Зняття з реєстрації померлого за кордоном

Зняття з реєстрації померлого за кордоном — це обов’язкова юридична процедура, з якою часто стикаються родичі після втрати близької людини за межами нашої країни. Своєчасна виписка померлої особи допомагає уникнути нарахування зайвих комунальних платежів та є необхідним кроком для подальшого переоформлення нерухомості.

Процедура має багато специфічних нюансів, оскільки державні органи в Україні вимагають особливого оформлення іноземних документів. Будь-яка помилка в перекладі чи відсутність необхідного штампа може заблокувати процес на кілька місяців.

Загальний порядок зняття з реєстрації у зв’язку зі смертю

Зняття з реєстрації місця проживання особи у зв’язку зі смертю здійснюється органом реєстрації на підставі офіційного документа, що підтверджує факт смерті. Подати таку заяву можуть близькі родичі померлого, спадкоємці або власник житла, в якому була зареєстрована особа.

Загальний порядок, за яким здійснюється зняття з реєстрації місця проживання, має свої особливості, коли мова йде про смерть особи. На відміну від звичайної виписки живих громадян, виписка померлого не потребує його особистої присутності чи згоди. Орган реєстрації вносить зміни до реєстру територіальної громади.

Якщо ж особа жива, але не проживає у квартирі, виписати її без згоди можна лише через суд. У нашій практиці є успішні справи про визнання особи такою, що втратила право користування житлом. Проте для померлої особи достатньо надати належним чином оформлені документи про смерть.

Згідно з ч. 1 ст. 11-1 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні»:

Орган реєстрації здійснює реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування осіб у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

Які документи потрібні якщо людина померла за кордоном

Для зняття з реєстрації особи, яка померла за кордоном, необхідно надати оригінал іноземного свідоцтва про смерть з легалізацією, його нотаріальний переклад, паспорт заявника та документи, що підтверджують родинні зв’язки або право власності на житло. Паспортний документ померлого подається за наявності, але його відсутність не є перешкодою для процедури.

Згідно з підпунктом 4 пункту 50 Порядку декларування та реєстрації місця проживання (перебування), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 265:

Зняття із задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) здійснюється на підставі: повідомлення територіального органу або підрозділу ДМС із зазначенням відповідних реквізитів паспортного документа померлої особи або документа про смерть, виданого компетентним органом іноземної держави, легалізованого в установленому порядку.

Що робити у разі відсутності паспорта померлого

Часто виникає ситуація, коли закордонний паспорт померлого вилучають іноземні державні органи (наприклад, поліція або медичні установи), а внутрішній паспорт відсутній. У такому випадку виписка проводиться на підставі заяви, де зазначається причина відсутності паспорта. ЦНАП самостійно здійснює перевірку за реєстрами та проводить процедуру.

Особливості для власників ID картки

Якщо померлий мав сучасний паспорт у формі ID картки з чипом, відомості про зняття з реєстрації вносяться виключно до електронного Реєстру територіальної громади. Фізичний чип картки при цьому не оновлюється, оскільки сам пластиковий документ підлягає анулюванню та знищенню.

Легалізація та переклад іноземного свідоцтва про смерть

Іноземне свідоцтво про смерть не має юридичної сили в Україні без процедури легалізації — проставлення штампу Апостиль або консульської легалізації. Тільки після цього документ підлягає нотаріальному перекладу на українську мову сертифікованим перекладачем в Україні.

Багато хто припускається помилки, вважаючи, що простого перекладу достатньо. Наприклад, якщо громадянин помер у Німеччині, родичі мають отримати оригінал німецького свідоцтва про смерть (Sterbeurkunde) та обов’язково поставити на нього апостиль у Німеччині (в уповноваженому органі, такому як Bezirksregierung). Без апостиля ЦНАП просто відмовить у прийомі документів.

Для країн, які не підписали Гаазьку конвенцію (наприклад, ОАЕ), замість апостиля застосовується консульська легалізація: спочатку документ засвідчує МЗС країни видачі, а потім — Посольство України в цій державі. Важливим винятком є документи, видані консульськими установами України за кордоном. Якщо смерть була офіційно зареєстрована Генеральним консульством України, видане ними свідоцтво є національним документом України і не потребує жодного апостилювання чи легалізації. Детальніше про те, як відбувається легалізація іноземних документів про смерть, ви можете прочитати в нашому окремому огляді.

Також існують суворі вимоги до фізичного стану документів: іноземне свідоцтво про смерть у жодному разі не має бути заламіноване. Українські нотаріуси часто відмовляються засвідчувати переклад документів, вкритих захисною плівкою, оскільки на них неможливо поставити мокру печатку. При перекладі перекладач повинен орієнтуватися саме на внутрішні документи померлого (паспорт або ID-картку), щоб уникнути помилок у написанні імені чи по батькові (яке часто відсутнє в іноземних реєстрах). Переклад, зроблений у присяжного перекладача за кордоном, також може бути відхилений ЦНАП, тому переклад і його нотаріальне засвідчення найкраще робити безпосередньо в Україні.

Терміни розгляду заяви та безкоштовність процедури

Зняття з реєстрації місця проживання у зв’язку зі смертю особи здійснюється в день подання документів або не пізніше наступного робочого дня. Ця адміністративна послуга є абсолютно безкоштовною, і жоден державний збір за неї не стягується.

Згідно з ч. 3 ст. 6 Закону України «Про надання публічних (електронних публічних) послуг щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні»:

Адміністративний збір не справляється у разі зняття із задекларованого/зареєстрованого місця проживання/зміни місця проживання за повідомленням територіального органу або підрозділу ДМС.

Хоча сама послуга безкоштовна, родичам доведеться самостійно сплатити супутні витрати: мито за апостиль за кордоном, послуги перекладача та нотаріуса в Україні. Незважаючи на те, що закон не встановлює штрафів за несвоєчасну виписку, затягування процедури призводить до зайвих нарахувань за комунальні послуги, тому провести виписку варто якомога швидше.

Що робити у разі відмови ЦНАП або ДМС

У разі безпідставної відмови ЦНАП або ДМС у знятті померлого з реєстрації, заявник має право оскаржити такі дії в адміністративному порядку до керівництва органу або через суд. Найчастіше відмови пов’язані з незаконними вимогами додаткових документів або помилками в перекладі.

Іноді працівники ЦНАП висувають незаконні вимоги — наприклад, вимагають спочатку переоформити особовий рахунок на комунальні послуги. Це є грубим порушенням, оскільки переоформлення рахунків є наслідком виписки, а не її передумовою. Також бувають випадки, коли інші родичі за кордоном відмовляються надати оригінал іноземного свідоцтва про смерть. У такій ситуації спадкоємець може звернутися до українського суду із заявою про встановлення факту смерті особи за кордоном, отримати на підставі рішення суду українське свідоцтво в ДРАЦС та виписати померлого.

Для подальшого звернення до нотаріуса вам також знадобиться довідка про останнє місце проживання померлого, яка підтверджує факт реєстрації на момент смерті. Якщо у вас виникли труднощі з державними органами або спадковими справами, ми допомагаємо вирішувати навіть найскладніші проблеми, такі як зняття арешту з квартири для спадщини, що часто блокує процес оформлення майна.