Відокремлені підрозділи ГО — це філії або представництва, які не є окремими юридичними особами і діють на підставі статуту ГО або затвердженого положення.
Щоб успішно створити підрозділ, потрібно перевірити повноваження органу, підготувати Протокол, заповнити Форму 5 і подати пакет до територіального органу Мін’юсту; своєчасний захист інтересів дозволяє уникнути зупинок реєстрації.
Що робити, якщо реєстратор зупинив розгляд
Статут має прямо передбачати, який орган уповноважений утворювати відокремлені підрозділи; відсутність такої норми є підставою для зупинення або відмови. Відокремлені підрозділи ГО — це правове питання, у якому вирішальне значення має правильна первинна фіксація документів та дотримання встановлених строків.
У цій статті детально розбираємо:
- коли обрати філію;
- коли обрати представництво;
- порівняльна таблиця.
Зміст:
Відокремлені підрозділи ГО: як вибрати філію чи представництво
Філія надає право здійснювати всі або частину статутних функцій ГО, тоді як представництво обмежується представництвом і захистом інтересів організації.
Правову різницю закріплено в ст. 95 ЦК України, тому вибір форми визначається завданнями підрозділу та статутними повноваженнями головної ГО.
Коли обрати філію
Філію слід обирати, якщо планується проведення програмної, проєктної або операційної діяльності від імені ГО у визначеному регіоні; це дозволено ст. 95 ЦК України. Оскільки філія може вести проєкти, у положенні потрібно прописати повноваження керівника, порядок витрачання коштів і взаємодію з головною організацією; підготуйте протокол із детальними повноваженнями керівника.
Коротко і важливо
- Відокремлений підрозділ (філія чи представництво) не є самостійною юрособою і діє лише на підставі статуту або положення згідно з ч. 2 ст. 13 Закону № 4572-VI.
- Реєстрація створення підрозділу здійснюється безоплатно, адміністративний збір не стягується згідно зі ст. 36 Закону № 755-IV.
- Термін розгляду пакета документів територіальним органом Мін’юсту — до 3 робочих днів з дати подання, з можливістю продовження максимум до 15 робочих днів відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону № 755-IV.
- Рішення про утворення підрозділу має приймати орган, компетенція якого прямо визначена статутом ГО, інакше реєстратор зупинить або відмовить згідно з п. 9 ч. 1 ст. 11 Закону № 4572-VI.
Коли обрати представництво
Представництво доцільне для ведення переговорів, захисту інтересів та контактів з місцевою владою; його повноваження обмежені представницькою функцією згідно зі ст. 95 ЦК України. У протоколі слід чітко вказати, що підрозділ є представництвом і які види дій йому дозволені, а також передбачити видачу довіреності керівнику.
Порівняльна таблиця
Нижче наведено основні відмінності, які варто врахувати при виборі форми підрозділу.
| Критерій / дія | Особливості та порядок | Правова підстава |
|---|---|---|
| Функціональне призначення підрозділу | Філія здійснює програмну й проєктну діяльність (всі або частину функцій ГО); представництво — тільки захист інтересів та взаємодію з органами влади/партнерами | ст. 95 ЦК України |
| Адміністративний збір за реєстрацію | 0 грн (безоплатно); плата справляється лише за реєстрацію змін до відомостей або підрозділів іноземних НУО | ст. 36 Закону № 755-IV |
| Строк внесення відомостей до ЄДР | До 3 робочих днів з моменту отримання пакета документів; продовження можливе до 15 робочих днів | ч. 1 ст. 26 Закону № 755-IV |
Що має бути в статуті і положенні для реєстрації підрозділу
Статут має прямо передбачати, який орган уповноважений утворювати відокремлені підрозділи; відсутність такої норми є підставою для зупинення або відмови. Відокремлені підрозділи ГО — це правове питання, у якому вирішальне значення має правильна первинна фіксація документів та дотримання встановлених строків.
Цю вимогу закріплено у п. 9 ч. 1 ст. 11 Закону № 4572-VI, тому перед подачею перевірте редакцію статуту і внесіть зміни, якщо потрібно.
Обов'язкові елементи положення
Положення має містити найменування підрозділу (зі словом «філія» або «представництво»), місцезнаходження, повноваження органів управління підрозділу, строк повноважень керівника і правила розпорядження майном; це відповідає вимогам Наказу Мін’юсту № 368/5 та практиці реєстрації. Підготуйте документ детально, щоб уникнути зауважень реєстратора.
Громадська організація з Києва відкрила волонтерський хаб у Дніпрі як представництво, але реєстратор відмовив у підписанні договорів оренди та видачі допомоги підрозділом; після реорганізації у філію та видачі довіреності діяльність розблоковано в межах ст. 95 ЦКУ.
Статутна пастка — приклад з практики
Типовою помилкою є подання Формы 5 при чинному статуті, у якому право утворювати підрозділи належить іншому органу; реєстратор може зупинити розгляд, покликавшись на п. 9 ч. 1 ст. 11 Закону № 4572-VI. Показовою на практиці є ситуація, коли правління прийняло рішення, а за статутом повноваження належать Загальним зборам; після скликання Загальних зборів підрозділ було внесено до ЄДР.
Послуги ЮРКОНСАЛТ
- Аналіз статуту та рекомендації щодо внесення змін для можливості створення підрозділу
- Підготовка та оформлення Протоколу/Рішення уповноваженого органу
- Заповнення Формы 5 та подача документів до органу реєстрації
- Супровід оскарження рішень реєстратора та представництво в адміністративних судах
Як правильно заповнити форму 5
Форма 5 — офіційна заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу; її потрібно заповнювати друкованими літерами українською мовою та підписувати уповноваженою особою. Практичний орієнтир у категорії справ «відокремлені підрозділи го» — ретельна перевірка кожного реквізиту заяви та збереження доказів її офіційної реєстрації.
Вимоги до форми встановлено наказом Мін’юсту № 3268/5, а подання відбувається згідно зі ст. 17 Закону № 755-IV.
Покрокове заповнення ключових полів форми 5
Поля, на які звернути увагу: 1) Розділ із даними заявника — вказуйте точний код ЄДРПОУ і повну назву ГО; 2) Дія — оберіть «Державна реєстрація створення відокремленого підрозділу»; 3) Найменування підрозділу — обов’язково слово «філія» або «представництво» і повне найменування ГО; 4) Місцезнаходження — повна пошукова адреса; 5) Відомості про керівника — ПІБ та РНОКПП; 6) Підписи і додатки — нотаріальна копія рішення та довіреність (за потреби). Подавайте форму друкованими літерами та перевіряйте відповідність даних у протоколі та статуті.
Подання (форма 5)
Після заповнення переконайтеся, що подаєте весь пакет:
- Заява (Форма 5): заповнена друкованими літерами, підписана уповноваженою особою.
- Протокол або рішення: примірник оригіналу або нотаріально засвідчена копія рішення уповноваженого органу.
- Положення про підрозділ: якщо передбачено статутом — один чи два примірники.
- Довіреність: якщо документи подає представник — нотаріально засвідчена довіреність.
- Документ, що посвідчує особу: паспорт або ID-картка заявника/представника.
Покроковий план дій
- Перевірити статут. Переконатися, що статут містить норму про порядок утворення підрозділів відповідно до п. 9 ч. 1 ст. 11 Закону № 4572-VI; якщо ні — підготувати зміни.
- Ухвалити рішення. Зібрати уповноважений орган управління і оформити протокол про створення підрозділу з точною назвою, адресою та призначенням керівника; підписати протокол згідно зі статутом.
- Підготувати Форму 5. Заповнити заяву за Формою 5 друкованими літерами: вказати ЄДРПОУ ГО, найменування підрозділу зі словом «філія»/«представництво», адресу та дані керівника; додати нотаріально засвідчену копію рішення, довіреність і документи особи.
- Подати документи. Подати пакет до територіального органу Мін’юсту або ЦНАП за місцезнаходженням ГО; строк розгляду — до 3 робочих днів, продовження можливе до 15 робочих днів згідно з ч. 1 ст. 26 Закону № 755-IV.
- Отримати запис у ЄДР. Перевірити внесення відомостей через ЄДР онлайн і зберегти електронну виписку; у разі відмови діяти за процедурою оскарження до Мін’юсту або адміністративного суду.
Потрібні документи і зразок протоколу про створення підрозділу
Для реєстрації підрозділу подаються заява за Формою 5, примірник оригіналу рішення уповноваженого органу та, за потреби, положення про підрозділ і довіреність. Додаткові роз’яснення та алгоритм дій зібрано в публікації «Реєстрація ГО на модельному статуті».
Цей перелік закріплений у ст. 17 Закону № 755-IV, тому подавайте лише повні й нотаріально оформлені копії, де це вимагається.
Зразок протоколу
У протоколі зазначте: найменування органу, дату, перелік присутніх, текст рішення із найменуванням підрозділу, адресою, призначенням керівника і затвердженням положення; приклад готового протоколу розміщено нижче у розділі «Зразок протоколу». Після підписання зробіть нотаріальну копію, якщо реєстратор вимагає її.
Що робити, якщо реєстратор зупинив розгляд
Якщо вам надійшла заява про зупинення або відмову, перевірте підстави у рішенні реєстратора і виправте конкретні недоліки: внесіть зміни до статуту, скличте належний орган для нового рішення або подайте нотаріально засвідчену довіреність. Оскаржити відмову можна до Мін’юсту або в адміністративному порядку відповідно до ст. 34 Закону № 755-IV. Показовим на практиці є кейс, коли реєстратор зупинив реєстрацію через невідповідність повноважень, а після скликання компетентного органу запис було внесено до ЄДР.
Зразок протоколу про створення відокремленого підрозділу
До: Державному реєстратору / Територіальному органу юстиції / ЦНАП
Заявник: Громадська організація «[Назва ГО]», ЄДРПОУ [код], м. [Місто]
Протокол № [___]
Засідання [Назва органу] Громадської організації «[Назва ГО]» від «__» ______ 20__ р.
ПОРЯДОК ДЕННИЙ: Створення відокремленого підрозділу.
ПОСТАНОВИЛИ: 1. Утворити відокремлений підрозділ Громадської організації «[Назва ГО]» у формі Філії (або Представництва) з повним найменуванням «[Філія/Представництво] Громадської організації «[Назва ГО]» у [Населений пункт]». 2. Затвердити місцезнаходження: [індекс, область, місто, вулиця, будинок]. 3. Призначити керівником підрозділу [ПІБ, РНОКПП]; уповноважити голову ГО видати довіреність.
ПРАВОВА ПІДСТАВА: ст. 95 ЦК України; ст. 11, 13 Закону України «Про громадські об’єднання»; ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію…”
ПРОШУ: внести запис про створення відокремленого підрозділу до ЄДР за зверненням.
Додатки: Заява за Формою 5; Положення про відокремлений підрозділ; нотаріальна копія рішення (за потреби); довіреність (за потреби).
Дата: «__» ______ 20__ р. Підпис голови: ___________
Чому реєстратор може відмовити і як виправити помилки
Реєстратор має підстави для відмови, якщо документи подані особою без повноважень або відомості у Формі 5 не відповідають документам, що додаються. Практичні рекомендації щодо подібних ситуацій також читайте у консультації «Реєстрація іноземного представництва в Україні».
Підстави перелікуються у ст. 28 Закону № 755-IV, тому кожна зауважена невідповідність має бути усунута шляхом подання виправлених документів чи оскарження рішення.
Типові зауваження реєстратора
Типові зауваження: невідповідність найменування підрозділу статуту, відсутність слова «філія»/«представництво», подання рішення не тим органом, відсутність довіреності у представника. У більшості випадків достатньо подати виправлені документи або нотаріально засвідчену копію рішення; у разі сумнівів зверніться за юридичною консультацією.
Алгоритм дій при відмові
Перше — вимагайте письмове обґрунтування від реєстратора з посиланням на норму права; друге — усуньте недолік (зміни до статуту, повторне рішення компетентного органу, довіреність); третє — якщо відмова безпідставна, оскаржуйте її до Мін’юсту протягом 2 місяців або в адміністративному суді згідно зі ст. 34 Закону № 755-IV. Також нагадаємо, що у судовій практиці Верховний Суд закриває провадження, коли позов подано виключно до підрозділу, а не до головної ГО — постанова у справі № 760/32455/19.
Порада від ЮРКОНСАЛТ
Податковий статус: відокремлені підрозділи не подають окрему заяву на неприбутковість — ГО залишається єдиним неприбутковим суб’єктом оподаткування за ст. 133 Податкового кодексу, але підрозділ стає на облік за своїм місцезнаходженням.
Чи може підрозділ відкривати рахунок, наймати працівників і виступати в суді
Підрозділ може мати поточний рахунок у банку та наймати працівників у межах прав, визначених статутом і положенням, але не має самостійної процесуальної правосуб’єктності. Детальний розбір суміжних правових нюансів наведено у матеріалі «Реєстрація відокремленого підрозділу за кордоном».
Положення Національного банку та практика показують, що рахунок відкривається на ім’я ГО для забезпечення підрозділу, а для розпорядження коштами потрібна довіреність; процесуальна дієздатність підрозділу обмежена згідно зі постанова у справі № 760/32455/19 і справа № 640/31489/21.
Банківський рахунок і порядок розпорядження коштами
Філія може користуватися окремим поточним рахунком для фінансування локальних проєктів, проте власником коштів залишається ГО; банк вимагатиме Положення про підрозділ і рішення про призначення керівника згідно з Інструкцією НБУ № 162. У практиці є кейс, коли представництво, спочатку не визнане для укладання договорів, після перереєстрації у філію отримало можливість підписувати оренду та отримувати допомогу від партнерів.
Про процесуальну правосуб'єктність
Відокремлений підрозділ не може виступати стороною у цивільних або адміністративних процесах окремо від головної ГО; якщо позов подано лише до підрозділу, провадження підлягає закриттю згідно з практикою Верховного Суду — справа № 760/32455/19 та справа № 640/31489/21. Відповідно, у документах для суду зазначайте головну ГО як суб’єкт.
Порада від ЮРКОНСАЛТ
Статутна пастка: якщо в чинній редакції статуту ГО відсутній пункт про порядок утворення підрозділів (вимога п. 9 ч. 1 ст. 11 Закону № 4572-VI), реєстратор зупинить розгляд або відмовить; спершу необхідно зареєструвати зміни до статуту ГО.
Потрібна допомога з реєстрацією?
Якщо потрібна допомога з аналізом статуту, підготовкою протоколу або подачею Формы 5, зверніться до нашого супроводу реєстрації ГО — адвокати ЮРКОНСАЛТ підготують пакет та супроводять процедуру.
Питання й відповіді
Як зареєструвати філію ГО і які документи потрібні?
Потрібно перевірити статут на наявність повноважень, ухвалити рішення уповноваженого органу, заповнити Форму 5 та подати її з примірником рішення до територіального органу Мін’юсту або ЦНАП; процедура безоплатна і триває до 3 робочих днів (ст. 17, 26 Закону № 755-IV).
Як заповнити і подати Форму 5 правильно?
Форма 5 заповнюється друкованими літерами: вказуйте код ЄДРПОУ і повну назву ГО, вибирайте дію «реєстрація створення підрозділу», у найменуванні вкажіть «філія» або «представництво», додавайте протокол і довіреність; нормативи — Наказ Мін’юсту № 3268/5 і ст. 17 Закону № 755-IV (Наказ № 3268/5).
Чи може філія ГО мати окремий банківський рахунок?
Так, рахунок може бути відкрито для потреб підрозділу, але власником коштів лишається ГО, а керівник підрозділу розпоряджається ними на підставі довіреності згідно з Інструкцією НБУ № 162.
Чому реєстратор може відмовити у створенні підрозділу і як оскаржити відмову?
Причини — невідповідність статуту, рішення неповноважного органу, помилки в назві або подання документів неуповноваженою особою; оскарження до Мін’юсту або до адміністративного суду протягом 2 місяців згідно зі ст. 28, 34 Закону № 755-IV.
Прочитати на: мовою