Формальні помилки в тендерах — це дрібні технічні описки або недоліки оформлення, які не змінюють суті пропозиції і не можуть бути підставою для дискваліфікації учасника. Багато підприємців втрачають вигідні державні контракти лише тому, що замовник чіпляється до пропущеної коми, неправильної назви файлу або перевернутої скан-копії.
Проте система публічних закупівель Prozorro має чіткі запобіжники від такого формалізму. Якщо помилка дійсно несуттєва, замовник зобов’язаний її проігнорувати. Якщо ж ідеться про серйознішу невідповідність у документах, закон дає учаснику рівно 24 години на її виправлення. Головне — розуміти межу між цими поняттями та вміти захистити свою пропозицію.
Головне про помилки в закупівлях Prozorro
- Формальні помилки (описки, нумерація) не є підставою для відхилення пропозиції.
- На виправлення невідповідностей у документах закон дає рівно 24 години.
- Відсутність обов’язкового документа не можна виправити — це миттєва дискваліфікація.
Зміст:
Що таке формальні помилки та чому їх ігнорують
Формальні помилки — це виключно технічні дефекти оформлення, які жодним чином не впливають на ціну, характеристики товару чи підтвердження кваліфікації учасника. Замовник не має права відхилити тендерну пропозицію через такі дрібниці.
Згідно з ч. 3 ст. 22 Закону України "Про публічні закупівлі": «Тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій».Наприклад, у практиці зустрічається ситуація, коли учасник завантажує скан-копію довідки про досвід, яка через збій сканера виявилася перевернутою на 180 градусів. Замовник намагається відхилити пропозицію через "нечитабельність". Але це незаконно: погана якість сканування або неправильна орієнтація сторінки є формальною помилкою, якщо сам текст можна прочитати.
Вичерпний перелік за Наказом № 710
Щоб уникнути маніпуляцій, держава затвердила чіткий список таких помилок. Наказ Мінекономіки № 710 відносить до них:
- Описки, пропущені літери, використання великої літери замість малої.
- Помилки в нумерації сторінок (пропуски, повтори або повна відсутність нумерації).
- Неправильна назва файлу (наприклад, "Статут_копія_1.pdf" замість вимаганого "Статут.pdf"), якщо зміст документа правильний.
- Відсутність підпису на окремій сторінці копії багатосторінкового документа.
- Зазначення "грн." замість "грн з ПДВ" у ціновій пропозиції, якщо загальна сума в електронній системі відповідає розрахункам.
Невідповідність чи відсутність документа: де проходить межа
Невідповідність — це помилка у вже поданому документі, яку можна виправити, тоді як відсутність — це неподання документа взагалі, що веде до миттєвої дискваліфікації. Розуміння цієї межі рятує бізнес від фатальних помилок на етапі завантаження файлів.
Касаційний адміністративний суд у справі №160/14535/21 від 01.08.2023 зазначив: «Якщо учасник надав документ, який містить помилки... замовник зобов'язаний надати 24 години на усунення. Однак, якщо документ... взагалі не був поданий, це є підставою для негайного відхилення».24 години даються на виправлення невідповідностей, але не на донесення відсутніх документів.
Уявімо ситуацію: бізнес подав пропозицію без банківської гарантії, розраховуючи додати її пізніше, якщо замовник надішле запит. Замовник одразу відхиляє пропозицію. Це абсолютно правомірно. Відсутність документа, який прямо вимагався тендерною документацією, ніколи не вважається формальною помилкою і не підлягає виправленню.
Коли дрібна помилка стає критичною
Не всі описки є безпечними. Суди дуже суворо підходять до інформації, яка має юридичне значення. Наприклад, в одній зі справ учасник у листі-згоді на обробку персональних даних написав "місце реєстрації" замість вимаганого "місця проживання". Верховний Суд визнав відхилення законним, оскільки це не технічна описка, а надання іншої за змістом інформації.
Як діяти, якщо замовник вимагає усунути невідповідності
- Проаналізуйте вимогу. Уважно прочитайте повідомлення замовника в електронній системі. Зрозумійте, якого саме документа не вистачає або де допущена помилка.
- Підготуйте правильний документ. Отримайте актуальну довідку, підпишіть наказ або виправте описку в кваліфікаційному документі. Переконайтеся, що новий файл повністю відповідає вимогам тендерної документації.
- Складіть супровідний лист. Коротко опишіть, які саме невідповідності були усунені. Це полегшить роботу замовнику та зніме зайві питання.
- Завантажте файли вчасно. Завантажте нові або уточнені документи через свій електронний кабінет на майданчику суворо до закінчення 24-годинного строку.
Як працює правило 24 годин на виправлення помилок
Правило 24 годин — це механізм, який дозволяє учаснику виправити виявлені замовником недоліки в кваліфікаційних документах рівно за одну добу з моменту публікації вимоги. Це другий шанс для бізнесу не втратити тендер через неуважність.
Згідно з п. 43 Постанови КМУ № 1178: «Учасник процедури закупівлі виправляє невідповідності... протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою».На практиці цей строк є безжальним. Якщо повідомлення про необхідність усунути невідповідності з’явилося в системі у п’ятницю о 18:00, термін закінчується рівно в суботу о 18:00. Закон не переносить цей дедлайн на понеділок чи наступний робочий день. Тому учаснику потрібно моніторити електронний кабінет безперервно, навіть у вихідні.
Скільки разів можна виправляти документи
Замовник може надати 24 години одному учаснику лише один раз протягом однієї процедури закупівлі. Якщо ви завантажили виправлений документ, але припустилися в ньому нової помилки, або замовник знайшов інший недолік у тих самих документах — другого шансу не буде, пропозицію відхилять.
Проблеми з електронним підписом
Часта проблема — учасник завантажив документи, підписані УЕП замість вимаганого КЕП на захищеному носії. Практика АМКУ підтверджує, що це є невідповідністю, а не підставою для миттєвого відхилення. Замовник зобов’язаний надати 24 години на повторне накладання правильного типу електронного підпису.
Юридичний супровід тендерів від ЮРКОНСАЛТ
- Аналіз тендерної документації. Перевіряємо вимоги замовника на наявність дискримінаційних умов та прихованих пасток до подання пропозиції.
- Підготовка документів. Допомагаємо зібрати ідеальний пакет документів, щоб уникнути невідповідностей та формальних помилок.
- Супровід виконання договорів. Консультуємо щодо перевірки контролюючих органів та допомагаємо здійснити стягнення боргу з юридичної особи, якщо державний замовник затримує оплату.
- Оскарження в АМКУ. Готуємо скарги на неправомірне відхилення вашої пропозиції або незаконне визначення переможцем вашого конкурента.
Які помилки неможливо виправити після аукціону
Механізм 24 годин не є універсальною панацеєю: він не дозволяє змінювати ціну пропозиції або вносити суттєві зміни до технічних характеристик запропонованого товару. Все, що стосується предмета закупівлі по суті, має бути ідеальним з першого разу.
Виправлення в технічній специфікації допускаються тільки у випадку, якщо вони стосуються виключно оформлення інформації. Наприклад, якщо ви пропустили цифру в номері ДСТУ, це можна виправити. Але замінити технічний паспорт товару на інший, з кращими характеристиками, вже не вийде.
Також не можна виправляти помилки в розрахунках ціни після того, як аукціон завершився. Якщо ви помилилися в кошторисі, доведеться або виконувати договір собі у збиток, або відмовлятися від підписання, ризикуючи втратити тендерне забезпечення.
Зразок супровідного листа про усунення невідповідностей
Кому: [Назва замовника]
Від: [Назва учасника, код ЄДРПОУ]
Щодо закупівлі: [ID тендеру, назва предмета закупівлі]
Супровідний лист про усунення невідповідностей
На виконання вимоги замовника про усунення невідповідностей від [Дата та час повідомлення], розміщеної в електронній системі закупівель відповідно до пункту 43 Особливостей (Постанова КМУ №1178),
ПОВІДОМЛЯЄМО:
Учасником [Назва] усунуто виявлені невідповідності в наступних документах:
1. На підтвердження кваліфікаційного критерію «Наявність досвіду виконання аналогічних договорів» дозавантажено: [Назва документа, наприклад, Копія відгуку від попереднього замовника].
2. На підтвердження права підпису тендерної пропозиції надано: [Назва документа, наприклад, Наказ №5 про призначення керівника з підписом про ознайомлення].
3. Виправлено технічну невідповідність у документі [Назва], а саме: [Короткий опис, що було змінено].
Дані документи завантажені до електронної системи закупівель протягом 24 годин з моменту розміщення вимоги.
[Посада уповноваженої особи] /Підпис/ [Прізвище, ініціали]
Дата: [Поточна дата]
Питання про помилки в тендерах
Чи можна змінити ціну пропозиції протягом 24 годин?
Що робити, якщо замовник не надав 24 години на виправлення кваліфікаційних документів?
Чи вважається відсутність нумерації сторінок підставою для відхилення?
Як дізнатися, що замовник виставив вимогу про 24 години?
Чи можна замінити технічний паспорт товару протягом 24 годин?
Несправедливо відхилили тендерну пропозицію?
Замовники часто зловживають своїми правами, відхиляючи вигідні пропозиції через надумані причини або дрібні описки. Якщо ви впевнені у своїх документах, рішення замовника можна і треба оскаржувати в АМКУ. Наші адвокати проаналізують протокол відхилення, підготують скаргу та захистять ваші інтереси, щоб повернути вас у процедуру закупівлі.
