Аутстафінг в Україні став однією з найпопулярніших моделей виходу іноземного бізнесу на локальний ринок праці без відкриття розгалуженої власної структури. Компанії отримують доступ до фахівців потрібної кваліфікації, оптимізують операційні витрати та передають юридичну відповідальність за працевлаштування провайдеру послуг.
Однак легкість моделі оманлива, адже помилки в оформленні персоналу, недбалість у первинних документах чи приховані трудові відносини миттєво привертають увагу контролюючих органів. Щоб бізнес розвивався стабільно, потрібен ретельний юридичний аудит кожного кроку, від вибору КВЕД до розмежування повноважень менеджменту.
Головне про надання персоналу в Україні
- Податковий кодекс України закріплює послугу з надання персоналу за договором без переходу трудових відносин до замовника.
- Заборонено залучати сторонній персонал, якщо у замовника протягом року скорочували працівників такої ж кваліфікації.
- Відсутність поіменних табелів та щомісячних деталізованих звітів призводить до зняття витрат замовника.
- Пряме управління закордонним менеджментом або підписання угод працівниками створює ризик постійного представництва.
- Будь-яка юридична особа-провайдер зобов’язана вести обов’язковий персональний військовий облік усіх військовозобов’язаних.
- Оформлення аутстафінгового персоналу через ФОП кваліфікується як приховані трудові відносини з великими штрафами.
Зміст:
Правова природа моделі надання персоналу в Україні
Послуга з надання персоналу передбачає передачу найманих працівників у розпорядження замовника без виникнення трудових правовідносин між ними. Базове правило полягає в тому, що роботодавцем завжди залишається провайдер послуги, який нараховує заробітну плату, сплачує податки та веде кадровий облік.
Згідно з нормами чинного законодавства, діяльність суб’єктів господарювання, які наймають співробітників для подальшого виконання робіт у іншого суб’єкта, має чітке нормативне регулювання.
Згідно з ч. 1 ст. 39 Закону України «Про зайнятість населення»: «Діяльність суб’єктів господарювання - роботодавців, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого роботодавця на умовах трудових договорів, здійснюється на підставі дозволу, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції.»Варто враховувати норму статті 39 Закону України «Про зайнятість населення», яка прямо забороняє залучати аутстафінговий персонал, якщо у замовника протягом останнього року відбулося скорочення штату за аналогічними професіями. Порушення цієї вимоги робить договір уразливим перед ревізорами.
Судова практика визнання законності залучення персоналу
Контролюючі органи нерідко стверджують, що виконання завдань на території замовника означає наявність трудового зв’язку. Проте судова практика послідовно захищає прозорий аутстафінг.
Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі № 804/7238/17 від 27.07.2022 зазначив: «за договором про надання персоналу (аутстафінгу) роботодавцем залишається компанія-провайдер, яка нараховує та сплачує зарплату й податки, а підпорядкування працівників графіку або перебування на території замовника не свідчить про наявність трудових правовідносин із останнім»Фактичне виконання завдань працівником на об’єкті замовника не створює трудових відносин із замовником, якщо оформлено повноцінний договір про надання персоналу.
Ключові відмінності між аутстафінгом та аутсорсингом
Для контролюючих органів принциповою є різниця між оплатою за результат та наданням робочої сили. Розуміння цих критеріїв рятує бізнес від перекваліфікації угод:
- Предмет договору. При аутстафінгу передається фахівець певної кваліфікації на визначений час, а при аутсорсингу замовляється матеріалізований підсумок послуги чи роботи.
- Трудовий розпорядок. Аутстафінговий працівник підпорядковується графіку замовника, тоді як виконавець аутсорсингу самостійно організовує робочий день.
- Контроль процесів. Замовник персоналу визначає поточні завдання на робочому місці, тоді як замовник аутсорсингу оцінює лише фінальний результат.
Корпоративні кроки запуску компанії з аутстафінгу
Створення бізнесу починається з відкриття операційної юридичної особи, найчастіше у формі товариства з обмеженою відповідальністю. Для оперативної реєстрації зручно використовувати офіційний державний сервіс Реєстрація ТОВ на підставі модельного статуту на Порталі Дія, що забезпечує автоматичне внесення даних до держреєстру.
Для іноземних фаундерів важливо коректно налаштувати корпоративну структуру та визначити бенефіціарних власників. Коли засновник перебуває за кордоном, зручним інструментом стає дистанційний юридичний супровід для бізнесу, що дозволяє оформлювати рішення учасників та відкривати рахунки без затримок.
Особливу увагу слід приділити вибору видів економічної діяльності: обов’язковими є КВЕД 78.20 «Діяльність агентств тимчасового працевлаштування» та 78.30 «Інша діяльність із забезпечення трудовими ресурсами».
Обов’язкові внутрішні комплаєнс політики
Компанія зобов’язана мати пакет локальних актів, що регулюють захист комерційної таємниці, захист персональних даних працівників і регламенти взаємодії з клієнтами. Це запобігає витоку конфіденційної інформації замовників та знижує ризик спорів із найманим персоналом.
У нашій практиці був випадок, коли своєчасно зафіксовані внутрішні положення про комерційну таємницю та деталізовані договори нерозголошення допомогли бізнесу захистити свою клієнтську базу від недобросовісного використання колишніми фахівцями.
Вимоги до офіційного обліку суб’єкта господарювання
Хоча окрема ліцензія на надання персоналу наразі не видається через відсутність затвердженого урядового механізму, юридична особа має повідомити орган зайнятості про включення до офіційного Переліку суб’єктів, які наймають працівників для надання їх іншим особам. Відсутність компанії у цьому реєстрі стає першим приводом для претензій інспекторів.
Алгоритм запуску аутстафінгового проєкту в Україні
- Зареєструйте юридичну особу. Оберіть форму товариства з обмеженою відповідальністю та додайте профільні коди КВЕД 78.20 і 78.30.
- Складіть базові договори. Підготуйте трудові договори з працівниками із застереженням про згоду на направлення до замовника та контракт про надання персоналу.
- Оформіть найм персоналу. Видайте накази про зарахування до штату та надішліть офіційні повідомлення податковим органам до виходу спеціалістів на роботу.
- Налаштуйте первинний документообіг. Затвердьте шаблони поіменних табелів обліку робочого часу, розрахункових відомостей зарплати та щомісячних актів.
- Організуйте військовий облік. Призначте відповідального фахівця, оформіть номенклатуру справ та звірте військово-облікові документи військовозобов’язаних співробітників.
Кадрове оформлення та договірні відносини з фахівцями
Кожен працівник може бути направлений до замовника лише після офіційного працевлаштування в компанії-провайдері. Неприпустимо допускати фахівця до виконання функцій без наказу про прийом на роботу та завчасного направлення відповідного повідомлення податковим органам.
Державна служба України з питань праці (Держпраці) жорстко контролює фактичний допуск працівників, спираючись на імперативні норми закону.
Згідно з ч. 3 ст. 24 Кодексу законів про працю України: «Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнооб’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.»Власне в трудовому договорі має бути закріплено право роботодавця направляти працівника для виконання функцій на об’єктах клієнтів. Обов’язковою умовою є отримання письмової згоди працівника на таке направлення.
Ризики маскування під договори з приватними підприємцями
Спроба підмінити офіційний трудовий найм залученням фізичних осіб-підприємців третьої групи за тристоронніми контрактами розцінюється як створення прихованих трудових відносин. Це призводить до накладення штрафних санкцій за статтею 265 КЗпП у десятикратному чи тридцятикратному розмірі мінімальної зарплати за кожного такого спеціаліста.
Коли виникають претензії контролюючих органів щодо нібито нелегальної діяльності, професійний захист допомагає довести безпідставність санкцій, подібно до того, як спрацював наш кейс про закриття адмінсправи, де провадження закрили через відсутність складу правопорушення.
Організація безпеки праці на території замовника
Законодавство чітко розмежовує обов’язки: роботодавець-аутстафер відповідає за ввідний інструктаж і кадрове діловодство, тоді як безпечні умови на безпосередньому робочому місці гарантує замовник. Якщо ці правила не прописані у договорі між компаніями, у разі виробничого травматизму відповідальність може бути покладена на провайдера.
Супровід аутстафінгових проєктів від ЮРКОНСАЛТ
- Корпоративне структурування. Реєстрація ТОВ з іноземними інвестиціями, вибір системи оподаткування та оформлення кодів КВЕД.
- Розробка контрактів. Підготовка зовнішньоекономічних контрактів, договорів надання персоналу та трудових угод зі співробітниками.
- Комплаєнс аудит. Перевірка первинних документів, табелів обліку часу та виключення ризику постійного представництва нерезидента.
- Впровадження військового обліку. Налагодження кадрового діловодства згідно з Порядком № 1487 та підготовка звітності.
- Правовий захист. Представництво інтересів бізнесу під час перевірок органів праці та оскарження неправомірних рішень у суді.
Фінансові ризики та статус постійного представництва нерезидента
Оподаткування послуг надання персоналу базується на визначенні предмета операції в податковому законодавстві. Забезпечення персоналом є окремою категорією комерційних відносин із власними вимогами до первинного обліку.
Податкове законодавство дає вичерпне тлумачення цій операції для запобігання зловживанням у сфері міжнародних послуг.
Згідно з пп. 14.1.183 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України: «послуга з надання персоналу - господарська або цивільно-правова угода, відповідно до якої особа, що надає послугу (резидент або нерезидент), направляє у розпорядження іншої особи (резидента або нерезидента) одну або декількох фізичних осіб для виконання визначених цим договором функцій.»Якщо закордонна материнська компанія безпосередньо керує повсякденною діяльністю українського провайдера або працівники підписують контракти від імені іноземного замовника, виникає загроза кваліфікації постійного представництва нерезидента. Це тягне штраф 100 000 грн та нарахування додаткових податків.
За наявності складних питань у сфері оподаткування доцільно залучати фахівця, такого як кваліфікований податковий адвокат, який зможе правильно структурувати транскордонні платежі. У подібних ситуаціях допомагає досвідчена судова підтримка, прикладом якої є виграна нашими юристами справа про скасування податкових штрафів, де контролери безпідставно намагалися зняти витрати за реальними договорами.
Первинний документообіг для підтвердження витрат
Головним тригером претензій ревізорів є абстрактні акти на кшталт «послуги персоналу за місяць» без належних додатків. Щоб захистити витрати замовника, кожен акт обов’язково повинен підкріплюватися пакетом документів:
- Поіменний табель обліку. Документ із зазначенням відпрацьованого робочого часу кожним працівником за період.
- Специфікація функцій. Опис переліку завдань і кваліфікації наданих фахівців згідно із попередньою заявкою.
- Підтвердження виплати. Довідка про фактично нараховану заробітну плату та сплачені податки на фонд оплати праці.
Розподіл комерційних та договірних повноважень
Для замовника важливо виключити будь-які формулювання, які надають залученому персоналу право укладати угоди від імені нерезидента. Для цього необхідний якісний господарський супровід договорів, що гарантує відсутність у контрактах ознак представництва або посередництва.
Зразок договору про надання персоналу аутстафінг
ДОГОВІР ПРО НАДАННЯ ПЕРСОНАЛУ (АУТСТАФІНГ) № ___
м. Київ «___» ________ 20__ року
Товариство з обмеженою відповідальністю «[Назва юридичної особи-аутстафера]», в особі директора [ПІБ], який діє на підставі Статуту (далі — «Виконавець»), з однієї сторони, та
Компанія «[Назва іноземної компанії / Замовника]», зареєстрована за законодавством [Країна], в особі [Посада, ПІБ], який діє на підставі [Документ, що посвідчує повноваження] (далі — «Замовник»), з іншої сторони,
разом іменовані як «Сторони», уклали цей Договір про наступне:1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ
1.1. Виконавець зобов’язується надавати Замовнику послуги з надання персоналу (надалі — «Персонал») для виконання функцій, визначених у Заявках Замовника, а Замовник зобов’язується приймати та оплачувати послуги.
1.2. Надання послуг здійснюється відповідно до вимог підпункту 14.1.183 статті 14 Податкового кодексу України та статті 39 Закону України «Про зайнятість населення».2. ПРАВОВИЙ СТАТУС ПЕРСОНАЛУ ТА ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ
2.1. Персонал перебуває у трудових відносинах виключно з Виконавцем. Виконавець самостійно виконує обов’язки роботодавця та податкового агента щодо нарахування зарплати та сплати ЄСВ, ПДФО і військового збору.
2.2. Між Персоналом та Замовником трудові договори не укладаються. Направлення Персоналу здійснюється виключно за письмовою згодою працівників.3. ЗАСТЕРЕЖЕННЯ ЩОДО НЕУТВОРЕННЯ ПОСТІЙНОГО ПРЕДСТАВНИЦТВА
3.1. Персонал не наділений повноваженнями укладати правочини чи вести комерційні переговори від імені Замовника.
3.2. Цей Договір не створює постійного представництва Замовника на території України.4. ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ ПОСЛУГ ТА ОПЛАТА
4.1. Щомісяця Виконавець надає Акт приймання-передачі послуг разом із табелем фактично відпрацьованого часу та підтвердженням сплати зарплатних податків.
4.2. Оплата здійснюється у безготівковій формі згідно з виставленими інвойсами.ВИКОНАВЕЦЬ: ____________________ [Підпис] ЗАМОВНИК: ____________________ [Підпис]
Військовий облік і безпека персоналу компанії
Будь-яка юридична особа в Україні, незалежно від форми власності та наявності іноземних інвестицій, зобов’язана організувати персональний військовий облік. Оскільки провайдер є прямим роботодавцем персоналу, саме на його керівництво покладається вся відповідальність за дотримання встановлених правил.
Відповідно до Порядку № 1487, підприємство призначає відповідальну посадову особу, веде відповідні списки та перевіряє військово-облікові документи у військовозобов’язаних під час працевлаштування. Нехтування цими нормами тягне значні адміністративні штрафи для керівника бізнесу.
Також важливим елементом стабільності є внесення до договорів форс-мажорних застережень та врегулювання дистанційної роботи. Це дозволяє команді виконувати обов’язки віддалено без ризику зриву контрактних зобов’язань перед клієнтом.
Обов’язкова взаємодія з органами військового управління
Компанія зобов’язана щомісяця інформувати районні ТЦК та СП про зміну облікових даних військовозобов’язаних співробітників, їхнє прийняття на роботу чи звільнення. У разі надходження розпоряджень про виклик працівників керівництво повинно вчасно сповістити про це персонал.
Адаптація трудового процесу до умов воєнного стану
Договори з персоналом мають передбачати можливість запровадження гнучкого графіка, надомної або дистанційної роботи. Такий підхід захищає працівників під час повітряних тривог або відключень електроенергії та гарантує замовнику безперервність надання послуг.
Юридичний захист вашого стартапу з надання персоналу
Юридичне бюро «ЮРКОНСАЛТ» допомагає іноземним та українським інвесторам запустити прозору й захищену модель надання персоналу. Ми готуємо комплекти контрактів, супроводжуємо реєстраційні дії та вибудовуємо надійний правовий захист бізнесу.
Питання про аутстафінг в Україні
Чи потрібна ліцензія на надання послуг аутстафінгу в Україні?
Окрема ліцензія на цей вид діяльності наразі не видається, оскільки нормативний порядок видачі дозволів не діє. Проте суб’єкт господарювання зобов’язаний внести відповідні КВЕД 78.20 та 78.30 до державного реєстру та подати повідомлення до Державної служби зайнятості про включення до офіційного переліку роботодавців, які наймають працівників для надання іншим особам.
Чи можна оформити аутстафінг через реєстрацію фахівців як ФОП?
Ні, така схема визнається контролюючими органами як приховані трудові відносини. Якщо приватні підприємці надають послуги за розпорядком замовника та передаються третім особам під виглядом персоналу, це загрожує компанії суттєвими штрафами за статтею 265 КЗпП України. Аутстафінг законно реалізується лише через офіційні трудові договори з компанією-роботодавцем.
Хто несе відповідальність за безпеку праці залучених працівників?
Обов’язок створення безпечних і нешкідливих умов на конкретному робочому місці покладається на замовника, який організовує виробничий процес. При цьому роботодавець-провайдер проводить ввідні інструктажі та забезпечує кадровий комплаєнс. Чітке розмежування обов’язків обов’язково фіксується в тексті договору про надання персоналу.
Як уникнути створення постійного представництва нерезидента?
Необхідно повністю виключити представницькі повноваження співробітників щодо підписання угод та ведення комерційних переговорів від імені клієнта. У контракті прямо зазначається, що замовник придбаває послугу забезпечення трудовими ресурсами, а не створює відокремлений структурний підрозділ.
Які вимоги щодо військового обліку висуваються до компанії?
Компанія зобов’язана призначити відповідальну особу, скласти списки персонального військового обліку та перевіряти облікові документи при працевлаштуванні. Також провайдер зобов’язаний своєчасно повідомляти територіальні центри комплектування про зміну облікових даних працівників.
Прочитати на: мовою