання державному реєстратору заяви форми 2 разом із рішенням та положенням для внесення інформації про закордонний підрозділ до ЄДР.
- Повідомлення податкової інспекції за основним місцем обліку компанії шляхом подання паперової заяви за формою № 20-ОПП протягом 10 робочих днів.
- Проходження процедури офіційної реєстрації підрозділу в торговельному чи судовому реєстрі держави перебування відповідно до її внутрішнього законодавства.
- Відкриття банківського рахунку для підрозділу та оформлення кошторису регулярного фінансування його утримання материнським українським товариством.
- Ведення обліку доходів і витрат підрозділу з наступною консолідацією в українській декларації з податку на прибуток та легалізацією довідок про сплачені іноземні податки.
Оподаткування представництва за кордоном та розподіл фінрезультату
Оподаткування представництва за кордоном безпосередньо залежить від того, чи виконує підрозділ суто допоміжні функції, чи бере участь у комерційних операціях компанії. Закордонний підрозділ не є окремим платником корпоративного податку в Україні, тому всі його доходи та витрати підлягають консолідації у звітній податковій декларації української юрособи.
Материнська компанія зобов’язана вести бухгалтерський облік операцій підрозділу за національними стандартами НПСБО або МСФЗ, включаючи валютну переоцінку. Якщо підрозділ визнається комерційним за законодавством іноземної держави, його фінансовий результат підлягає локальному оподаткуванню за кордоном з правом наступного зарахування в Україні.
Податок на прибуток представництво та порядок консолідації звітності
Уся сума прибутку, згенерована підрозділом, додається до загального оподатковуваного фінрезультату українського підприємства за підсумками звітного кварталу або року. Розраховуючи податок на прибуток представництво показує свої доходи та підтверджені первинними документами витрати, складені відповідно до вимог вітчизняного законодавства про бухоблік.
Контролюючі органи детально перевіряють обґрунтованість витрат, понесених на утримання закордонного офісу, зокрема оренду приміщень та відрядження керівництва. Якщо у підприємства виникають податкові донарахування або спори щодо законності обліку таких сум, корисно звернути увагу на те, що схожу податкову справу ми вже виграли в адміністративному суді.
Судова практика щодо допоміжного характеру діяльності підрозділу
Податкові органи нерідко намагаються штучно кваліфікувати будь-яку діяльність підрозділу як комерційну, донараховуючи великі суми податкових зобов’язань. Показовою є позиція, яку висловив Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у постанові від 29.09.2021 у справі № 640/10685/20.
Суд підтвердив, що здійснення функцій виключно підготовчого та допоміжного характеру на користь материнської компанії не створює комерційного підрозділу та не зумовлює обов’язку зі сплати додаткових податків. У цій справі суд скасував податкові повідомлення-рішення на суму понад 8,6 млн грн, захистивши право платника на ведення некомерційної представницької діяльності.
Послуги адвокатського бюро ЮРКОНСАЛТ для бізнесу за кордоном
- Правовий аудит структури компанії та підбір організаційної форми підрозділу (філія чи представництво).
- Розробка індивідуального положення про закордонний підрозділ та генеральної довіреності на керівника.
- Державна реєстрація відокремлених структур в Єдиному державному реєстрі та супровід подання форми 20-ОПП.
- Консультування щодо консолідації фінансової звітності та усунення подвійного оподаткування прибутку.
- Оформлення відряджень персоналу та правовий супровід оподаткування заробітної плати працівників за кордоном.
- Оскарження неправомірних податкових повідомлень-рішень ДПС щодо діяльності закордонних підрозділів.
Механізм податкового заліку та усунення подвійного оподаткування
Щоб уникнути подвійної сплати корпоративного податку з одного й того самого прибутку, платники застосовують спеціальний механізм заліку. Відповідно до підпункту 141.4.9 статті 141 ПКУ, суми податку на прибуток, сплачені закордонним підрозділом за кордоном, зараховуються у зменшення податкового зобов’язання компанії в Україні.
Такий залік дозволяється лише за наявності чинного міжнародного договору про усунення подвійного обкладення податками між Україною та відповідною державою. При цьому залік обмежений державною ставкою 18%: якщо іноземний податок був вищим, надлишок коштів з бюджету України не повертається.
Вимоги до легалізації та апостилювання іноземної довідки
Для отримання права на податковий кредит компанія зобов’язана отримати від компетентного податкового органу іноземної держави офіційну письмову довідку. Згідно зі статтею 13.5 ПКУ, документ повинен містити відомості про точну суму сплаченого податку, базу його нарахування та конкретний період сплати.
Довідка підлягає обов’язковій консульській легалізації або проставленню апостиля, якщо між країнами діє спрощений порядок документообігу. Лише за наявності нотаріально засвідченого перекладу українською мовою податковий орган визнає право платника на законне зменшення річного зобов’язання з податку на прибуток.
Оподаткування нерухомого майна підрозділу
Якщо закордонний підрозділ набуває у власність нерухоме майно за межами України, режим його оподаткування регламентується внутрішнім законодавством держави знаходження цього майна. У більшості юрисдикцій податок на нерухомість сплачується за місцезнаходженням комерційного об’єкта чи складського комплексу.
Українське законодавство не звільняє такі об’єкти від відображення в балансі материнського товариства, однак податок на майно сплачується за локальними іноземними ставками. Винятком є рухомий транспорт, задіяний у міжнародних перевезеннях, оподаткування якого зазвичай закріплюється виключно за юрисдикцією органу управління головної компанії.
Зразок положення про закордонне представництво української компанії
ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПРЕДСТАВНИЦТВО ТОВАРИСТВА ЗА КОРДОНОМ (ВИТЯГ)
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Представництво Товариства з обмеженою відповідальністю «[Назва материнської компанії]» у [Країна, місто] (надалі — «Представництво») є відокремленим підрозділом юридичної особи, створеним відповідно до ст. 95 Цивільного кодексу України та положень статуту Товариства.
1.2. Представництво не є самостійною юридичною особою, діє від імені та в інтересах Товариства на території [Назва іноземної держави] та утворюється з метою здійснення представницьких, маркетингових і допоміжних функцій.2. ПОВНОВАЖЕННЯ ТА ХАРАКТЕР ДІЯЛЬНОСТІ
2.1. Представництво здійснює виключно функції підготовчого та допоміжного характеру: вивчення кон’юнктури ринку, проведення рекламних кампаній, збір комерційної інформації та представництво прав Товариства перед партнерами.
2.2. Представництво не має права самостійно займатися комерційною діяльністю, надавати платні послуги або реалізовувати товари. Усі господарські договори укладаються безпосередньо уповноваженими особами головного офісу Товариства в Україні.3. КЕРІВНИЦТВО ТА ФІНАНСУВАННЯ
3.1. Керівник Представництва призначається загальними зборами учасників Товариства та діє на підставі письмової нотаріальної довіреності, виданої директором Товариства.
3.2. Фінансування витрат Представництва здійснюється Товариством з території України на підставі затвердженого річного кошторису утримання відокремленого підрозділу.
Оподаткування персоналу та строк перебування понад 183 дні
Оподаткування заробітної плати працівників закордонного офісу регулюється положеннями українського податкового законодавства та міжнародними нормами розподілу юрисдикцій. Якщо фахівці направляються у відрядження і робота триває нетривалий час, зарплата повністю оподатковується в Україні за стандартними ставками.
Зокрема, коли оформлюється 183 дні робота за кордоном, визначальним фактором стає фактична кількість днів перебування працівника в іноземній державі протягом податкового або 12-місячного періоду. Перевищення цього часового критерію докорінно змінює податкові зобов’язання як найманого працівника, так і роботодавця.
Умови збереження сплати ПДФО виключно в Україні
Заробітна плата працівника підлягає оподаткуванню виключно в Україні, якщо одночасно дотримуються три базові критерії міжнародного права. Працівник повинен фактично перебувати в іншій державі сукупно менше 183 днів у календарному році або протягом будь-якого безперервного дванадцятимісячного проміжку часу.
Крім того, виплата винагороди має здійснюватися українським роботодавцем безпосередньо з рахунків в Україні, а витрати на оплату праці не повинні покладатися на закордонний підрозділ. У такому разі компанія виконує роль податкового агента, утримуючи 18% ПДФО, 1,5% військового збору та сплачуючи 22% єдиного соціального внеску.
Правові ризики при перевищенні 183 днів перебування
У разі перебування співробітника за кордоном понад 183 дні виникає обов’язок сплати місцевого прибуткового податку в країні його фактичного перебування. Іноземна податкова адміністрація вимагатиме реєстрації працівника та декларування всіх його трудових доходів за місцевими прогресивними ставками.
Щоб уникнути подвійної сплати прибуткового податку, співробітник повинен отримати довідку про сплачені за кордоном суми податків для надання українській податковій службі під час подання річної декларації про майновий стан. У разі виникнення спірних фінансових вимог варто враховувати, що ще один податковий кейс із виграшем у суді підтверджує можливість успішного захисту прав платника у податкових конфліктах.
Правовий захист та податковий супровід закордонних підрозділів
Створення підрозділу за межами України вимагає чіткої координації між українським корпоративним правом, податковими нормами та локальним іноземним законодавством. Помилки у формулюваннях положення або невчасно подана звітність можуть призвести до нарахування штрафів та податкових спорів.
Адвокатське бюро ЮРКОНСАЛТ забезпечує повний юридичний супровід структурування бізнесу, розробку положень про філії та захист платників податків перед контролюючими органами. Запишіться на індивідуальну консультацію через онлайн-чат або форму зв’язку на сайті jurconsult.pro.
Часті запитання щодо підрозділів компаній за кордоном
У чому полягає різниця між філією та представництвом за кордоном?
Ключова відмінність полягає в обсязі наданих повноважень: філія має повне право самостійно вести господарську діяльність, укладати торгові контракти та генерувати операційний дохід, тоді як представництво створюється виключно для маркетингових, аналітичних і захисних некомерційних цілей. Здійснення угод через представництво автоматично призводить до його визнання комерційним підрозділом з нарахуванням іноземного корпоративного податку.
Чи потрібно отримувати код ЄДРПОУ для відокремленого підрозділу за кордоном?
Ні, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ закордонному підрозділу не присвоюється, оскільки статистичний облік таких кодів розповсюджується лише на об’єкти в межах України. Відомості про підрозділ обов’язково вносяться до Єдиного державного реєстру за заявою форми 2, а органам ДПС надсилається паперове повідомлення за формою 20-ОПП.
Як уникнути подвійного оподаткування прибутку підрозділу?
Уникнення подвійного оподаткування здійснюється за процедурою податкового заліку відповідно до підпункту 141.4.9 статті 141 ПКУ за наявності чинного міжнародного договору. Сума податку на прибуток, офіційно сплачена підрозділом за межами України, зменшує річне податкове зобов’язання головного офісу на підставі апостильованої довідки іноземної податкової служби.
Що змінюється в оподаткуванні зарплати після перебування понад 183 дні?
Якщо працівник проводить за кордоном понад 183 дні, його заробітна плата починає оподатковуватися прибутковим податком у державі перебування з обов’язком подання локальної податкової декларації. Для запобігання подвійному утриманню податків в Україні застосовується механізм зарахування іноземного податку при поданні громадянином щорічної декларації про майновий стан і доходи.
Прочитати на: мовою