Кваліфікований електронний підпис процедура оформлення якого стала значно простішою, є базовим інструментом для життя та ведення бізнесу. Без нього неможливо подати податкову звітність, підписати договір з контрагентом чи авторизуватися в державних реєстрах.
Багато хто плутає звичайний електронний підпис із кваліфікованим, через що підписані документи іноді втрачають юридичну силу. Головна відмінність полягає в рівні криптографічного захисту та носії, на якому зберігається ключ. Якщо для побутових послуг достатньо базової ідентифікації, то для бізнесу, судів та тендерів потрібен виключно КЕП.
Ключові факти про КЕП
- КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис на папері.
- Фізичні особи можуть згенерувати ключ онлайн за кілька хвилин через банківські додатки або Дію.
- Для юридичних осіб процедура вимагає підготовки статутних документів та наказів.
- Пароль від ключа не відновлюється — у разі втрати доведеться генерувати новий.
Зміст:
Яку юридичну силу має електронний підпис
Кваліфікований електронний підпис має абсолютну юридичну силу, яка повністю прирівнюється до власноручного підпису людини. Це означає, що будь-який договір, заява чи звіт, скріплені КЕП, є повноцінним оригіналом документа, який не потребує дублювання на папері.
Згідно з ч. 4 ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: «Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису».Цей принцип захищає бізнес від суперечок щодо дійсності угод. Навіть якщо контрагент заявляє, що не підписував електронний договір, закон стоїть на боці того, хто покладається на КЕП.
Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №640/23445/20 від 08.12.2022 зазначив: «Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису».Документи, створені в електронній формі та скріплені КЕП, є оригіналами та мають повну доказову силу. Тому юридична сила електронного підпису в суді не піддається сумніву, якщо сертифікат був чинним на момент накладення.
Як отримати КЕП фізичній особі через Приват24 та Дію
Громадяни та фізичні особи-підприємці можуть отримати КЕП дистанційно через Приват24 або згенерувати Дія.Підпис у смартфоні. Це найшвидші способи, які не вимагають візиту до акредитованих центрів сертифікації та збору паперових копій паспортів.
Для генерації файлового ключа у Приват24 достатньо зайти в меню «Бізнес» (або «Налаштування» для ФОП) і обрати відповідний пункт. Система створить файл із розширенням .jks. На практиці цей формат іноді потребує конвертації у .pfx, якщо ви плануєте працювати зі специфічним програмним забезпеченням для державних закупівель.
Хмарний варіант — це Дія.Підпис. Він не існує у вигляді файлу, а прив’язаний до вашого смартфона та біометрії обличчя. Це зручно для використання Дія.Підпис для банківських операцій або подання декларацій. Проте варто пам’ятати критичний нюанс: підпис автоматично видаляється, якщо стерти застосунок Дія з телефону або змінити біометричні налаштування пристрою.
Як змінити КЕП у реєстрі декларацій НАЗК
- Зайдіть на сторінку входу до Реєстру декларацій та натисніть посилання «Я загубив/змінив свій приватний ключ».
- Вкажіть поточну електронну адресу, з якою ви зареєстровані, та натисніть «Вислати код для відновлення».
- Перейдіть за посиланням у листі, який надійде на вашу пошту.
- Оберіть у новому вікні ваш новий АЦСК, завантажте файл нового КЕП та введіть пароль від нього.
- Натисніть кнопку «Змінити КЕП» та очікуйте до 1 доби на опрацювання заявки системою.
Процедура оформлення КЕП для бізнесу та ТОВ
Процедура отримання КЕП для юридичної особи складніша і часто вимагає фізичної присутності керівника в податковій або іншому АЦСК. Онлайн-генерація тут працює лише для продовження вже існуючого та ще діючого ключа.
Багато директорів думають, що для отримання підпису на компанію достатньо принести паспорт і виписку. Насправді для отримання КЕП юридичної особи у податковій необхідно надати оригінал статуту (або його код доступу в ЄДР) та наказ про призначення керівника. Простого паспорта директора недостатньо, адже центр сертифікації має перевірити повноваження особи діяти від імені компанії.
Крім того, для державного сектору та підприємств державної форми власності використання саме кваліфікованих електронних довірчих послуг є обов’язковим за законом. Звичайні удосконалені підписи (УЕП) для таких суб’єктів не підходять.
Чим юристи ЮРКОНСАЛТ допомагають бізнесу
- Аналіз ситуації. Консультуємо щодо вибору правильного типу підпису для ваших завдань (тендери, суди, податкова).
- Підготовка документів. Формуємо правильні накази та статутні документи для отримання КЕП юридичною особою в АЦСК.
- Вирішення проблем. Допомагаємо розібратися з блокуванням доступу до державних реєстрів через зміну даних керівника.
Що робити при закінченні терміну дії ключа або зміні даних
Якщо термін дії вашого КЕП добігає кінця, але він ще активний, ви можете продовжити його дистанційно через онлайн-кабінет надавача послуг. Якщо ж ключ вже протермінований, доведеться проходити процедуру ідентифікації наново.
У практиці зустрічається ситуація, коли керівник ТОВ перебуває за кордоном, а термін дії КЕП закінчується, через що неможливо підписати податкову звітність. Рішення є: поки старий ключ ще діє, можна провести дистанційне продовження через онлайн-сервіси надавача (наприклад, КНЕДП ДПС або ЦСК «Україна») без фізичної присутності.
Інша поширена проблема — втрата пароля. Бухгалтери чи підприємці іноді вводять неправильний пароль кілька разів поспіль, і доступ до файлового ключа блокується. Паролі до КЕП не відновлюються системою. Єдиний вихід у такій ситуації — генерувати новий сертифікат. Також новий ключ доведеться отримувати, якщо особа змінила прізвище: старий сертифікат необхідно скасувати, оскільки він містить неактуальні дані.
Перелік документів для отримання КЕП юридичною особою
ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ОТРИМАННЯ КЕП ЮРИДИЧНОЮ ОСОБОЮ
1. Реєстраційна картка (у 2-х примірниках), заповнена та підписана керівником.
2. Паспорт керівника (оригінал для пред’явлення) + засвідчена копія (стор. 1-2, прописка).
3. РНОКПП керівника (оригінал) + засвідчена копія.
4. Наказ про призначення на посаду керівника (копія, засвідчена підписом та печаткою організації).
5. Виписка з ЄДР або копія Статуту (для тих, хто зареєстрований до 2016 року).
6. Носій інформації (флеш-накопичувач або захищений токен) — по одному для кожного підпису (керівник, бухгалтер, печатка).
Вимога до засвідчення копій: напис «Згідно з оригіналом», назва посади, підпис, ПІБ, дата.
Питання про отримання та використання КЕП
Чи можна мати кілька КЕП одночасно?
Як перевірити, до якого числа діє мій електронний підпис?
Чим відрізняється КЕП від УЕП?
Допомога юристів в оформленні документів для бізнесу
Отримання КЕП для компанії часто гальмується через неправильно оформлені накази або застарілі дані в реєстрах. Якщо вам потрібно швидко підготувати пакет документів для акредитованого центру або вирішити проблеми з доступом до державних порталів, наші спеціалісти готові супроводити цей процес. Ми аналізуємо ситуацію і допомагаємо бізнесу працювати без технічних пауз.
