Правила ведення товарного обліку для ФОП

Правильно вести товарний облік ФОП зобов’язані багато підприємців, які здійснюють розрахункові операції. Це не просто формальна вимога податкової, а реальний інструмент контролю залишків, який убезпечує бізнес від величезних штрафів під час фактичних перевірок.

Якщо ви належите до категорій, для яких облік є обов’язковим, відсутність документів на товар може коштувати вам повної вартості всієї необлікованої продукції. Тому важливо розібратися в тонкощах оформлення первинки та правилах заповнення звітної форми.

Хто з підприємців повинен вести облік товарів

Обов’язковий товарний облік ФОП стосується далеко не кожного бізнесу, але для певних груп підприємців він є суворим правилом. Законодавство чітко розмежовує тих, хто може торгувати без додаткових паперів, і тих, хто зобов’язаний фіксувати кожен крок надходження продукції.

Вести облік товарних запасів зобов’язані такі категорії: ФОП на загальній системі оподаткування, платники єдиного податку третьої групи, які зареєстровані платниками ПДВ, а також підприємці на спрощеній системі (2, 3 та 4 групи), які реалізують технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення або ювелірні вироби.

Водночас обов’язок вести облік товарних запасів не поширюється на ФОП-платників єдиного податку першої групи. Якщо ви звичайний єдинник без ризикових товарів, то не маєте такого обов’язку. Проте пам’ятайте про загальний обов’язок застосовувати РРО/ПРРО для ФОП у випадках, передбачених законом.

Правила для кількох торгових точок

Якщо підприємець має кілька магазинів або складів, облік ведеться окремо для кожного об’єкта. Це означає, що на кожній точці має бути своя власна форма та відповідні первинні документи. Переміщення товарів між власними точками обов’язково оформлюється внутрішніми накладними, інакше під час перевірки податківці вважатимуть цей товар необлікованим.

Особливості торгівлі в інтернеті

При онлайн-продажах місцем зберігання товару вважається склад або інше приміщення, де товар фактично перебуває перед відправкою. Якщо такого складу немає, а торгівля ведеться з дому, то адреса реєстрації ФОП стає місцем зберігання, де й мають зберігатися всі первинні документи.

Як правильно заповнювати відомості про залишки

Для ведення обліку використовується спеціальна форма ведення обліку товарних запасів. Заповнювати її можна як у паперовому, так і в електронному вигляді, наприклад, у таблиці Excel або спеціалізованій бухгалтерській програмі. Головне — дотримуватися вимог законодавства та вносити всі обов’язкові реквізити.

Коли ви тільки починаєте вести товарний облік ФОП, першим кроком має бути внесення інформації про наявні залишки. Для цього складається Опис залишку товарів у довільній формі, де зазначаються назви, кількість та вартість наявних одиниць продукції. Цей опис стає першим записом у вашій формі обліку.

Записи про надходження нових партій вносяться до початку реалізації таких товарів. Тобто, ви не маєте права виставити товар на вітрину чи продати його, поки не внесете дані з накладної до форми.

Зразок заповнення рядка форми

Дані вносяться хронологічно. Кожен рядок відповідає окремому документу. Нижче наведено приклад, як відобразити надходження нової партії:

Строки внесення інформації

Вносити записи потрібно в день отримання товару або безпосередньо перед його продажем. Якщо товар надійшов увечері, а продаж планується на ранок, запис має бути зроблений до відкриття магазину. Будь-яке запізнення податківці трактують як порушення порядку обліку.

Які папери підтверджують походження вашої продукції

Кожна одиниця товару, що знаходиться у вашому магазині чи на складі, повинна мати документальне підтвердження її походження. Без таких документів товарний облік ФОП вважається недійсним, а сам товар — необлікованим.

Основними первинними документами є накладні, товарно-транспортні накладні, акти закупівлі, фіскальні та товарні чеки, а також митні декларації. Важливо, щоб кожен документ містив обов’язкові реквізити: назву продавця та покупця, дату, назву товару, його кількість та вартість.

Згідно з Порядком ведення обліку товарних запасів:

«Облік товарних запасів здійснюється ФОП шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку.»

Якщо ви купуєте товар у звичайних громадян, обов’язково складайте акт закупівлі. При укладанні договорів з іншими суб’єктами господарювання також важливо розуміти загальний порядок приймання товару та оформлення документів, щоб уникнути розбіжностей у кількості чи якості.

Вимоги до чеків та накладних

Фіскальний або товарний чек може виконувати роль первинного документа лише тоді, коли в ньому чітко зазначено реквізити обох сторін операції. Якщо ви купуєте товар на іноземних сайтах, обов’язково зберігайте інвойс, банківську виписку про оплату та митну декларацію, оскільки звичайні поштові квитанції не підійдуть для підтвердження витрат бізнесу. Наприклад, підприємець, який торгує електронікою, отримав штраф у розмірі 100% вартості ноутбуків лише через те, що на момент перевірки у нього не було видаткових накладних від постачальника.

Зберігання документів у точці продажу

Усі первинні документи мають зберігатися безпосередньо в місці реалізації або зберігання товарів. Податківці вимагатимуть їх на початку перевірки. Якщо документи знаходяться в офісі чи у бухгалтера в іншому місті, це вважатиметься порушенням.

Як діяти підприємцю під час податкової перевірки

Фактична перевірка податкової — це завжди стрес для підприємця, але чіткий алгоритм дій допомагає захистити свої права та уникнути незаконних штрафів. Інспектори мають право вимагати Форму обліку, первинні документи та провести зняття залишків.

Важливо знати, що документи на товар мають бути надані інспектору на початок перевірки. Намагання привезти накладні пізніше або знайти їх у процесі зазвичай закінчуються складанням акта про порушення. Якщо ви впевнені у своїй правоті, ви можете оскаржити незаконні дії податківців.

У нашій практиці був випадок, коли ми успішно скасували податкове повідомлення-рішення на 343 тисячі гривень, довівши, що перевірка була проведена з процедурними порушеннями, а висновки інспекторів не відповідали дійсності.

Які документи показувати першими

Насамперед надайте інспекторам Форму обліку товарних запасів (паперову або відкрийте її електронну версію на екрані). Після цього покажіть первинні документи, які підтверджують записи у формі для товарів, що знаходяться у залі чи на складі.

Правові позиції Верховного Суду

Судова практика демонструє, що податківці часто припускаються помилок під час перевірок.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі № 380/26084/24 від 09.06.2026 зазначив: «Верховний Суд повністю скасував мільйонний штраф для ФОП за товарний облік через те, що податківці помилилися в наказі, вказавши назву магазину замість імені самого підприємця.»

Також Верховний Суд у справі №280/10055/24 від 28.04.2026 наголосив, що штраф за необлікований товар неможливий без встановлення фактичних залишків шляхом проведення інвентаризації, а звичайних припущень на основі чеків недостатньо.

Відповідальність та штрафні санкції за відсутність документів

Порушення правил ведення обліку товарів тягне за собою серйозні фінансові санкції. Для ризикових категорій ФОП штраф становить 100% вартості товарів, які не були обліковані або на які відсутня первинка на момент перевірки.

Проте є важливий нюанс: якщо ФОП не має обов’язку вести товарний облік (наприклад, звичайний єдинник без ризикових товарів), відсутність первинних документів не призведе до конфіскації чи стовідсоткового штрафу. У такому разі застосовується лише адміністративний штраф за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат, який становить 1020 гривень за перше порушення.

Ми допомагаємо підприємцям у найскладніших ситуаціях з ДПС. Наприклад, юристи бюро скасували податковий борг ЄСВ на суму 35 000 грн, який було нараховано незаконно. Захист прав ФОП — наш профільний напрямок.

Комісійна торгівля як особливий випадок

Якщо ви здійснюєте комісійну торгівлю, вимоги до документів є специфічними. Верховний Суд у справі № 560/3779/25 від 07.04.2026 зазначив, що податківці не мають права формально штрафувати ФОП за відсутність стандартної первинки, якщо товар отримано на комісію, оскільки для цього виду діяльності діє особливий порядок документування.

Адміністративні штрафи за КУпАП

Окрім фінансових санкцій на ФОП, інспектори також можуть накласти адміністративний штраф на посадових осіб або самого підприємця за статтею 155-1 КУпАП за порушення встановленого законом порядку проведення розрахунків.

Прочитати на: мовою