Як оформити запрошення для іноземця в Україну

Плануєте візит іноземного гостя чи бізнес-партнера? Оформити запрошення для іноземця в Україну — це перший і найважливіший крок для отримання візи типу С. Без цього документа консульство просто не розгляне візову заяву, тому важливо знати всі процедурні тонкощі.

З квітня 2017 року Державна міграційна служба більше не займається видачею цих документів, тому вся відповідальність за правильність підготовки покладається на приймаючу сторону. Найменша помилка в транслітерації імені або відсутність обов’язкових реквізитів призведе до миттєвої відмови у візі за кордоном.

Типи запрошень для іноземців в Україну

Існує три основні типи запрошень, на підставі яких оформлюється короткострокова віза типу С для в’їзду в Україну: приватне, ділове та туристичне. Кожен із цих документів має свої особливості оформлення та подачі, залежно від мети візиту іноземного громадянина.

Приватне запрошення в Україну оформлюється від імені фізичної особи, яка є родичем, другом чи нареченим гостя. Якщо ж іноземець їде для проведення переговорів чи підписання контрактів, компанія готує бізнес запрошення для іноземця. Для звичайних подорожей підходить туристичний варіант, який видає ліцензований туроператор.

Короткострокова віза типу С дозволяє іноземцям перебувати на території нашої держави не більше 90 днів протягом будь-якого 180-денного періоду. Варто пам’ятати, що після успішного отримання візи на кордоні на іноземного гостя чекає обов’язковий біометричний контроль іноземців в Україні. Детальні вимоги до візових процедур можна знайти у Розділі «Візові питання» на сайті Міністерства закордонних справ України.

Загальні правила перетину кордону чітко регламентує закон.

Згідно з ч. 1 ст. 10 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства»: «Іноземці та особи без громадянства в’їжджають в Україну за наявності визначеного цим Законом чи міжнародним договором України паспортного документа та візи, якщо інше не передбачено законодавством чи міжнародними договорами України»

Це означає, що для більшості іноземців наявність візи є обов’язковою, а запрошення виступає ключовим документом для її відкриття.

Хто має право оформлювати запрошення іноземцю

Оформити офіційне запрошення для іноземця в Україну може будь-яка приймаюча сторона, яка легально перебуває або зареєстрована в нашій країні. До цього кола належать як фізичні особи (громадяни України та іноземці з посвідками), так і юридичні особи різних організаційно-правових форм.

Фізичні особи можуть виступати приймаючою стороною, якщо вони мають постійне або тимчасове проживання в Україні на законних підставах. Юридичні особи — це українські підприємства, державні установи, представництва іноземних компаній чи міжнародних організацій. Для перевірки загальних міграційних правил та строків перебування приймаюча сторона може відвідати Офіційний веб-портал Державної міграційної служби України.

У нашій практиці часто виникають ситуації, коли іноземні громадяни звертаються за іншими послугами, наприклад, коли планується розірвання шлюбу з іноземцем. Це підтверджує, що юридичні зв’язки з іноземцями потребують комплексного підходу та ретельної перевірки документів на кожному етапі співпраці.

Типова помилка виникає, коли іноземець із тимчасовою посвідкою (наприклад, студент) намагається запросити родича на період, що перевищує термін дії його власного документа. Нотаріус обґрунтовано відмовить у такій дії, адже термін запланованого візиту гостя не може бути довшим за термін легального перебування самої приймаючої сторони.

Нотаріальне посвідчення приватного запрошення від фізичної особи

Для оформлення приватного запрошення фізична особа зобов’язана звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса для посвідчення своєї заяви. З 16 квітня 2017 року органи ДМС повністю припинили видачу таких документів, передавши цю функцію нотаріату.

Приватний нотаріус засвідчує підпис приймаючої особи на спеціальному гербовому бланку. Для цього приймаюча сторона має особисто з’явитися до нотаріуса з оригіналом свого паспорта — оформлення за довіреністю або дистанційно є неможливим.

Ці зміни були запроваджені для спрощення процедури та зменшення бюрократичного навантаження.

Згідно з абзацом другим пункту 2 Постанови Кабінету Міністрів України від 1 березня 2017 р. № 118: «скасувати вимогу щодо оформлення запрошень Державною міграційною службою та запровадити оформлення віз на підставі нотаріально засвідченого запрошення фізичної особи або листа-звернення юридичної особи»

Таким чином, тепер саме нотаріальна заява є єдиною законною підставою для отримання гостьової візи.

Обов’язкові реквізити приватної заяви

У тексті заяви нотаріус обов’язково зазначає повні паспортні дані приймаючої сторони та іноземного гостя. Особливу увагу приділяють транслітерації: ім’я та прізвище іноземця мають бути перекладені українською мовою, але обов’язково дублюватися латиницею точно так, як вказано у його закордонному паспорті.

Також у документі прописують точну мету поїздки, період візиту, кількість запланованих в’їздів та адресу проживання гостя в Україні. Обов’язковим пунктом є фінансове зобов’язання приймаючої сторони покрити всі можливі витрати іноземця.

Важливість точної транслітерації імен

Найменша помилка в написанні імені або прізвища іноземця в нотаріальному бланку порівняно з його паспортом призведе до того, що візовий центр за кордоном відхилить документи. Якщо така помилка сталася, доведеться повторно звертатися до нотаріуса та заново сплачувати вартість його послуг, тому ретельно перевіряйте кожну літеру перед підписанням.

Оформлення ділового запрошення від юридичної особи

Ділове запрошення від юридичної особи оформлюється безпосередньо на офіційному фірмовому бланку підприємства без залучення нотаріуса. Такий документ підписується керівником компанії або уповноваженою особою та завіряється мокрою печаткою за її наявності.

Для бізнес-запрошень компанія повинна мати повні реквізити, включаючи код ЄДРПОУ, вихідний номер та дату реєстрації документа. Якщо надіслати лист на звичайному папері без цих даних, консульство України поверне заяву без розгляду через невідповідність офіційним вимогам.

Вимоги до змісту ділових листів чітко прописані в урядових правилах.

Згідно з підпунктом 1 пункту 7 Постанови Кабінету Міністрів України від 1 березня 2017 р. № 118 підставою є: «лист-запрошення юридичної особи, оформлений на офіційному бланку»

У листі обов’язково зазначаються фінансові гарантії компанії щодо покриття витрат іноземного партнера під час перебування в Україні.

Документи для оформлення запрошення іноземцю в Україну

Щоб успішно оформити запрошення, приймаюча сторона має підготувати чіткий пакет документів для нотаріуса або для внутрішнього обліку компанії. Основним документом є посвідчення особи приймаючої сторони та якісна копія закордонного паспорта іноземця з перекладом.

Для фізичних осіб перелік документів включає:

• Паспорт приймаючої особи. Оригінал паспорта громадянина України або ID-картка з витягом про реєстрацію місця проживання.
• Посвідка на проживання. Для іноземців, які проживають в Україні, обов’язково надається оригінал діючої постійної або тимчасової посвідки.
• Копія паспорта гостя. Чітка копія першої сторінки закордонного паспорта іноземця разом із професійним перекладом українською мовою.
• Фінансове забезпечення. Документи, що підтверджують наявність коштів для покриття витрат на перебування іноземця.

Зверніть увагу, що переклади іноземних документів часто потребують додаткової верифікації, такої як консульська легалізація документів. Це допомагає підтвердити юридичну силу іноземних паперів перед їх подачею українським державним органам чи нотаріусам.

Вимоги до фінансового забезпечення

Приймаюча сторона повинна підтвердити свою фінансову спроможність утримувати гостя. Це питання регулюється спеціальним нормативним актом.

Згідно з абзацом першим пункту 3 Постанови Кабінету Міністрів України від 4 грудня 2013 року № 884: «в’їзд в Україну, перебування на території України та transitний проїзд через її територію іноземців та осіб без громадянства здійснюється за наявності достатнього фінансового забезпечення або можливості отримати таке забезпечення законним шляхом на території України»

Фізична особа підтверджує це випискою з банківського рахунку або зазначенням відповідних гарантій у тексті нотаріальної заяви, а компанія — банківською випискою за запитом консульства.

Надсилання оригіналу іноземному гостю

У нашій практиці був випадок, коли українець запросив друга з Індії через приватне нотаріальне запрошення, проте надіслав йому лише якісну скан-копію документа електронною поштою. Під час подачі на візу С у консульстві іноземцю відмовили, оскільки дипломатична установа вимагає виключно оригінал заяви на захищеному бланку. Ми допомогли оперативно надіслати оригінал через DHL, після чого візу успішно відкрили. Тому завжди надсилайте паперовий оригінал поштою.

Строки дії запрошення та підстави для відмови

Оформлене нотаріальне або ділове запрошення має обмежений строк дії, який зазвичай становить шість місяців з моменту його підписання. Протягом цього періоду іноземець повинен встигнути звернутися до консульської установи України за кордоном для отримання візи.

Навіть за наявності ідеально оформленого запрошення консульство може відмовити у видачі візи, якщо виявить недостовірні дані або загрозу національній безпеці. Крім того, наявність візи не гарантує безперешкодний перетин кордону. Якщо прикордонники під час інтерв’ю не зможуть зв’язатися з приймаючою стороною по телефону для підтвердження мети візиту, іноземцю буде відмовлено у в’їзді. Іноземець може зареєструвати свою анкету через Офіційний візовий веб-портал МЗС України, що значно прискорює процес подачі документів.

Судова практика показує, що відмови у перетині кордону іноземцями іноді бувають неправомірними. Наприклад, у справі № 320/1056/19 суд визнав неправомірною відмову у перетинанні кордону громадянину В’єтнаму, вказавши на безпідставне приниження гідності іноземця. Схожа позиція висловлена у рішенні № 826/486/18, де суд визнав незаконною відмову у перетині державного кордону громадянину Арабської Республіки Єгипет. Ми маємо значний досвід у вирішенні складних міграційних питань, включаючи дистанційне розлучення за кордоном та захист прав іноземних громадян в судах.