Як оформити запрошення для іноземця в Україну

Типи запрошень для іноземців в Україну

Запрошення для іноземця в Україну поділяється на два основні види залежно від суб’єкта звернення: приватне (гостьове) від фізичної особи та ділове (бізнес) від зареєстрованої компанії. Обидва документи оформлюються для отримання короткострокової візи типу С або для підтвердження мети поїздки громадянами держав із безвізовим режимом.

Приватне запрошення необхідне для відвідування родичів, знайомих або наречених. Якщо ж іноземець прибуває для ділових переговорів, укладання контрактів чи участі в конференціях, приймаючою стороною виступає українське підприємство. Для порівняння основних особливостей обох документів діє чіткий розподіл вимог.

Короткострокова віза типу С дозволяє іноземцям перебувати в Україні не більше 90 днів протягом будь-якого 180-денного періоду. Якщо заплановано довгострокове перебування з метою працевлаштування чи навчання, приймаюча сторона оформлює окремий пакет, про що детально описано в матеріалі як іноземцю отримати довгострокову візу D. Офіційні роз’яснення щодо візових правил надає Міністерство закордонних справ України.

Вимоги до форми запрошень закріплені в урядовому порядку оформлення віз.

Згідно з підпунктами 1, 2 п. 7 Постанови Кабінету Міністрів України від 01.03.2017 № 118: «для короткострокових віз: запрошення зареєстрованої в Україні юридичної особи, оформлене на офіційному бланку... нотаріально посвідчене запрошення фізичної особи – громадянина України або іноземця чи особи без громадянства, що на законних підставах тимчасово або постійно проживають в Україні»

Отже, закон встановлює вичерпну форму для кожного типу запрошення, і подання документа іншого зразка робить оформлення візи неможливим.

Приватне гостьове запрошення від фізичної особи

Приватне запрошення оформлює фізична особа, яка бере на себе зобов’язання забезпечити гостя житлом та покрити його витрати. Цей документ підтверджує дружні чи родинні зв’язки та складається виключно в присутності нотаріуса.

Ділове запрошення від підприємства чи організації

Діловий лист-запрошення видається безпосередньо компанією без залучення нотаріату. У ньому вказують конкретні комерційні цілі візиту, дати проведення зустрічей та відомості про те, що підприємство виступає гарантом своєчасного виїзду партнера.

Хто має право оформлювати запрошення іноземцю

Виступати приймаючою стороною та оформлювати офіційне запрошення мають право повнолітні дієздатні громадяни України, іноземці з чинною посвідкою на проживання, а також зареєстровані в Україні юридичні особи. Кожна категорія приймаючої сторони має визначені законом межі повноважень.

Коло суб’єктів, які можуть оформлювати запрошення, включає:

• Громадяни України. Мають право запрошувати іноземних родичів, друзів, наречених або знайомих для приватного візиту.
• Іноземці з посвідкою на постійне проживання. Оформлюють гостьові запрошення на загальних підставах без часових обмежень за терміном дії свого статусу.
• Іноземці з тимчасовою посвідкою. Мають право запросити гостей лише на строк, що не перевищує період дії їхньої власної посвідки в Україні.
• Українські юридичні особи. Підприємства, установи та організації оформлюють ділові запрошення для партнерів, експертів або клієнтів.
• Освітні заклади та громадські об’єднання. Видають запрошення для студентів, викладачів або учасників спільних програм.

У міграційних питаннях важливо враховувати обов’язки приймаючої сторони, про що детально інформує Державна міграційна служба України. Якщо іноземець перебуває в країні в межах спеціальних статусів, окремо враховується правовий статус волонтера в Україні.

У практиці бюро зустрічаються складні ситуації, де потрібен комплексний захист іноземних громадян, зокрема коли здійснюється розірвання шлюбу з іноземцем або супровід сімейних спорів. Схожу справу ми вже виграли, коли проводилося розірвання шлюбу з іноземцем з-за кордону без особистої присутності сторони в судовому засіданні.

Закон прямо покладає відповідальність за іноземця на приймаючу сторону.

Згідно з ч. 1 ст. 23 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства»: «Приймаюча сторона забезпечує своєчасне роз'яснення іноземцям та особам без громадянства їх прав, свобод і обов'язків, передбачених законодавством України, веде відповідний облік цих осіб, а також несе відповідальність за своєчасне оформлення документів на право їх перебування в Україні»

Таким чином, оформлення запрошення тягне за собою обов’язок контролювати законність перебування іноземного гостя на території України.

Нотаріальне посвідчення приватного запрошення від фізичної особи

Нотаріальне посвідчення приватного запрошення здійснюється за особистої присутності приймаючої особи у будь-якого державного чи приватного нотаріуса. Оформити цей документ за довіреністю або дистанційно неможливо, оскільки нотаріус засвідчує справжність власноручного підпису особи на спеціальному бланку.

У тексті заяви обов’язково зазначаються повні паспортні дані обох сторін, точна адреса проживання іноземця в Україні, заплановані дати візиту та мета поїздки. Якщо під час заповнення заяви планується подальша реєстрація шлюбу з іноземцем в Україні, мету візиту вказують як приватну або гостьову без створення суперечностей у документах.

У судовій практиці Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду неодноразово наголошував на захисті прав іноземців під час оцінки їхніх сімейних та особистих зв’язків в Україні.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №260/5694/22 від 14.02.2024 зазначив: «органи ДМС повинні визначати потребу у наданні іммігрантом пояснень, ураховуючи сімейні та соціальні зв'язки в Україні»

Це підтверджує, що належно оформлені запрошення та офіційно підтверджені сімейні чи дружні контакти мають суттєве юридичне значення у разі виникнення будь-яких спорів щодо законності перебування особи.

Обов’язкові реквізити та транслітерація імені

Прізвище та ім’я іноземця вказуються в нотаріальній заяві українською мовою та обов’язково дублюються латиницею точно так, як у його закордонному паспорті. Розбіжність навіть в одну літеру призводить до відмови консульства прийняти заяву.

Фінансові зобов’язання приймаючої сторони

У тексті нотаріальної заяви приймаюча сторона письмово підтверджує готовність покрити всі витрати іноземця, включаючи проживання, харчування, медичну допомогу та витрати на можливий виїзд або видворення з території України.

Оформлення ділового запрошення від юридичної особи

Ділове запрошення для іноземця оформлюється без участі нотаріуса безпосередньо на офіційному фірмовому бланку української компанії. Документ підписується директором або уповноваженою особою згідно зі статутом та скріплюється печаткою підприємства за її наявності.

Для прийняття листа консульською установою або дипломатичним представництвом обов’язково зазначаються такі реквізити:

• Дані компанії. Повне найменування, код ЄДРПОУ, юридична адреса, контактні номери телефонів та адреса електронної пошти.
• Реєстраційні індекси. Вихідний номер документа та точна дата його реєстрації в журналі вихідної кореспонденції.
• Відомості про іноземця. Повне ім’я латиницею та українською, громадянство, дата народження, серія та номер закордонного паспорта, посада в іноземній компанії.
• Параметри поїздки. Конкретна ділова мета, заплановані дати початку та завершення візиту, кратність в’їздів та адреса розміщення в готелі.
• Гарантії покриття витрат. Пряме зазначення того, що українська компанія бере на себе всі фінансові витрати на період перебування гостя.

Складений лист реєструється як офіційний документ компанії та надсилається діловому партнеру виключно в оригіналі для подальшого звернення до візового центру.

Документи для оформлення запрошення та строки дії

Оформлення запрошення вимагає підготовки мінімального, але суворо визначеного переліку паперів як від приймаючої особи, так і від іноземного громадянина. Основним документом гостя є копія першої сторінки його закордонного паспорта, термін дії якого повинен перевищувати дату запланованого виїзду з України щонайменше на три місяці.

Для нотаріального посвідчення фізична особа надає свій паспорт громадянина України або посвідку на проживання з витягом про реєстрацію місця проживання та реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо стороною виступає іноземець із посвідкою, термін візиту гостя не може виходити за межі строку дії цього документа.

Строк дії самого бланка запрошення для звернення по візу зазвичай становить до шести місяців із дати його посвідчення чи підписання. Після отримання документа приймаюча сторона має передати паперовий оригінал іноземцю через міжнародну пошту, оскільки цифрові скан-копії не приймаються дипломатичними установами.

Чеклист документів для приймаючої сторони

Перед візитом до нотаріуса перевірте наявність оригіналів особистих документів, якісної копії паспорта гостя, точної адреси його майбутнього перебування та узгоджених дат поїздки.

Правила передачі оригіналу документа

Оригінал бланка або листа компанії передається кур’єрською доставкою, оскільки саме фізичний документ надається під час візової співбесіди та перевіряється прикордонниками на пункті пропуску.

Прочитати на: мовою