Засвідчення вірності копій документів: правила та способи

Засвідчення вірності копій документів — це офіційне підтвердження того, що зміст копії повністю відповідає тексту оригіналу. Ця процедура є важливою правовою гарантією, яка дозволяє громадянам та бізнесу подавати дублікати документів до державних органів, судів або банків без ризику втрати оригіналів.

В Україні існує три основні способи легалізації копій: через нотаріуса, посадових осіб органів місцевого самоврядування або шляхом самостійного завірення. Кожен із цих варіантів має свої технічні вимоги та обмеження, про які варто знати заздалегідь, щоб уникнути відмов у прийнятті документів.

Нормативна база та способи засвідчення копій

Засвідчення вірності копій документів в Україні регулюється насамперед Законом «Про нотаріат» та спеціальними правилами діловодства. Основна мета процедури — підтвердити, що копія є ідентичною оригіналу і може використовуватися в офіційному обігу нарівні з ним.

На сьогодні існує три легальні способи завірити документ: нотаріальний (найвищий ступінь довіри), через вчинення нотаріальних дій посадовими особами ОМС (у сільській місцевості) та самостійне засвідчення фізичною чи юридичною особою.

Коли потрібен саме нотаріус

Нотаріальна форма є обов’язковою, якщо це прямо передбачено законом або вимогами установи, куди подається документ (наприклад, для реєстрації нерухомості чи оформлення спадщини). Важливо розуміти, що засвідчення копії — це окрема дія, яку не варто плутати з такою послугою, як засвідчення справжності підпису на документах.

Нотаріальне засвідчення: умови та особливості процедури

Нотаріус може засвідчити вірність копії лише за умови пред’явлення оригіналу документа. Якщо документ виданий фізичною особою (наприклад, розписка чи заява), його копія може бути завірена лише у разі, якщо підпис на оригіналі вже був засвідчений нотаріально або за місцем роботи/навчання особи.

Однією з головних перешкод для нотаріуса є фізичний стан документа. Якщо оригінал заламінований, нотаріуси часто відмовляють у вчиненні дії, оскільки плівка перешкоджає перевірці водяних знаків та не дозволяє поставити штамп на звороті.

Ризики процедурних помилок

Навіть технічна помилка нотаріуса при оформленні копії може призвести до її недійсності. У юридичній практиці існують випадки, коли через порушення процедури перевірки документів скасовувалися навіть виконавчі написи, оскільки помилки нотаріуса при вчиненні дій ставали підставою для виграшу справи у суді.

Вимоги ДСТУ 4163:2020 для бізнесу та юросіб

З 2021 року всі юридичні особи зобов’язані оформлювати службову документацію згідно з ДСТУ 4163:2020. Цей стандарт встановлює жорсткі вимоги до відмітки «Згідно з оригіналом». Зокрема, прізвище особи, яка засвідчує копію, має бути написане великими літерами (наприклад, Світлана КОНОНЕНКО), а перед ним обов’язково вказується посада.

Наслідки недотримання стандарту

Недотримання цих правил є критичним для бізнесу, особливо під час участі в тендерах. Якщо копія наказу чи ліцензії завірена без вказівки посади або з порушенням порядку реквізитів, тендерний комітет має формальну підставу відхилити пропозицію компанії.