Коли дитина перебуває за межами України, а зв’язок із нею втрачено або інший з батьків приховує умови її проживання та навчання, діяти самостійно через іноземні муніципалітети вкрай складно через європейські правила захисту персональних даних. Ефективним правовим інструментом для перевірки безпеки неповнолітнього є застосування положень міжнародного договору, ратифікованого нашою державою. У цій статті юристи адвокатського бюро «ЮРКОНСАЛТ» пояснюють офіційний порядок розшуку відомостей, взаємодію через Національну соціальну сервісну службу України, вимоги до перекладу та типові помилки заявників.
Головні факти про отримання відомостей щодо дітей за кордоном
- Україна зробила спеціальне застереження до Конвенції 1996 року: усі запити щодо відомостей про дітей подаються виключно через уповноважений Центральний орган — Національну соціальну сервісну службу України.
- Згідно зі статтею 43 Конвенції 1996 року всі офіційні документи, які передаються між Центральними органами, повністю звільняються від потреби легалізації або проставлення апостиля.
- Вирішальним фактором для обміну інформацією між державами-учасницями є фактичне місце проживання дитини, а не її громадянство.
- Запит має містити обов’язкові точні анкетні дані дитини (латиницею та українською мовою), оскільки іноземні органи повертають звернення без виконання за відсутності належної ідентифікації.
- Запит про умови життя та навчання не є вимогою про примусове повернення: механізм доступу до відомостей за Конвенцією 1996 року юридично відокремлений від репатріації за Конвенцією 1980 року.
- Відповідно до статті 37 Конвенції у наданні інформації відмовляють, якщо це може створити пряму небезпеку для здоров’я, життя або особистої безпеки дитини.
Зміст:
Коли застосовується Конвенція 1996 року і хто є компетентними органами
Міжнародний механізм збору відомостей застосовується, якщо дитина виїхала або перебуває на території однієї з понад 50 держав, що ратифікували Конвенцію про юрисдикцію, право, що застосовується, визнання, виконання та співробітництво щодо батьківської відповідальності та заходів захисту дітей. Цей договір дозволяє офіційно з’ясовувати умови життя, стан здоров’я та факт навчання неповнолітнього безпосередньо через державні канали співпраці.
Базовим принципом конвенційного механізму є прив’язка до звичайного місця проживання, а не до громадянства дитини. Відповідно до статті 5 Конвенції 1996 року органи держави звичайного проживання мають першочергову юрисдикцію щодо вжиття захисних заходів. Водночас вимушений виїзд під час війни не означає автоматичної втрати зв’язку з Україною. Як зазначив Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду в постанові від 31 липня 2024 року у справі № 760/18630/22, тимчасове перебування дитини за кордоном не позбавляє національні суди та органи юрисдикції, якщо збережено тісний правовий і соціальний зв’язок з батьківщиною.
Коло держав-учасниць та принцип звичайного місця проживання
Конвенція об’єднує більшість країн Європейського Союзу (Польщу, Німеччину, Чехію, Іспанію, Італію, Францію), а також Велику Британію, Швейцарію, Норвегію, Туреччину та інші держави. Якщо дитина перебуває в країні-учасниці, українські органи мають прямий нормативний інструмент для транскордонної співпраці. Вирішальним фактором виступає саме факт знаходження дитини в межах юрисдикції відповідної держави, незалежно від її паспорта чи наявності посвідки.
Центральний орган України та роль місцевих служб
Згідно з пунктом 1 заяви до Закону України «Про приєднання України до Конвенції про юрисдикцію, право, що застосовується, визнання, виконання та співробітництво щодо батьківської відповідальності та заходів захисту дітей», головним Центральним органом для виконання зобов’язань визначено Національну соціальну сервісну службу України. Україна встановила суворе застереження: будь-які запити компетентних установ повинні передаватися виключно через цей єдиний хаб, а не безпосередньо через районні підрозділи до закордонних мерій.
Хто може ініціювати запит про становище дитини за кордоном
Ініціювати офіційний запит щодо отримання відомостей про неповнолітнього мають право батьки, які не позбавлені батьківських прав і наділені батьківською відповідальністю, законні опікуни чи піклувальники, а також органи опіки та піклування через місцеві служби у справах дітей. Приватні особи реалізують це право шляхом подання мотивованої заяви до уповноважених державних інстанцій в Україні.
Пряме звернення громадянина до іноземної мерії, школи або соціального відомства на кшталт німецького Jugendamt зазвичай закінчується офіційною відмовою. Європейські регламенти щодо нерозголошення персональних даних забороняють посадовцям надавати інформацію про адресу або медичний заклад приватній особі без її належної транскордонної верифікації через державні канали.
Звернення батьків та опікунів
Батько або мати, які проживають окремо, мають безумовне право знати про стан здоров’я, побутові умови та розвиток сина чи доньки. Головною передумовою для старту процедури є документальне підтвердження родинного зв’язку та збереження батьківських прав. Заявник складає заяву, у якій аргументує неможливість отримати дані самостійно, наприклад, через ігнорування або блокування контактів іншою стороною.
Повноваження служб у справах дітей та органів опіки
Служба у справах дітей за місцем реєстрації дитини або заявника діє на підставі статей 31, 32 та 34 Конвенції 1996 року. Орган перевіряє надані відомості, переконується у відсутності загроз життю та здоров’ю неповнолітнього, формує пакет матеріалів та передає його до Нацсоцслужби для подальшого спрямування за кордон.
Покроковий алгоритм дій для подання запиту через Центральний орган
- Зберіть повний пакет персональних даних дитини: копію свідоцтва про народження, дані закордонного паспорта, відомості про останнє місце реєстрації та відому фактичну адресу перебування за кордоном.
- Підготуйте документи, що підтверджують ваші батьківські права: власний паспорт, РНОКПП та довідку про те, що ви не позбавлені батьківських прав і батьківська відповідальність не обмежувалася.
- Складіть мотивовану заяву на ім’я Центрального органу із зазначенням конкретного переліку питань щодо дитини (стан здоров’я, побут, школа).
- Зробіть сертифікований переклад заяви та всіх додатків офіційною мовою держави, в якій проживає дитина.
- Подайте пакет документів до Служби у справах дітей за місцем вашого проживання для подальшого скерування до Національної соціальної сервісної служби України.
- Отримайте через уповноважену службу офіційну відповідь та звіт іноземних соціальних органів за результатами проведеної перевірки.
Які дані про дитину має містити запит для успішної ідентифікації
Запит виконується іноземною стороною виключно за умови однозначної ідентифікації дитини: обов’язково зазначаються повні прізвище, ім’я та по батькові (українською та в латинській транслітерації за закордонним паспортом), точна дата і місце народження, реквізити свідоцтва про народження, а також максимально вичерпні відомості про особу, з якою проживає неповнолітній. Відсутність деталізації є найпоширенішою підставою для повернення звернення без розгляду.
Іноземні соціальні служби не наділені функціями поліцейського розшуку за загальними реєстрами на підставі лише одного імені. Зазначення приблизного регіону перебування без вулиці або назви освітнього закладу значно затягує комунікацію або унеможливлює виконання процесуальних дій.
Обов’язковий анкетний перелік
До заяви обов’язково додаються: копія свідоцтва про народження, копія паспорта заявника, відомості про закордонний паспорт дитини, остання підтверджена адреса проживання в Україні та відомості про перетин кордону. Якщо є дані про реєстраційні номери за кордоном (наприклад, польський PESEL), їх зазначення суттєво пришвидшує відповідь.
Обґрунтування мети та меж запитуваних відомостей
У тексті має бути чітко окреслено коло питань відповідно до статті 34 Конвенції: чи відвідує дитина дитячий садок або школу, чи закріплена за сімейним лікарем, чи забезпечена належними умовами проживання, чи не зафіксовано фактів домашнього насильства. Питання мають бути сформульовані коректно та стосуватися виключно захисту інтересів дитини.
Юридичні послуги адвокатського бюро ЮРКОНСАЛТ у транскордонних спорах
- Правовий аналіз підстав для подання запиту за Гаазькою конвенцією 1996 року
- Підготовка пакета документів та мотивованої заяви до Національної соціальної сервісної служби
- Організація професійного перекладу та верифікації матеріалів для іноземної юрисдикції
- Адвокатський супровід взаємодії зі службами у справах дітей та органами опіки
- Залучення надійних партнерів-адвокатів у країні перебування дитини у разі відкриття судових проваджень
Порядок взаємодії та маршрут проходження документів
Процедура взаємодії складається з чотирьох послідовних етапів: заявник звертається до місцевої Служби у справах дітей, служба перевіряє матеріали та адресує їх до Національної соціальної сервісної служби України, яка скеровує запит Центральному органу іноземної держави, а після отримання звіту повертає офіційну відповідь заявнику. Пряме направлення заяв громадянами до закордонних служб порушує конвенційний порядок.
Як роз’яснив Верховний Суд у постанові від 17 серпня 2022 року у справі № 613/1185/19, використання адміністративного каналу взаємодії центральних органів не позбавляє особу права одночасно ініціювати судові позови для захисту своїх прав. Комунікація між уповноваженими міністерствами слугує надійним джерелом офіційних доказів для будь-яких подальших процесів.
Етап внутрішньої перевірки в Україні
Місцева служба у справах дітей аналізує статус батьків, наявність чи відсутність судових рішень щодо позбавлення прав або визначення місця проживання, а також готує мотивований супровідний лист. Нацсоцслужба перевіряє дотримання міжнародних норм і здійснює офіційне дипломатично-адміністративне відправлення.
Опрацювання іноземним Центральним органом
Отримавши запит, центральний орган держави перебування дитини передає доручення локальній соціальній службі за місцем її проживання. Інспектори здійснюють вихід за адресою, опитують дорослого, контактують зі школою чи поліклінікою та складають офіційний звіт для зворотного направлення в Україну.
Зразок заяви про надання інформації про дитину за Конвенцією 1996 року
До: Національної соціальної сервісної служби України
(через Службу у справах дітей [Назва органу місцевого самоврядування/РДА])Заявник: [Прізвище, ім’я, по батькові батька/матері]
РНОКПП: [номер]
Адреса реєстрації та проживання: [індекс, область, місто, вулиця, будинок]
Телефон: (050) 101-8228
E-mail: [електронна адреса]ЗАЯВА
про надання інформації щодо умов проживання та стану дитини в іноземній державі
(в порядку статей 31, 32, 34 Конвенції про юрисдикцію, право, що застосовується, визнання, виконання та співробітництво щодо батьківської відповідальності та заходів захисту дітей від 19 жовтня 1996 року)Я, [ПІБ заявника], є батьком/матір’ю малолітньої(-го) [ПІБ дитини], [дата народження] року народження, уродженця(-ки) [місто, країна], що підтверджується свідоцтвом про народження серії [серія] № [номер], виданим [назва органу РАЦС] від [дата]. Батьківських прав щодо дитини я не позбавлений(-а), батьківська відповідальність не обмежувалась.
На даний час дитина перебуває на території [Назва іноземної держави], за орієнтовною адресою: [країна, місто, вулиця за наявності] разом із [ПІБ особи, ступінь родинного зв’язку]. Зв’язок із дитиною наразі перервано, інший з батьків відмовляється надавати відомості про її побут, умови розвитку та здоров’я.
Відповідно до статей 31, 32 та 34 Гаазької конвенції 1996 року Центральні органи взаємодіють з метою надання інформації щодо становища дитини та вжитих заходів її захисту. Згідно зі статтею 43 Конвенції документи, передані між Центральними органами, повністю звільняються від легалізації та апостилювання.
Враховуючи викладене, на підставі статей 31, 32, 34 Конвенції 1996 року, —
ПРОШУ:
1. Прийняти цю заяву та оформити офіційний запит до Центрального органу [Назва держави] щодо надання інформації про становище малолітньої(-го) [ПІБ дитини].
2. З’ясувати точну адресу фактичного проживання та побутові умови дитини.
3. З’ясувати інформацію про стан здоров’я дитини та факт відвідування нею навчального закладу.
4. Надати відповідь у встановлений законодавством строк.Додатки:
1. Копія паспорта та РНОКПП заявника.
2. Копія свідоцтва про народження дитини.
3. Наявні докази перебування дитини за кордоном.
4. Сертифікований переклад заяви та додатків офіційною мовою запитуваної держави.[Дата] [Підпис] / [ПІБ заявника]
Вимоги до мови перекладу та скасування апостиля
Відповідно до статті 43 Конвенції 1996 року, усі документи, які надсилаються або передаються в межах співробітництва Центральних органів, повністю звільняються від потреби будь-якої легалізації або проставлення спеціального штампа апостиль. Це суттєво спрощує підготовку пакета та зменшує судові й нотаріальні витрати заявника.
Водночас звільнення від легалізації не скасовує вимоги щодо мови. Весь пакет документів, включаючи заяву та копії довідок, повинен бути супроводжений сертифікованим перекладом офіційною мовою запитуваної держави або мовою, офіційно визначеною цією країною у спеціальних застереженнях до міжнародного договору.
Коли апостиль не потрібен, а коли є обов’язковим
Якщо передача матеріалів іде конвенційним каналом через Нацсоцслужбу, проставляти апостиль не вимагається. Проте, якщо зацікавлена особа вирішує самостійно надати українське свідоцтво або судове рішення до іноземного суду чи приватної установи за кордоном, штамп апостиль через Електронний реєстр апостилів Міністерства юстиції України та нотаріальне засвідчення залишаються суворо обов’язковими.
Особливості перекладу документів
Переклад повинен виконуватися професійним перекладачем із зазначенням кваліфікації. Усі власні назви, імена, прізвища дитини та батьків мають суворо збігатися з написанням у закордонних паспортах для запобігання відхиленню матеріалів іноземною канцелярією.
Межі повноважень та підстави для відмови у наданні інформації
Центральний орган або компетентна служба має законне право відмовити в наданні відомостей на підставі статті 37 Конвенції, якщо задоволення запиту може створити пряму небезпеку для життя, здоров’я чи майна дитини, або загрожувати безпеці членів її сім’ї. Окрім того, запит повертається без виконання у разі відсутності базових ідентифікаційних даних неповнолітнього.
Важливо розуміти межі компетенції державних органів: українська служба у справах дітей не може проводити перевірки на іноземній території. З іншого боку, з’ясування обставин тривалого проживання має ключове юридичне значення. Згідно з правовою позицією Об’єднаної палати Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду від 18 вересня 2023 року у справі № 545/2247/18, якщо дитина проживає в іншій державі понад рік і там створилися умови її постійного середовища, юрисдикційні повноваження щодо вирішення подальших заходів захисту можуть переходити до органів країни поточного перебування.
Захист від домашнього насильства та безпековий фільтр
Якщо щодо заявника в Україні або за кордоном винесено обмежувальний припис або наявні зафіксовані факти насильства щодо матері чи дитини, іноземний орган відмовить у розкритті адреси. У такому разі надається лише узагальнена довідка про те, що життю неповнолітнього нічого не загрожує, без зазначення точних координат розміщення сім’ї.
Розмежування з процедурою примусового повернення
Запит за Конвенцією 1996 року спрямований виключно на отримання інформації про стан та умови життя особи. Цей механізм не є заявою про примусове повернення викраденої чи неправомірно утримуваної дитини, яка подається зовсім за іншою процедурою на підставі Гаазької конвенції 1980 року.
Коли доцільно залучати адвоката в іноземній державі
Звернення до адвоката, який має ліцензію на правову діяльність у державі перебування дитини, стає необхідним у разі відкриття місцевими соціальними службами справи про відібрання неповнолітнього, призначення тимчасового опікуна, загрози поміщення до притулку або коли іноземний орган неправомірно ігнорує законні права українського батька. Національні органи України не представляють інтереси громадян в іноземних судових процесах.
Адвокат у країні перебування має процесуальне право брати безпосередню участь у засіданнях суду, подавати заперечення проти дій закордонних соціальних служб та домагатися визнання рішень, ухвалених в Україні, у судовому порядку відповідної держави.
Представництво в судах та органах захисту за кордоном
У разі конфлікту між батьками або загрози ізоляції дитини місцевий юрист забезпечує подання клопотань щодо графіка спілкування, участі у вихованні та доступу до медичної картки безпосередньо за законодавством країни перебування.
Комплексна робота українського та іноземного захисника
Найкращий результат дає синхронна робота адвокатів: українське бюро збирає необхідні підтвердні документи, довідки про утримання та рішення судів в Україні, а закордонний партнер легалізує їх та пред’являє до матеріалів іноземного провадження.
Потрібна допомога у взаємодії з іноземними органами щодо дитини
Міжнародні сімейні процедури вимагають бездоганного оформлення юридичних документів, точного перекладу та суворого дотримання конвенційних регламентів. Помилка у формулюванні запиту або недостатня ідентифікація особи призводять до повернення матеріалів без розгляду та втрати місяців.
Адвокатське бюро «ЮРКОНСАЛТ» здійснює комплексний юридичний супровід транскордонних сімейних питань: від формування заяви до Центрального органу до співпраці з іноземними колегами в юрисдикції перебування дитини. Зв’яжіться з нашими адвокатами для отримання первинного аналізу вашої ситуації.
Часті запитання щодо отримання даних про дитину за кордоном
Хто має право подати запит про стан дитини за кордоном
Право ініціювати офіційну процедуру мають батьки, які не позбавлені батьківських прав та володіють батьківською відповідальністю, законні опікуни або піклувальники, а також служби у справах дітей та органи опіки в інтересах неповнолітнього.
Чи обов'язково проставляти апостиль на документи
Ні, якщо пакет документів направляється офіційним каналом через Національну соціальну сервісну службу України. Стаття 43 Конвенції прямо звільняє такі документи від вимоги легалізації та апостилювання, однак обов’язковим залишається сертифікований переклад мовою запитуваної країни.
Які відомості обов'язкові для ідентифікації дитини
Необхідно вказати повні прізвище, ім’я та по батькові дитини (українською мовою та латиницею), дату і місце народження, реквізити свідоцтва про народження, відомості про особу, з якою проживає дитина, та останню відому фактичну адресу або назву навчального закладу.
Чи можна через цей запит примусово повернути дитину в Україну
Ні, запит за Конвенцією 1996 року спрямований виключно на співпрацю та з’ясування реальних умов життя дитини. Питання примусового повернення неправомірно вивезених або утримуваних дітей розглядаються за окремим регламентом Гаазької конвенції 1980 року.
Коли слід звертатися до адвоката в країні перебування дитини
Допомога іноземного адвоката необхідна, якщо місцеві органи відкрили судове провадження щодо захисту неповнолітнього, призначили стороннього опікуна, заблокували доступ до інформації або коли виникає потреба примусового виконання українського судового рішення в іноземній юрисдикції.
Прочитати на: мовою