Заява в архів про отримання документів зразок та вимоги

Які реквізити обов’язково має містити заява до архіву

Письмова заява в архів про отримання документів обов’язково повинна містити найменування установи, ваші повні анкетні дані, контакти, суть прохання з точними реквізитами шуканого документа, дату та особистий підпис. Без цих обов’язкових елементів запит залишать без розгляду.

Згідно з ч. 7 ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»: «У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.»

При складанні тексту важливо чітко розрізняти бажаний результат звернення. Архівна довідка містить текстовий виклад відомостей, архівна копія являє собою повне відтворення тексту, а витяг містить лише частину потрібної інформації. Якщо не вказати конкретний вид, установа надасть відповідь на власний розсуд, а актуальний порядок надання таких послуг визначає Гід з державних послуг.

Особливості зазначення даних радянського періоду та транслітерації

Для документів радянського періоду (до 24 серпня 1991 року) у заяві обов’язково варто зазначати ПІБ як українською, так і російською мовами, а для жінок вказувати дівоче прізвище. Діловодний облік тоді вівся російською мовою, тому архів не здійснює загальний пошук без конкретних вихідних орієнтирів.

Якщо запит подається іноземцем, слід додатково зазначити можливі варіанти написання прізвища латиницею або історичними мовами регіону, а також вказати часовий діапазон пошуку з інтервалом у 2-3 роки від передбачуваної дати події.

Вимоги до подання заяви електронною поштою

Якщо запит надсилається електронною поштою, звичайного тексту в листі недостатньо для реєстрації. Архівні установи вимагають надсилати скан-копію підписаної власноруч заяви або файл, засвідчений кваліфікованим електронним підписом.

Державні установи не приймають звернення з поштових скриньок підсанкційних доменів, тому для офіційної комунікації слід використовувати верифіковані українські чи міжнародні поштові сервіси.

Які документи додати для підтвердження повноважень

До заяви в архів обов’язково додається копія паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків. Якщо запитується інформація про третіх осіб або померлих родичів, необхідно обов’язково надати документи, що підтверджують родинні зв’язки, інакше архів відмовить через захист персональних даних.

У практиці поширена ситуація, коли заявник просить надати довідку про народження чи шлюб дідуся, але додає лише власний паспорт. У такому випадку обов’язково надається повний ланцюг свідоцтв: власне свідоцтво про народження та свідоцтво про народження батька або матері, які пов’язують заявника із шуканою особою.

За аналогічними правилами діє витребування документів для оформлення спадщини або коли з’ясовується, як діють правила реєстрації для іноземців при зборі архівних підтверджень.

Оформлення документів з-за кордону та нотаріальна довіреність

Іноземець не зобов’язаний особисто приїжджати в Україну для витребування архівної довідки. Інтереси заявника може представляти юрист або адвокат на підставі належним чином оформлених повноважень.

Згідно з ч. 3 ст. 244 Цивільного кодексу України: «Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.»

Іноземні документи, зокрема довіреності та свідоцтва про акти цивільного стану, мають містити штамп Apostille або пройти консульську легалізацію, після чого в Україні здійснюється їх офіційний нотаріальний переклад.

Доступ до документів Національного архівного фонду для іноземців

Законодавство гарантує рівні права на звернення за архівними даними незалежно від громадянства заявника.

Згідно з ч. 1 ст. 35 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»: «Громадяни України, іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, мають право використовувати документи Національного архівного фонду або їх копії і на отримання архівних довідок, копій або витягів з документів, що зберігаються в архівних установах.»

Якщо виникають питання щодо дистанційного ведення справ, корисно знати, як подати документи з-за кордону через уповноваженого представника без порушення процедурних строків.

Куди подавати запит та як обрати правильний архів

Запит подається безпосередньо до тієї архівної установи, де фактично зберігаються фонди: це може бути обласний державний архів, галузевий архів або трудовий архів органу місцевого самоврядування. Вибір адресата залежить від характеру запитуваних відомостей та дати створення документа.

В Україні діє чіткий 75-річний розподіл компетенції між установами:

• До 75 років. Якщо з дати складання актового запису про народження, шлюб чи смерть минуло менше 75 років, документи зберігаються та видаються органами ДРАЦС.
• Понад 75 років. Метричні книги та актові записи, яким понад 75 років, передаються на постійне зберігання до відповідного Державного архіву області.
• До 1917–1920 років. Дореволюційні метричні книги та ревізькі казки зберігаються у Центральних державних історичних архівах України (м. Київ та м. Львів) або історичних фондах обласних архівів.
• Кадрові документи. Документи з особового складу ліквідованих підприємств передаються до місцевих трудових архівів.

Офіційні контакти та структуру державних установ можна перевірити через Офіційний вебпортал Державної архівної служби України.

Врахування історико-географічних змін територій

Частою причиною первинної відмови є невірне визначення адміністративно-територіальної підпорядкованості населеного пункту на момент створення запису. Села та містечка неодноразово змінювали райони, повіти та губернії.

У нашій практиці був випадок, коли іноземний заявник отримав відповідь про відсутність записів через зміну меж районів після адміністративної реформи. Після історико-географічного аналізу запит було перенаправлено до архіву сусідньої області за тогочасним повітовим поділом, де успішно відшукали метричний запис про народження.

Особливості оцифрування паперових носіїв

Записи 1940–1950-х років не завжди повно або безпомилково перенесені до сучасних електронних реєстрів ДРАЦС. Якщо електронний пошук не дав результатів, необхідно вимагати перевірки первинних паперових книг у відомчому архіві або держархіві області.

Скільки часу архів розглядає запит та яка вартість

Загальний строк розгляду заяви становить до 30 календарних днів з моменту її офіційної реєстрації в архівній установі. Якщо для виконання запиту потрібен складний пофондовий пошук або вивчення кількох фондів, керівник установи має право продовжити строк розгляду до 45 днів.

Вартість виконання залежить від правової мети звернення. Запити соціально-правового характеру, такі як підтвердження трудового стажу, заробітної плати для пенсії або реабілітації репресованих, виконуються установами безоплатно. Генеалогічні та майнові тематичні запити є платними послугами, вартість яких визначається офіційним прейскурантом конкретного архіву.

Видані архівні довідки мають повну юридичну силу офіційного документа і не потребують додаткової верифікації оригіналів сторонніми відомствами під час реалізації майнових чи соціальних прав.

Що робити після офіційної відмови або незбереження записів

Якщо архів надав довідку про відсутність запису через знищення чи втрату фондів у період воєнних дій, така офіційна негативна відповідь є процесуальною передумовою для звернення до суду. Позасудовий порядок вважається вичерпаним, що дозволяє встановити необхідний факт у судовому порядку.

Судова практика напрацювала чіткий механізм підтвердження родинних зв’язків та походження за відсутності первинних архівних документів.

Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №754/6885/22 від 06.12.2023 зазначив: «за неможливості отримання або відновлення актового запису через архівні установи чи органи ДРАЦС юридичний факт родинних відносин встановлюється судом на підставі непрямих письмових доказів.»

У разі виявлення розбіжностей у прізвищах чи іменах між різними документами також застосовується судове встановлення фактів, що мають юридичне значення, як підтверджує наш приклад встановлення юридичного факту через суд у складних доказах родинних зв’язків.

Розбіжності в написанні прізвищ та імен у документах

Якщо між прізвищем заявника та прізвищем предка в архівному документі є розбіжність в одну літеру, архів видає довідку суворо за наявним текстом запису без власних тлумачень. Юридична тотожність та належність документа особі встановлюються через суд на підставі ст. 315 ЦПК України.

Для успішного розгляду справи до суду подаються непрямі письмові докази: переписка, фотографії, трудові книжки, нагородні листи та офіційна довідка архіву про неможливість внесення змін в актовий запис.

Оскарження неправомірної бездіяльності архівної установи

Якщо державний архів безпідставно відмовляє у доступі до документів відкритого довідкового апарату або порушує строки розгляду заяви, такі дії чи бездіяльність підлягають оскарженню до Державної архівної служби України або до окружного адміністративного суду.

В окремих випадках підтвердження правового статусу вимагає комплексного захисту, де може стати в пригоді ситуація, де документи треба було підтверджувати через суд у процесі збору офіційних доказів.

Прочитати на: мовою