Оновлення військово-облікових даних працівників через Дію стало доступним для українських роботодавців у форматі прямої електронної взаємодії. Підприємства, установи та організації тепер можуть звіряти й актуалізувати кадрову інформацію онлайн без паперового листування з центрами комплектування.
Цифровізація значно зменшує ризик прострочення повідомлень та позбавляє керівників необхідності надсилати поштові форми щоразу, коли змінюється статус військовозобов’язаного спеціаліста.
Коротко про електронне оновлення обліку працівників
- Роботодавці можуть оновлювати окремі відомості військового обліку працівників онлайн через портал Дія.
- Дублювати електронне повідомлення паперовими листами чи візитами до ТЦК більше не потрібно.
- Через Дію передаються дані про прийняття, звільнення, зміну прізвища та місця проживання.
- Відомості вносяться до системи Оберіг протягом 72 годин після верифікації.
- Роботодавець не може самостійно змінювати ВОС чи придатність за ВЛК.
Зміст:
Які відомості працівників дозволено оновлювати онлайн
Через портал Дія роботодавці можуть передавати чітко визначений перелік кадрових змін щодо військовозобов’язаних співробітників. Доступний функціонал охоплює повідомлення про прийняття фахівця на роботу, його звільнення з посади, зміну прізвища чи інших персональних даних, а також зміну задекларованого місця проживання.
Для швидкої звірки відомостей використовується офіційна послуга актуалізація відомостей персонального обліку працівників на порталі Дія, яка зв’язує кадровий облік компанії з базою даних призовників.
Згідно з ч. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу»:
Згідно з ч. 5 ст. 34 Закону України «Про військовий обов'язок і військову службу»: «Персональний облік призовників, військовозобов'язаних та резервістів передбачає облік відомостей щодо таких осіб за місцем їх роботи або навчання та покладається на керівників підприємств, установ, організацій незалежно від підпорядкування і форми власності.»Важливо пам’ятати про встановлені законом обмеження щодо повноважень роботодавця під час електронного оновлення:
- Прийняття та звільнення. Фіксація дати початку або припинення трудового договору співробітника.
- Персональні відомості. Оновлення прізвища, імені, по батькові та паспортних реквізитів після реєстрації відповідних актів.
- Місце проживання. Внесення актуальної адреси реєстрації або фактичного перебування.
- Заборонені для зміни дані. Роботодавець не має права редагувати ступінь придатності за ВЛК, військове звання, категорію чи військово-облікову спеціальність.
Порядок подання електронного повідомлення через Дію
Подати електронне повідомлення про зміну даних може лише керівник підприємства або офіційно уповноважена особа за допомогою кваліфікованого електронного підпису. Застосування особистого підпису фізичної особи без прив’язки до ЄДРПОУ компанії призведе до технічної відмови сервісу.
Перед відправкою заяви компанії доступна попередня перевірка інформації через сервіс отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних, що дає змогу звірити поточний статус кадрів.
Згідно з ч. 3 ст. 14 Закону України «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів»:
Згідно з ч. 3 ст. 14 Закону України «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов'язаних та резервістів»: «Органи державної влади, підприємства, установи та організації подають відомості до Реєстру в електронному вигляді у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.»Для уникнення блокування заяви роботодавцю слід враховувати передумови взаємодії державних систем. Зокрема, інформація про наказ щодо прийняття або звільнення має бути своєчасно синхронізована з Реєстром застрахованих осіб Пенсійного фонду України.
Як оновити відомості працівника через портал Дія
- Авторизуйтеся на порталі. Увійдіть до кабінету юридичної особи на порталі Дія за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) підприємства.
- Оберіть потрібну послугу. Перейдіть до розділу актуалізації відомостей персонального обліку військовозобов’язаних працівників.
- Внесіть дані про кадри. Заповніть інформацію про наказ щодо прийняття, звільнення або зміну особистих відомостей відповідного співробітника.
- Підпишіть та надішліть форму. Накладіть електронний підпис юридичної особи та відправте документ на автоматичну перевірку.
- Перевірте статус виконання. Дочекайтеся зміни статусу повідомлення на успішний та отримайте квитанцію про внесення змін до реєстру Оберіг.
Строки внесення інформації до реєстру Оберіг
Оновлення інформації в Єдиному державному реєстрі «Оберіг» відбувається протягом 72 годин після успішної автоматичної верифікації надісланих даних. Якщо система виявляє розбіжності в написанні прізвища чи номерах документів, повідомлення надходить на ручне опрацювання оператором ТЦК та СП, що подовжує строк до 3 робочих днів.
Поки раніше подане повідомлення щодо працівника має статус «в обробці», сформувати нову заяву на цю ж особу неможливо. Роботодавцю необхідно дочекатися фінального підтвердження або відхилення запиту.
У судовій практиці нерідко виникають спори щодо неправомірних претензій органів комплектування до кадровиків. Прикладом захисту прав є судова справа, де ТЦК намагався безпідставно оштрафувати посадову особу за давні події.
Пирятинський районний суд Полтавської області у справі №544/3130/25 від 08.01.2026 зазначив: «Начальницю відділу кадрів було притягнуто до відповідальності за неналежну перевірку військово-облікових документів працівників, однак суд встановив, що позивачка обійняла посаду значно пізніше періоду прийняття зазначених працівників на роботу, тому постанову ТЦК скасовано.»ТЦК не може штрафувати кадровика за порушення, які відбулися до його фактичного призначення на посаду.
Чим допоможе юридичне бюро ЮРКОНСАЛТ
- Аудит кадрової документації. Перевіримо правильність наказів та відповідність відомостей вимогам чинного законодавства.
- Консультації щодо електронного обліку. Допоможемо налаштувати подання кадрових змін через державні електронні сервіси без помилок.
- Оскарження постанов ТЦК. Захистимо керівника та відповідальних осіб у суді в разі неправомірних штрафів за військовий облік.
Чому більше не потрібне паперове дублювання
Після успішного відправлення електронної форми через портал Дія роботодавець повністю звільняється від необхідності надсилати паперові листи чи відвідувати ТЦК та СП. Електронна квитанція з підтвердженням доставки має повноцінну юридичну силу для контролюючих органів.
Згідно з ч. 1 ст. 38 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу»:
Згідно з ч. 1 ст. 38 Закону України «Про військовий обов'язок і військову службу»: «Керівники підприємств, установ, організацій незалежно від підпорядкування і форми власності зобов'язані повідомляти про зміну облікових даних призовників, військовозобов'язаних та резервістів органам, у яких вони перебувають на військовому обліку.»Якщо виникають суперечки щодо процедури оповіщення або трудових спорів, варто звернути увагу на те, як вирішується справа про бездіяльність роботодавця, де юридична фіксація кожного кроку має вирішальне значення для захисту інтересів компанії.
Також корисно заздалегідь знати правила того, куди і як подавати звіти, щоб не припуститися технічних помилок під час перевірок.
Юридичний супровід військового обліку компанії
Юридичне бюро «ЮРКОНСАЛТ» допомагає підприємствам налагодити електронну взаємодію з державними реєстрами та уникнути штрафів ТЦК. Наші адвокати перевірять правильність кадрових документів та забезпечать правовий захист керівництва у спірних ситуаціях.
Питання про оновлення даних працівників через Дію
Чи потрібно дублювати електронне повідомлення паперовим листом до ТЦК
Ні, нормативні вимоги чітко визначають: якщо роботодавець надіслав повідомлення в електронній формі через портал Дія, подавати паперовий Додаток 4 особисто чи надсилати його поштою не потрібно. Квитанція в кабінеті підтверджує виконання обов’язку.
Які саме дані працівника компанія може оновити через сервіс
Через портал Дія роботодавцю доступні 4 ключові дії: повідомлення про прийняття працівника на роботу, повідомлення про звільнення, зміна прізвища чи інших персональних відомостей та зміна адреси проживання спеціаліста.
Чи може підприємство змінити ВОС або придатність працівника за ВЛК
Ні, роботодавець не має права вносити такі зміни. Військово-облікову спеціальність, ступінь придатності за ВЛК та військове звання визначають та змінюють виключно посадові особи районних ТЦК та СП на підставі первинних документів.
Скільки часу триває оновлення інформації в реєстрі Оберіг
У разі успішної автоматичної верифікації інформація синхронізується з реєстром «Оберіг» протягом 72 годин. Якщо заява потребує ручного розгляду оператором ТЦК через розбіжності в документах, строк становить до 3 робочих днів.
Чому портал Дія може відхилити повідомлення про працівника
Основними причинами відмови є відсутність підтверджених відомостей про трудові відносини у базі Пенсійного фонду України, помилка в РНОКПП або спроба використати особистий підпис замість кваліфікованого електронного підпису юридичної особи.
Прочитати на: мовою