Ознайомлення з матеріалами справи в суді та отримання копій

Офіційне ознайомлення з матеріалами справи в суді є ключовим інструментом захисту прав кожного учасника процесу. Без повного доступу до документів неможливо підготувати якісну правову позицію, подати обґрунтовані заперечення чи вчасно оскаржити рішення.

Багато учасників припускаються помилки, намагаючись отримати справу безпосередньо перед засіданням без попереднього запиту. На практиці це призводить до відмови, оскільки матеріали можуть перебувати у судді, а апарату потрібен час на їх підготовку.

Хто може ознайомитися з матеріалами справи в суді

Законне право на ознайомлення з матеріалами справи в суді мають усі безпосередні учасники процесу, їхні офіційні представники, а також особи, чиїх прав та обов’язків стосується ухвалене рішення. Це право гарантує можливість вивчити кожну довідку, клопотання чи висновок експерта.

У цивільних та адміністративних процесах це право є безумовним для позивачів, відповідачів та третіх осіб. Згідно з ч. 1 ст. 43 Цивільного процесуального кодексу України:

Учасники справи мають право: 1) ознайомлюватися з матеріалами справи, робити з них витяги, копії, одержувати копії судових рішень, стенди, у тому числі в електронній формі...

У кримінальних провадженнях ситуація дещо відрізняється залежно від стадії. На етапі розслідування діє ст. 221 КПК України, яка зобов’язує слідчого надати матеріали за клопотанням захисту чи потерпілого. Проте потерпілий може знайомитися лише з тими документами, які безпосередньо стосуються вчиненого щодо нього злочину, а не з усім провадженням щодо інших фігурантів.

Для отримання доступу необхідно подати письмове клопотання. Процедура дещо спрощується, якщо ви вирішили ознайомитися з матеріалами справи у суді через сучасні цифрові інструменти, але класичний паперовий порядок залишається найбільш надійним. Для оптимізації роботи з документами адвокати часто використовують спеціальні інструменти, як-от Smith Law Firm Case Study, що значно прискорює аналіз великих обсягів інформації.

Ознайомлення представників та адвокатів

Адвокати та інші представники мають право на доступ до справи лише після підтвердження своїх повноважень. Для цього до заяви обов’язково додається оригінал або належним чином засвідчена копія ордера, договору про надання правової допомоги чи довіреності. Якщо повноваження не підтверджені, апарат суду законно відмовить у видачі матеріалів.

Права володільців тимчасово вилученого майна

Окремою категорією є особи, які не є прямими учасниками кримінальної справи, але чиє майно було заарештовано або вилучено. Наприклад, свідок у справі про ДТП, у якого вилучили автомобіль, має законне право звернутися до суду, який розглядав клопотання про арешт, та ознайомитися з цими матеріалами на правах володільця майна.

Як замовити ознайомлення з матеріалами справи в суді

Щоб розпочати ознайомлення з матеріалами справи в суді, необхідно подати письмову заяву на ім’я головуючого судді або голови суду. Документ можна подати через канцелярію суду особисто, надіслати поштою або завантажити через особистий кабінет у системі Електронний суд.

На практиці апарату суду потрібен час для підготовки справи, тому заяву необхідно подавати заздалегідь — щонайменше за один робочий день до бажаної дати ознайомлення. Якщо ви прийдете без попередження безпосередньо перед судовим засіданням, вам обґрунтовано відмовлять, оскільки справа перебуватиме у судді.

У деяких випадках, наприклад при розгляді адміністративних правопорушень, правильне клопотання про ознайомлення з матеріалами справи дозволяє не лише вивчити докази, а й отримати час для підготовки захисту.

Подання заяви через Електронний суд

Сучасний та швидкий спосіб — скористатися підсистемою Електронний кабінет користувача Електронного суду. Через цей сервіс можна дистанційно подати заяву та отримати доступ до всіх оцифрованих матеріалів справи в режимі онлайн. Якщо справа не відображається в кабінеті, це часто пов’язано з тим, що працівники суду не внесли ваш РНОКПП до системи, що вимагає подання додаткової заяви про внесення даних.

Ознайомлення з архівними справами

Якщо судове провадження було завершено кілька років тому, справа переноситься до архіву суду. Отримати її миттєво не вдасться. Для ознайомлення з архівними матеріалами подається спеціальна заява на ім’я керівника апарату суду, а підготовка документів з архівного сховища зазвичай триває до двох робочих днів.

Які правила діють під час ознайомлення зі справою

Ознайомлення з матеріалами судової справи проводиться виключно у приміщенні суду, у спеціально відведеному для цього місці та в присутності уповноваженого працівника апарату суду. Ці правила встановлені для забезпечення цілісності та збереження оригіналів процесуальних документів.

Під час ознайомлення категорично заборонено робити будь-які помітки на оригіналах документів, самостійно розшивати справу або вилучати аркуші. Працівник апарату суду зобов’язаний детально перевірити цілісність справи після завершення процедури. Будь-яке пошкодження матеріалів тягне за собою відповідальність аж до кримінальної.

Корисний лайфхак для учасників процесу: фотографування документів на власний смартфон є абсолютно безкоштовним процесуальним правом. Водночас виготовлення паперових копій силами суду підлягає обов’язковому оподаткуванню судовим збором, тому використання камери телефону дозволяє суттєво заощадити кошти.

Фіксація результатів ознайомлення

Після завершення вивчення документів особа зобов’язана зробити відповідний запис на своїй письмовій заяві. У цьому записі вказується дата, ПІБ, підпис та примітка про те, що ознайомлення відбулося в повному обсязі або з конкретними томами справи. Ця заява з відміткою назавжди долучається до матеріалів судової справи.

Ознайомлення осіб під вартою

Для осіб, які перебувають під вартою (підозрюваних чи обвинувачених), процедура ознайомлення організовується у спеціально відведених місцях суду (конвойних приміщеннях) під охороною. Справа надається їм у присутності захисника або уповноваженого працівника суду, який стежить за дотриманням правил безпеки.

Коли судову справу надсилають за межі суду

Надсилання судової справи за межі суду здійснюється лише у виняткових випадках, передбачених процесуальним законом, на підставі офіційного запиту іншого суду, експертної установи чи органу досудового розслідування. Передавання матеріалів через сторонніх осіб або самих учасників процесу категорично заборонено.

За загальним правилом, забороняється надсилати справи, провадження в яких не закінчено, крім випадків апеляційного чи касаційного оскарження ухвал. Коли справа направляється до іншої установи (наприклад, для проведення судової експертизи), у суді обов’язково заводиться так звана справа-замінник, куди підшиваються копії ключових документів та супровідний лист.

Касаційний кримінальний суд у складі Верховного Суду у справі № 761/31558/17 від 24.01.2022 зазначив: «у випадку постановлення слідчим суддею ухвали (зокрема, про накладення арешту на майно) без виклику особи, інтересів якої вона стосується, та якщо цю ухвалу не було надіслано на її адресу, строк на апеляційне оскарження необхідно обчислювати з моменту ознайомлення представника цієї особи з матеріалами судового провадження та текстом ухвали.»

Якщо ухвалу винесено без вас і не надіслано, строк оскарження рахується з дня ознайомлення зі справою. Це підтверджує важливість своєчасного ознайомлення для захисту майнових прав.

Порядок видачі та засвідчення копій судових рішень

Видача копій судових рішень та інших документів зі справи здійснюється за письмовою заявою учасників процесу після сплати судового збору, якщо така сплата передбачена законом. Копії рішень, що проголошені у судовому засіданні, вручаються присутнім учасникам негайно після завершення розгляду.

Кожна копія судового рішення обов’язково засвідчується підписом відповідального працівника апарату суду та гербовою печаткою. Якщо судове рішення ще не набрало законної сили, на його копії робиться про це відповідна відмітка. Якщо воно набрало чинності — обов’язково зазначається конкретна дата набрання сили. Якщо документ складається з кількох аркушів, він має бути належним чином прошнурований та скріплений печаткою.

Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі № 308/10650/19 від 13.06.2023 зазначив: «без отримання повного тексту рішення суду неможливо виконати вимоги процесуального закону щодо належного мотивування апеляційної скарги. Оприлюднення судового рішення в Єдиному державному реєстрі судових рішень (ЄДРСР) не скасовує обов’язку суду вчасно направляти його копії учасникам справи у паперовій або електронній формі.»

Публікація рішення в реєстрі не звільняє суд від обов’язку надіслати його копію стороні. Це фундаментальне правило забезпечує право на апеляційне оскарження.

Для швидкого доступу до документів Мінцифри запустило Послугу отримання електронного судового рішення в Дії. Це дозволяє завантажити офіційне судове рішення з КЕП судді безпосередньо у смартфон, хоча право на отримання паперової копії в суді за заявою все одно зберігається.