Вимога документів трудових відносин дає працівникові право письмово просити у роботодавця копії наказів, розрахункові листки та інші відомості.
Адвокатське бюро «ЮРКОНСАЛТ» профільно супроводжує такі спори: аналізує кадрові документи, готує звернення, а за потреби захищає інтереси клієнтів у Держпраці та судах.
Що потрібно знати перед поданням вимоги
- Відповідно до ст. 49 КЗпП України, роботодавець має видати працівникові довідку про роботу, посаду, кваліфікацію, час роботи та розмір заробітної плати. Якщо потрібна саме довідка про трудову діяльність, вимогу варто подавати письмово і зберігати підтвердження вручення.
- За ст. 110 КЗпП України і ст. 30 Закону про оплату праці працівник має отримувати розшифровку нарахувань і утримань при кожній виплаті зарплати.
- Якщо заклад є державним або комунальним, запит на розклад, тарифікацію та внутрішні накази може підпадати під Закон про доступ до публічної інформації, а відповідь мають надати у 5 робочих днів.
- Копії документів треба завіряти за ДСТУ 4163:2020: напис «Згідно з оригіналом», посада, підпис, дата та прізвище великими літерами.
- За безпідставну відмову у видачі документів посадовцям загрожує штраф за ст. 41 КУпАП, а роботодавцю — фінансова санкція за ст. 265 КЗпП.
Зміст:
Вимога документів трудових відносин: коли працівник має право на копії
Працівник має право письмово вимагати довідку про роботу, кадрові накази та дані про оплату праці, якщо ці відомості потрібні для захисту зарплати, стажу або правильного розкладу роботи. Таке право випливає з ст. 29 КЗпП України, ст. 49 КЗпП України та ст. 31 Закону про оплату праці.
Які підстави дають право на запит
Право на запит виникає, коли працівникові потрібні власні кадрові документи або відомості про нарахування зарплати для перевірки умов праці. Якщо роботодавець належить до суб’єктів публічного сектору, додатково застосовується режим доступу до інформації.
- Трудовий договір (контракт) та посадова інструкція: Завірений екземпляр або копія договору із додатковими угодами, де зафіксовані обсяг навантаження, посадові обов’язки та умови оплати праці.
- Кадрові накази (розпорядження): Копії наказів про прийняття на роботу, переведення, зміну обсягу навчального/виробничого навантаження, суміщення та надання відпусток.
- Розрахункові листки та довідки про зарплату (форми ОК-5, ОК-7): Помісячні розрахункові листки за спірний період (2024–2026 рр.) із розшифровкою ставки, доплат, індексацій, премій і податкових утримань.
- Табелі обліку робочого часу та тарифікаційні списки: Копії затверджених табелів обліку робочого часу, графіків змінності та тарифікаційних списків за навчальні роки/місяці.
- Розклад уроків / лекцій та навантаження: Затверджені керівником закладу розклади занять, графіки консультацій та індивідуальні плани викладача із підписом про ознайомлення.
- Поштовий опис вкладення (форма 107) і фіскальний чек: Повний опис документів, що надсилаються, із відбитком поштового штемпеля «Укрпошти», квитанція про сплату та трек-номер відправлення.
Кодекс законів про працю України (ст. 49)Згідно з Кодексом законів про працю України (ст. 49): Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.Недоплата викладачу після прихованих доплат
Уявіть ситуацію: ви викладач і щомісяця отримували 14 200 грн замість очікуваних 19 800 грн, але роботодавець не показував розрахункові листки та тарифікацію. Після письмової вимоги про надання документів, поданої з посиланням на ст. 49 КЗпП України і ст. 110 КЗпП України, заклад був змушений видати копії, де виявилися невраховані доплати за заміщення.
Саме тому вимога роботодавцю про документи часто дає практичний результат ще до спору, якщо її правильно оформити й надіслати цінним листом.
Що відрізняє вимогу документів від простого «ознайомлення»
У запиті потрібно просити саме завірені копії або довідку, а не лише можливість ознайомитися. Це впливає на доказову силу документів у подальшому спорі.
Чим може допомогти адвокат бюро ЮРКОНСАЛТ з трудового права
- Підготуємо вимогу роботодавцю про документи з правильними посиланнями на КЗпП, Закон про оплату праці та суміжні акти.
- Перевіримо, чи всі завірені копії оформлено належно, і підкажемо, які копії варто витребувати повторно.
- Складемо запит на документи про оплату праці, якщо є ознаки недоплат чи неправильної деталізації.
- Підготуємо скаргу до Держпраці та процесуальні документи для суду при ігноруванні вимоги.
- Допоможемо з доказовою базою: збиратимемо підтвердження відправлення/вручення та готуватимемо позицію для спору.
Які документи слід вимагати: детальний перелік
Вимога має бути предметною: трудовий договір, кадрові накази, розрахункові листки, табелі та відомості про навантаження. Для працівників закладів освіти важливі також розклад і тарификація.
Базовий перелік
Просіть довідку про роботу, копії наказів про прийняття/переведення/звільнення, посадові документи, а також документи щодо стажу та оплати праці.
| Критерій / дія | Особливості та порядок | Правова підстава |
|---|---|---|
| Довідка про роботу та розмір оплати праці | Видається безоплатно на письмову вимогу працівника; містить кваліфікацію, посаду, стаж і структуру доходу | ст. 49 Кодексу законів про працю України |
| Відомості про нарахування зарплати (розрахункові листки) | Повинні надаватися при кожній виплаті зарплати із деталізацією окладу, надбавок, премій, доплат і утримань податків | ст. 110 КЗпП України, ст. 30 Закону України «Про оплату праці» |
| Кадрові накази, розклад занять, тарифікаційні списки | Надання завірених копій у 5-денний строк (для держ- та комунальних закладів) або у строк до 30 днів (загальне звернення) | ст. 20 Закону № 2939-VI, ст. 20 Закону № 393/96-ВР |
| Табелі обліку використання робочого часу | Підтверджують фактично відпрацьовані години, чергування та підставу для погодинної чи посадової оплати | Наказ Держкомстату України № 489, ст. 29 КЗпП України |
| Витребування кадрових та фінансових документів у судовому порядку | Подання клопотання до суду про витребування доказів разом із позовом за наявності відмови або ігнорування запиту | ст. 84 Цивільного процесуального кодексу України |
Закон України «Про оплату праці» (ст. 31)Згідно із Законом України «Про оплату праці» (ст. 31): Відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника.Документи про оплату праці
Доцільно вимагати розрахункові листки, відомості про премії, доплати, індексацію та утримання, а також документи, на підставі яких здійснювалися нарахування.
Кодекс законів про працю України (ст. 110)Згідно з Кодексом законів про працю України (ст. 110): При кожній виплаті заробітної плати власник або уповноважений ним орган повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці: загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат; розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати; сума заробітної плати, що належить до виплати.Як подати вимогу роботодавцю
- Підготуйте текст. Складіть письмову вимогу на ім’я керівника з переліком документів, які потрібні, і зазначте правові підстави: ст. 29 КЗпП України, ст. 49 КЗпП України, ст. 31 Закону про оплату праці.
- Перелічіть документи. Окремо вкажіть, що просите надати кадрові документи працівника, завірені копії документів, розрахункові листки, табелі та інші відомості.
- Надішліть цінним листом. Відправте вимогу цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
- Збережіть докази. Залиште собі копію вимоги, опис вкладення, чек, трек-номер і підтвердження вручення.
- Фіксуйте строк відповіді. Якщо роботодавець не відповів — готуйте повторну вимогу, скаргу до Держпраці та клопотання про витребування доказів у суді за ст. 84 ЦПК України.
Як правильно скласти та відправити вимогу цінним листом
Оформлюйте вимогу як окремий письмовий документ: хто адресат, хто заявник, перелік документів і правова підстава. Для доказовості обирайте цінний лист з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Що обов’язково зазначити
Вкажіть період роботи, перелік документів, спосіб доставки відповіді та вимогу надати саме завірені копії. Додайте реквізити для листування.
Які докази зберігати
Збережіть опис вкладення, чек, трек-номер, повідомлення про вручення або повернення відправлення. Це допоможе у скаргах та суді.
Що робити при відмові або неповній відповіді роботодавця
Якщо документи не надано або надано неповністю, переходьте до фіксації порушення та подачі скарги до Держпраці. За потреби звертайтеся до суду з клопотанням про витребування доказів. Практичні рекомендації щодо подібних ситуацій також читайте у консультації «як замовити довідку про доходи ДПС».
Коли потрібна скарга до Держпраці
Скаргу доцільно подавати, коли роботодавець ігнорує вимогу, видає копії без належного засвідчення або відмовляється надати конкретні документи. Правове регулювання цього порядку закріплено положеннями ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Порада від ЮРКОНСАЛТ щодо фіксації доказів
Надсилайте вимогу цінним листом з описом вкладення, а не звичайним рекомендованим відправленням чи електронною поштою без КЕП. Так ви зможете підтвердити, які саме документи відправили, і це критично для скарги до Держпраці або суду.
Якщо роботодавець видає копії без напису «Згідно з оригіналом», дати та прізвища великими літерами — вимагайте повторне засвідчення за ДСТУ 4163:2020.
Як просити суд витребувати докази
У суді подайте клопотання про витребування документів, які ви не могли отримати добровільно. Додайте копію вимоги та поштові докази. Судова практика (Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду) у справі № 279/6637/25 підтверджує важливість дотримання встановленої процедури.
Зразок вимоги про надання документів щодо трудових відносин
Зразок вимоги про надання документів щодо трудових відносин
Директору [назва підприємства / закладу], [ПІБ керівника]
Від: [посада], [ПІБ працівника], адреса для листування, телефон, e-mail
ВИМОГА
про надання належним чином засвідчених копій документів щодо трудових відносин та оплати праці
Я, [ПІБ], працюю у [назва закладу] на посаді [посада]. Мені потрібні документи, що підтверджують трудові відносини, умови праці, обсяг навантаження та нарахування заробітної плати, а також відомості про розклад занять.
Згідно з ст. 29 КЗпП України роботодавець має забезпечити роз’яснення прав працівника, а за ст. 49 КЗпП України — видати довідку про роботу, посаду, кваліфікацію, час роботи і розмір заробітної плати. Відомості про оплату праці надаються за ст. 31 Закону України «Про оплату праці» та повинні бути засвідчені відповідно до ДСТУ 4163:2020.
ПРОШУ НАДАТИ:
1. Довідку про мою роботу із зазначенням посади, спеціальності, кваліфікації, часу роботи та розміру заробітної плати.
2. Завірені копії наказів про прийняття, переведення, зміну навантаження, відпустки, суміщення та інші кадрові рішення.
3. Помісячні розрахункові листки, відомості про нарахування та утримання, табелі обліку робочого часу, тарифікаційні списки і розклад занять.
4. Надіслати документи на мою поштову адресу та, за можливості, дублювати на e-mail.
Додатки: копія паспорта; копія РНОКПП; копія трудового договору або наказу про призначення (за наявності).
Дата: [дата]
Підпис: ____________ / [ПІБ]
Адміністративні скарги та судовий захист прав працівника
Невиконання вимоги не позбавляє працівника прав. Навпаки, це створює додаткові докази для контролюючих органів і суду. Детальний розбір суміжних правових нюансів наведено у матеріалі «заява в архів про отримання документів — зразок і вимоги».
Наслідки ігнорування
Ігнорування звернення часто розцінюється як недобросовісна поведінка та ускладнює захист роботодавця в спорі.
Куди звернутися по допомогу
Можна звернутися до Держпраці або ініціювати судовий розгляд. Для швидкої перевірки даних також використовують офіційні онлайн-сервіси.
Потрібна допомога з вимогою до роботодавця
Якщо роботодавець ігнорує вашу вимогу або видає документи вибірково, зверніться до нашого адвоката з трудового права. Ми підготуємо письмову вимогу, скаргу до Держпраці та процесуальні документи для суду.
Часті запитання про вимогу документів
Як вимагати від роботодавця завірені копії трудового договору та розрахункових листків?
Потрібно подати письмову вимогу на ім’я керівника з посиланням на ст. 49 і ст. 110 КЗпП України та ст. 31 Закону України «Про оплату праці». Вимагайте копії із засвідченням за ДСТУ 4163:2020: напис «Згідно з оригіналом», посада, підпис, дата та ПІБ.
Які документи можна запитати щодо оплати праці та розкладу занять?
Запитуйте розрахункові листки, відомості про премії та доплати, табелі обліку робочого часу, тарифікаційні списки, накази про навантаження та затверджений розклад/графіки. Для закладів освіти це ключові документи для перевірки обсягу роботи і підстав для оплати.
Як правильно надіслати вимогу цінним листом і що зберігати як докази?
Оформіть цінний лист із описом вкладення (форма 107), збережіть примірник опису зі штемпелем, фіскальний чек, трек-номер і повідомлення про вручення або підтвердження доставки.
Що робити, якщо роботодавець відмовляється видавати документи або ігнорує лист?
Зафіксуйте відмову/мовчання поштовими документами та подайте скаргу до Держпраці. Якщо справа дійде до суду — просіть витребувати документи за ст. 84 ЦПК України.
Прочитати на: мовою