Як подати заяву до Реєстру збитків щодо втрати приватного підприємництва

Хто може подавати заяву за категорією А3.5 щодо втрати бізнесу

Подати заяву за категорією А3.5 можуть виключно діючі або колишні фізичні особи – підприємці, чия діяльність припинилася чи стала неможливою через воєнні дії після 24 лютого 2022 року. Заявник повинен мати офіційну державну реєстрацію статусу ФОП на момент настання події, що спричинила втрату підприємництва.

Правовою підставою для визначення моменту виникнення шкоди є набрання чинності Указом Президента України від 24.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні». Відповідно, будь-які втрати прибутків, які стали наслідком воєнних дій після цієї дати на території України в межах міжнародно визнаних кордонів, підлягають реєстрації в системі RD4U.

Вимоги до статусу підприємця та зв’язок з реєстрами

Ключова умова доступу до категорії А3.5 — підтвердження статусу підприємця за нормами законодавства. Відповідно до вимог, які регулює Закон України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», інформація про підприємницьку діяльність автоматично верифікується з Єдиного державного реєстру (ЄДР). Якщо на дату втрати бізнесу особа була зареєстрована як ФОП, система самостійно завантажить РНОКПП, дату та адресу реєстрації, зареєстровані КВЕД та поточний реєстраційний стан (діючий або припинений).

Критерії причинно-наслідкового зв’язку з війною

Для успішного внесення заяви до Реєстру збитків недостатньо просто зафіксувати зниження доходів. Заявник повинен продемонструвати прямий причинний зв’язок між агресією РФ та неможливістю продовжувати підприємницьку діяльність. Типовими обставинами виступають окупація населеного пункту, фізичне знищення виробничого обладнання чи торговельної точки артилерійськими обстрілами, втрата доступу до сировини або критичних складів у зоні бойових дій.

Які відомості необхідно внести у форму заяви

Форма заяви вимагає заповнення чотирьох обов’язкових блоків: особисті відомості підприємця, деталізація бізнесу з ЄДР, характеристика події збитків та детальний розрахунок суми грошової вимоги. Кожен блок має бути підтверджений релевантними цифровими або сканованими доказами.

Дані щодо реєстрації підтягуються безпосередньо з державних баз даних під час ідентифікації через кваліфікований електронний підпис (КЕП), проте фактичні обставини зупинення діяльності заявник описує особисто.

Опис події та фіксація дати припинення бізнесу

У розділі щодо події необхідно чітко зазначити тип інциденту (бойові дії, ракетний удар, окупація, руйнування приміщення), точну або орієнтовну дату події та детальний текстовий виклад фактів. Якщо діяльність припинялася юридично, вказується дата запису про припинення в ЄДР. Якщо діяльність припинилася лише фактично без формального закриття, зазначається дата вимушеної зупинки операцій із поясненням причин.

Обґрунтування розміру вимоги та складові компенсації

Розділ суми вимоги містить відомості про задекларовані чисті прибутки за попередні періоди до початку війни, суму очікуваного прибутку, який підприємець втратив через зупинку роботи, та методику калькуляції. Також у цьому блоці необхідно повідомити Реєстр, чи відкривалися кримінальні провадження правоохоронними органами України за фактом руйнування бізнесу або порушення законів і звичаїв війни.

Документи та докази для підтвердження втраченого прибутку

Основним доказом втраченого прибутку є податкова звітність ФОП за довоєнні роки (2020–2021) та перший період 2022 року, що демонструє стабільність фінансових надходжень бізнесу. Крім звітів ДПС, вирішальне значення мають чинні договори з контрагентами, банківські виписки та первинні документи витрат.

Для об’єктивного визначення упущеної вигоди міжнародна компенсаційна комісія враховуватиме саме чистий операційний дохід, а не валовий оборот, тому розрахунок має підтверджувати як надходження, так і витратну частину бізнесу.

Чекліст документів для подання заяви

Підприємцю рекомендується заздалегідь підготувати та оцифрувати наступний пакет матеріалів:

• Податкові декларації платника єдиного податку або декларації про майновий стан за 2020–2023 роки з квитанціями про прийняття ДПС;
• Банківські виписки за поточними рахунками ФОП за період активної діяльності;
• Договори з покупцями, постачальниками, акти наданих послуг чи товарно-транспортні накладні;
• Договори оренди комерційної нерухомості або документи про право власності на приміщення бізнесу;
• Фото-, відеоматеріали руйнувань, акти ДСНС, витяги з ЄРДР за фактами вчинення воєнних злочинів проти майна.

Технічні вимоги до файлів у Дії

Електронна система порталу Дія встановлює чіткі технічні параметри для долучених матеріалів. Файли повинні завантажуватися виключно у форматах PNG, JPG або HEIC, а максимальний розмір одного файлу не може перевищувати 5 МБ. Якщо документи складені у форматі PDF, їх необхідно конвертувати у графічні формати або зробити чіткі скановані копії високої роздільної здатності.

Покроковий алгоритм заповнення заяви на порталі Дія

Подання заяви за категорією А3.5 здійснюється виключно в електронній формі на офіційному порталі Дія з обов’язковою верифікацією за допомогою КЕП або Дія.Підпису. Паперовий формат подачі заяви до міжнародного Реєстру збитків не передбачений регламентом.

Процедура складається з послідовного внесення фактів, завантаження документів, фінальної перевірки сформованої заяви та її підписання електронним ключем заявника.

Авторизація та автоматичне завантаження даних ЄДР

Заявник здійснює вхід до особистого кабінету громадянина на порталі Дія та обирає розділ послуг, пов’язаний із відшкодуванням збитків від агресії РФ. При відкритті форми категорії А3.5 система автоматично звертається до державних баз даних. Подібно до того, як функціонує публічна процедура Реєстрація ТОВ через Дію, реєстри передають базові ідентифікаційні відомості про заявника та його господарську діяльність, мінімізуючи ризик механічних помилок у номерах та адресах.

Підписання заяви та отримання номера в системі RD4U

Після внесення всіх відомостей і завантаження фотокопій доказів формується прев’ю заяви. Заявник підписує документ кваліфікованим електронним підписом. Після надсилання система генерує підтвердження подання з унікальним номером заявника та індивідуальним номером заяви. Рекомендується одразу завантажити та зберегти повну PDF-копію поданої заяви разом із переліком доказів.

Зразок формулювання опису події для заяви категорії А3.5

Як правильно розрахувати суму компенсаційної вимоги

Сума вимоги за категорією А3.5 розраховується як різниця між прогнозованим доходом ФОП на основі попередніх успішних періодів та реальними витратами, необхідними для ведення такої діяльності. Заявник не має права вимагати компенсацію валової виручки без урахування операційної собівартості.

Принципово дотримуватися принципу реальності та співмірності. Втрачений прибуток (упущена вигода) повинен спиратися на показники рентабельності бізнесу за 2021 рік або середній щомісячний чистий дохід за останні 12 місяців до вторгнення.

Базова формула розрахунку упущеної вигоди

Для формування обґрунтованої суми вимоги юристи рекомендують використовувати наступну формулу: Втрачений прибуток = (Середньомісячний чистий прибуток довоєнного періоду) × (Кількість місяців вимушеного простою). При цьому середньомісячний прибуток визначається як валовий дохід мінус задокументовані витрати (оренда, закупівля сировини, оплата праці найманих працівників, комунальні платежі та сплачені податки).

Приклад формулювання у полі методики розрахунку

У текстовому полі опису методики розрахунку доцільно вказати: «Розрахунок базується на даних податкових декларацій за 2021 рік, де загальний задекларований дохід склав 1 200 000 грн. З урахуванням витрат на закупівлю товару та оренду торговельної площі у розмірі 720 000 грн, чистий середньомісячний прибуток становив 40 000 грн. Внаслідок артилерійського обстрілу торговельного павільйону 15 березня 2022 року діяльність припинено. Період вимушеного простою до моменту подання заяви складає 24 місяці. Загальна сума упущеної вигоди становить 960 000 грн».

Типові помилки під час подання документів до Реєстру

Найбільш поширеними помилками є внесення валового обороту замість чистого прибутку, відсутність документів про прямий зв’язок втрати бізнесу з війною та неправильний формат прикріплених файлів. Заяви з такими дефектами залишаються без руху або направляються на доопрацювання.

Також критичною помилкою є завантаження неякісних фотокопій, на яких неможливо прочитати реєстраційні реквізити, печатки банку чи підписи контрагентів.

Плутанина між втратою майна та втратою підприємництва

Категорія А3.5 призначена суто для компенсації втраченого доходу через неможливість вести бізнес. Якщо у підприємця було знищено або пошкоджено комерційну будівлю чи обладнання, такі прямі збитки заявляються окремо в категоріях пошкодження нерухомого майна або матеріальних активів бізнесу. Включення вартості зруйнованої будівлі до складу розрахунку упущеної вигоди за формою А3.5 призводить до відхилення заяви.

Недотримання технічних лімітів порталу Дія

Нерідко заявники намагаються завантажити багатосторінкові договори у форматі PDF або файли розміром понад 5 МБ. Оскільки система допускає лише графічні формати PNG, JPG або HEIC, такі файли відхиляються платформою. Кожен доданий аркуш договору чи виписки має бути конвертований в окреме якісне графічне зображення.

Що відбувається після подання заяви та строки її огляду

Після підписання заява надходить до Секретаріату Реєстру збитків у Гаазі для технічної та правової перевірки відповідності встановленим правилам. Секретаріат не здійснює виплату компенсацій на цьому етапі, а лише фіксує та вносить заяву до міжнародного обліку.

У разі успішного проходження верифікації заява отримує статус внесеної до Реєстру. Надалі всі зібрані справи будуть передані спеціально створеній міжнародній Компенсаційній комісії, яка безпосередньо ухвалюватиме рішення щодо нарахування та виплати репарацій.

Збереження статусу заяви в електронному кабінеті

Заявник може відстежувати рух своєї справи в особистому кабінеті Дії. Якщо секретаріат виявить невідповідності або потребуватиме додаткових роз’яснень, підприємець отримає відповідне сповіщення про необхідність надання додаткових документів або уточнення розрахунків.

Джерела фінансування майбутніх виплат

Виплата присуджених компенсацій здійснюватиметься за рахунок коштів держави-агресора, зокрема за рахунок конфіскованих суверенних активів РФ у країнах-партнерах, а також цільових міжнародних репараційних фондів. Формування доказової бази сьогодні є обов’язковою передумовою для отримання відшкодування у майбутньому.

Коли варто залучити адвоката для супроводу справи

Залучення професійного юриста необхідне у випадках складної структури доходів, часткового збереження операцій на підконтрольній території або за відсутності первинних бухгалтерських документів через пожежі та окупацію. Адвокат допомагає відновити звітність, отримати довідки ДПС та скласти бездоганний економічний розрахунок вимоги.

Юридичний супровід суттєво мінімізує ризик залишення заяви без розгляду міжнародними експертами Реєстру збитків.

Правова допомога АБ ЮРКОНСАЛТ для бізнесу

Фахівці нашого бюро здійснюють кваліфікований Юридичний супровід бізнесу, який охоплює детальний аудит первинної документації, витребування витягів з державних баз через адвокатські запити, збір доказів воєнних руйнувань та повне супроводження формування заяви категорії А3.5.

Відновлення втраченої первинної документації

Якщо документація ФОП залишилася на тимчасово окупованій території чи була спалена під час обстрілів, адвокати бюро направляють офіційні запити до обслуговуючих банків, контрагентів та органів Державної податкової служби. Це дозволяє сформувати альтернативну доказову базу для повного підтвердження упущеної вигоди.