Відновлення втраченого судового провадження в цивільних справах

Відновлення втраченого судового провадження є єдиним законним способом повернути матеріали цивільної справи, яка була знищена, загублена або залишилася в окупації. Ця процедура дозволяє ознайомитися з матеріалами справи та отримати їх копії, подати апеляційну скаргу або зняти арешт із майна, навіть якщо паперовий архів суду повністю згорів чи залишився на непідконтрольній території.

Найбільша помилка багатьох громадян — намагатися подати новий позов у ситуації, коли рішення суду вже колись ухвалювалося, але його матеріали втрачені. Суд просто відмовить у відкритті справи через існування старого спору, тому спочатку необхідно ініціювати відновлення матеріалів через уповноважений орган.

Що таке втрата судового провадження та які справи відновлюють

Втрата судового провадження означає повне або часткове зникнення матеріалів цивільної справи, якій було присвоєно унікальний номер. Це може статися через стихійне лихо, пожежу, недбалість працівників суду або внаслідок воєнних дій та окупації. Проте закон дозволяє відновити документи, щоб захистити права учасників процесу.

Відновити можна як усі матеріали справи, так і окремі документи, наприклад, рішення суду чи ухвалу про закриття провадження. Головна умова полягає в тому, що судове засідання у справі мало бути завершене ухваленням рішення по суті.

Коли відновлення втраченого судового провадження є неможливим

Процедура відновлення не застосовується, якщо цивільну справу було втрачено ще до того, як суд ухвалив остаточне рішення. У такому разі закон не дозволяє відновити матеріали через цей спеціальний інститут.

Як зазначив Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №214/4338/22 від 05.04.2023, якщо судове провадження було втрачено до закінчення розгляду, учасник справи має право звернутися до суду з новим позовом у загальному порядку.

Яка різниця між відновленням справи та новим позовом

Якщо рішення у справі вже було ухвалене, ви не можете просто подати аналогічний позов знову. Суддя відхилить таку заяву, оскільки в базі даних уже існує вирішений спір між тими самими сторонами.

Тому, якщо рішення було ухвалене, єдиним правильним шляхом є відновлення втрачених матеріалів. Якщо ж справу втратили на етапі розгляду, ви подаєте новий позов, детально описуючи обставини втрати попередньої справи.

У нашій практиці був випадок, коли в Маріупольському суді розпочався розгляд справи про стягнення боргу. Місто було окуповане, рішення ухвалити не встигли, а паперова справа згоріла. Позивач спробував подати заяву про відновлення провадження у Запорізькому суді, куди передали підсудність, але суд відмовив, оскільки рішення не ухвалювалося. Адвокати порадили подати повністю новий позов про стягнення боргу, зазначивши про втрату попередньої справи.

Хто має право ініціювати відновлення судової справи

Ініціювати відновлення втрачених матеріалів цивільної справи може обмежене коло осіб. Закон чітко визначає суб’єктів, які мають право звернутися з відповідною заявою до суду першої інстанції, що розглядав справу.

Згідно з нормами процесуального права, відновлення може відбуватися як за зверненням безпосередніх учасників судового процесу, так і за власною ініціативою самого суду, якщо це необхідно для вирішення інших процесуальних питань.

Згідно з ч. 1 ст. 490 Цивільного процесуального кодексу України: «Втрачене судове провадження у цивільній справі може бути відновлене за заявою учасника справи або за ініціативою суду.»

Це означає, що і позивач, і відповідач, і треті особи мають рівні права на звернення до суду для відновлення втрачених документів.

Звільнення від сплати судового збору за подання заяви

Важливою перевагою для громадян є те, що подання заяви про відновлення втраченого судового провадження не потребує сплати жодних державних зборів чи мита. Держава повністю звільняє заявників від цих витрат.

Згідно з ч. 1 ст. 496 Цивільного процесуального кодексу України: «У справі про відновлення втраченого провадження заявник звільняється від оплати судових витрат. У разі подання завідомо неправдивої заяви судові витрати, понесені іншими учасниками справи, відшкодовуються заявником у повному обсязі...»

Проте іноді трапляються помилки канцелярії суду. Наприклад, ми стикалися з ситуацією, коли канцелярія суду залишила заяву клієнта без руху, вимагаючи сплати судового збору. Юрист подав скаргу, посилаючись на профільні статті закону, і суд скасував помилкову ухвалу, відкривши провадження.

Хто може подати заяву про відновлення матеріалів справи

Окрім самих громадян, заяву може подати їхній законний представник або адвокат. Також ініціатором може виступити апеляційний суд, якщо матеріали справи зникли під час передачі справи між інстанціями або не були вчасно евакуйовані.

Як зазначив Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №423/725/13-ц від 20.07.2022, апеляційний перегляд судових рішень можливий лише за наявності матеріалів справи. Якщо судове провадження втрачене, то апеляційний перегляд можливий лише після його відновлення у встановленому законом порядку.

Як правильно скласти заяву про відновлення матеріалів справи

Заява про відновлення втраченого судового провадження подається виключно у письмовій формі. Вона має містити вичерпну інформацію про втрачену справу, учасників процесу та обставини, за яких документи були втрачені.

Головне правило при складанні такої заяви — чітке обґрунтування мети відновлення. Без зазначення конкретної мети суд не зможе відкрити провадження і поверне заяву без розгляду.

Які відомості обов’язково зазначаються в тексті заяви

У заяві необхідно детально вказати, яке саме провадження або яку його частину ви просите відновити. Також зазначаються повні дані всіх учасників справи, їхні процесуальні статуси та контакти, якщо вони вам відомі.

Обов’язково опишіть відомі вам обставини втрати документів та вкажіть, для чого саме вам потрібне відновлення. Метою може бути отримання копії рішення, виправлення технічних описок у судових рішеннях, подання апеляції чи вирішення спору за відсутності документів.

Які документи та копії потрібно додати до заяви

До заяви слід додати всі збережені папери або їхні копії, які мають відношення до справи. Це можуть бути особисті примірники позовів, ухвал, квитанцій, копія судового рішення (навіть незавірена фотокопія на телефоні).

Навіть якщо у вас збереглися лише окремі документи, наприклад, тільки копія позову, суд може прийняти їх. Проте повністю відновити судове рішення лише на основі позовної заяви без тексту самого рішення неможливо. Всі копії документів оцінюються судом у сукупності з іншими даними.

Особливості відновлення судових справ з окупованих територій

Процедура відновлення матеріалів цивільних справ, які залишилися в зоні проведення АТО чи на тимчасово окупованих територіях, має свою специфіку. Оскільки фізичний доступ до архівів таких судів заблокований, закон передбачає особливий порядок визначення підсудності.

Основним завданням у таких справах є перенесення розгляду до діючих судів на підконтрольній Україні території, які уповноважені приймати заяви замість ліквідованих чи окупованих установ.

Згідно з п. 1.31 Розділу XIII Перехідних положень ЦПК України: «Якщо суд, до юрисдикції якого відноситься вирішення питання про відновлення втраченого провадження, знаходиться на тимчасово окупованій території України або в районі проведення антитерористичної операції, то відновлення здійснюється судом за територіальною підсудністю, визначеною згідно із законом.»

Це дозволяє громадянам звертатися до найближчих діючих судів на підконтрольній території, яким офіційно передано повноваження окупованих органів.

Як визначається підсудність справ для окупованих територій

Територіальна підсудність для судів, що опинилися в окупації, визначається рішенням Вищої ради правосуддя або розпорядженням Голови Верховного Суду. Інформацію про те, який саме суд розглядає справи замість окупованого, можна перевірити на Офіційному вебпорталі «Судова влада України».

Наприклад, якщо подружжя розірвало шлюб у суді Донецька у 2013 році, а справа залишилася в архіві на окупованій території, один із них може подати заяву про відновлення провадження до підконтрольного суду, якому передано підсудність донецького суду. Для цього достатньо надати збережену копію рішення або витяг з реєстру.

Якщо вам потрібно подати позов, якщо відповідач на окупованій території, діють загальні правила визначення підсудності, які варто розмежовувати з процедурою відновлення вже існуючих справ.

Що робити за повної відсутності паперових документів

Найбільшою проблемою є випадки, коли у заявника немає жодної паперової копії рішення, а архів суду знищено. У такій ситуації ключовим джерелом інформації стає Єдиний державний реєстр судових рішень (ЄДРСР).

У нашій практиці був випадок, коли клієнт мав рішення про визнання права власності на будинок в Авдіївці від 2008 року. Архів був знищений через бойові дії, а у позивача збереглася лише незавірена фотокопія на телефоні. Суд відновив провадження на підставі цієї фотокопії та офіційного витягу з ЄДРСР, де текст рішення зберігся повністю.

Як суд розглядає справу та яке рішення ухвалює

Розгляд заяви про відновлення втраченого судового провадження здійснюється за правилами спрощеного позовного провадження. Суд намагається максимально повно зібрати всі можливі докази, щоб відтворити зміст втрачених документів.

Закон встановлює строк розгляду такої заяви — до 30 днів. Під час процесу судді можуть використовувати як електронні бази даних, так і покази свідків, які брали участь у первинному розгляді справи.

Які джерела інформації використовує суд під час розгляду

Суд бере до уваги будь-яку збережену частину справи, матеріали виконавчого провадження, а також відомості з державних електронних систем. Зокрема, важливу роль відіграє Підсистема «Електронний суд», де можуть зберігатися цифрові копії документів.

Також суд має право допитати як свідків учасників процесу, їхніх представників, а у деяких випадках — навіть склад суду, який ухвалював первинне рішення. Якщо ж доказів взагалі немає і жодна сторона не може надати документів, суд закриває провадження через брак матеріалів.

Які процесуальні наслідки має ухвала про відновлення справи

За результатами розгляду суд постановляє ухвалу про відновлення провадження повністю або в певній частині (наприклад, тільки в частині ухваленого рішення). В ухвалі обов’язково зазначається, на підставі яких саме даних відтворено зміст рішення.

Як роз’яснив Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №2-7985/2003 від 12.06.2023, апеляційний суд не має права закривати провадження через неповне відновлення втраченої справи, оскільки це обмежує доступ до правосуддя. Тобто навіть частково відновлена справа має бути розглянута апеляційною інстанцією.

Якщо у вас виникли кредитні спори чи інші фінансові питання на ТОТ, ви можете дізнатися більше про те, як судитися з мешканцями окупованих територій у наших профільних матеріалах.