Оформлення простою на підприємстві починається з правильно складеного наказу та акта: це визначає, чи працівник отримає оплату 2/3 тарифної ставки або збереження середнього заробітку. Без належного документування роботодавець ризикує нарахувати повну зарплату за весь період простою.
Якщо ви роботодавець або працівник, важливо знати, які реквізити обов’язково мають бути в наказі та акті, хто має підписувати їх і які наслідки помилок у кадровому оформленні. Далі — чіткий покроковий алгоритм і практичні приклади.
Коротко про ключове в оформленні простою
- Простій — це зупинення роботи з причин, що не залежать від працівника (ч. 1 ст. 34 КЗпП).
- Час простою не з вини працівника оплачується не нижче 2/3 тарифної ставки, але у випадку небезпеки для життя зберігається середній заробіток.
- Без офіційного наказу або акта роботодавець може бути зобов’язаний виплатити повну зарплату.
- Акт про простій має бути аргументований і підписаний комісією (мінімум три особи).
Зміст:
Що таке простій і коли він настає
Простій — це зупинення роботи через відсутність організаційних або технічних умов, невідворотну силу чи інші обставини; визнання періоду як простою визначається фактами та документами. За ч. 1 ст. 34 КЗпП простій також дає підстави для тимчасового переведення працівника на іншу роботу з його згоди.
Згідно з ч. 1 ст. 34 Кодексу законів про працю України: «Простій - це зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами...»Практично це означає, що важливим є не лише факт зупинки, а й належне оформлення: акт, наказ і фіксація причин. Якщо роботодавець не оформить простій, період може трактуватися як робочий час або вимушений прогул з іншими наслідками.
Коли можна переводити працівника
Під час простою працівника можна перевести на іншу роботу за його згодою з урахуванням кваліфікації, на той самий час або на строк до одного місяця у тій самій місцевості. Це варто фіксувати окремим наказом або додатком до основного наказу.
Документальна фіксація простою
Акт про простій повинен містити підстави, перелік підрозділів або працівників, дату і час початку і бажано підписи членів комісії. Чим детальніше обґрунтована причина — тим менші ризики для роботодавця у спорі.
Покрокова процедура оформлення простою на підприємстві
Щоб оформити простій правильно, дійте системно: зафіксуйте причину, зберіть комісію, складіть акт з підписами, видати наказ і поінформувати працівників. Перший крок — документальна фіксація факту, другий — кадрове оформлення, третій — нарахування виплат.
У практиці часто помиляються, нехтуючи підписами комісії або не вказуючи в наказі порядок присутності працівників — це створює ризик відшкодування повної зарплати в суді. Використовуйте чек-лист перед виданням наказу.
Чек‑лист для акта про простій
- Дата і час. Фіксуйте початок і, за можливості, орієнтовне закінчення.
- Підстава. Конкретна причина (відключення енергії, брак сировини, форс-мажор).
- Комісія. Список членів та підписи (рекомендовано мінімум три особи).
- Перелік працівників. Вказуйте структурні підрозділи або конкретні працівники.
Покроковий порядок дій при оголошенні простою
- Оціните причину. Зафіксуйте факт неможливості виконувати роботу (технічна відмова, відсутність сировини, форс-мажор).
- Складіть акт. Оформіть акт про початок простою з причинами, датою, переліком підрозділів і підписами комісії.
- Видати наказ. Видання наказу має містити перелік працівників або підрозділів, дату початку та орієнтовну умову закінчення.
- Повідомте працівників. Ознайомте під розпис або використайте альтернативні засоби зв’язку, якщо особисто ознайомити неможливо.
- Забезпечте нарахування. Нарахуйте оплату простою відповідно до підстав (2/3 окладу або середній заробіток) та відобразіть у табелі.
Як правильно скласти акт та наказ про простій
Акт про простій і наказ мають різні функції: акт фіксує факт і причини, наказ запроваджує правові наслідки (перелік працівників, порядок оплати, обов’язки щодо присутності). Перший абзац акта дає суду контекст — опис причини та обставин.
При складанні наказу вкажіть, чи має працівник бути присутнім під час простою, який порядок оплати, та підставу (акт №). Якщо працівник відсутній за наказом — це має бути прямо зазначено, щоб уникнути звинувачень у прогулі.
До наказу додавайте відомості про ознайомлення працівників (переліком або шляхом альтернативного повідомлення) і зберігайте копії у кадровій справі.
Типові помилки при оформленні наказу
Часто не вказують точний перелік осіб, не зазначають підставу або надають розпливчасті формулювання про термін простою. Такі неточності легше оскаржити в суді.
Порада для бухгалтерії
У наказі погодьте основу нарахування: 2/3 тарифної ставки чи середній заробіток, і вкажіть, чи включаються доплати та премії — це зменшує ризик спорів при нарахуванні відпускних або штрафів.
Як ми допомагаємо при оформленні простою
- Перевіримо документи. Аналіз наказу та акта про простій на предмет ризиків для роботодавця та доказовості в суді.
- Підготуємо наказ і акт. Складаємо оформлений наказ та зразок акта з урахуванням специфіки підприємства і колдоговору.
- Проконсультуємо бухгалтерію. Пояснимо порядок нарахувань, оподаткування і відображення в табелі.
- Захистимо інтереси в суді. Підготуємо позицію та представництво у випадку трудового спору щодо оплати простою.
Оплата часу простою: 2/3 окладу чи середній заробіток
Час простою не з вини працівника оплачується не нижче від двох третин тарифної ставки (посадового окладу), але якщо простій викликаний виробничою ситуацією, що загрожує життю чи здоров’ю, зберігається середній заробіток.
Згідно з ч. 1,2,3 ст. 113 Кодексу законів про працю України: «Час простою не з вини працівника... оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки... За час простою, коли виникла виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров'я... за ним зберігається середній заробіток.»Для бухгалтерії це означає: основа нарахування — тарифна ставка; доплати і премії за загальним правилом у 2/3 не враховуються, якщо інше не встановлено колективним договором. Обов’язково збережіть акт як підставу для нарахувань.
Коли застосовують середній заробіток
Якщо простій пов’язаний із загрозою для життя чи здоров’я — наприклад, аварія на обладнанні або інша небезпечна ситуація — оплата здійснюється виходячи з середнього заробітку, а не 2/3 ставки.
Бухгалтерські нюанси
До 2/3 ставки зазвичай не включаються доплати і премії; ПДФО, ВЗ і ЄСВ нараховуються на суму виплат за загальними правилами. Фіксуйте підстави в наказі, щоб уникнути запитів від контролюючих органів.
Зразок наказу про оголошення простою
НАКАЗ № ___ про оголошення простою
м. [Місто] [Дата]
У зв’язку з [вказати причину: напр., відключенням електроенергії / воєнними діями / відсутністю сировини], що унеможливлює виконання робіт,
НАКАЗУЮ:
1. Оголосити простій на підприємстві [або в конкретному підрозділі] з [Дата та час] до [Дата або подія, напр., відновлення енергопостачання].
2. Простій запровадити для наступних працівників: [Перелік ПІБ та посад].
3. Оплату часу простою здійснювати у розмірі 2/3 тарифної ставки (посадового окладу) згідно зі ст. 113 КЗпП.
4. На період простою працівникам [дозволити бути відсутніми на робочих місцях / зобов’язати бути присутніми на робочих місцях].
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Підстава: Акт про початок простою від [Дата] № ___.
Директор: __________ (Підпис)
З наказом ознайомлені:
[Список працівників, підписи, дати]
Простій чи призупинення трудового договору — у чому різниця
Простій та призупинення дії трудового договору — разные юридичні механізми: призупинення можливе, коли обом сторонам неможливо виконувати обов’язки; якщо одна сторона готова працювати, а інша не може забезпечити роботу — це простій.
Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №521/2212/23 від 17.07.2024 зазначив: «Призупинення дії трудового договору можливе лише за умови одночасної неможливості роботодавця надати роботу та неможливості працівника її виконувати...»Наслідок помилкової кваліфікації — ризик судового стягнення середнього заробітку за весь період. Тому в наказі та акті чітко формулюйте фактичні обставини та докази неможливості/можливості виконання роботи.
Практичний висновок для роботодавця
Якщо ви сумніваєтеся, оформляйте простій з повним пакетом доказів: акт, наказ, пояснення служби охорони праці — це мінімізує ризик визнання періоду як незаконного призупинення договору.
Як діяти працівникові
Якщо ви готові працювати, повідомте керівника і зафіксуйте своє повідомлення — це важливий доказ у разі спору про нарахування оплати.
Вплив простою на стаж і розрахунок відпускних
Час простою, оплачений за ставкою не нижче 2/3, зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Водночас цей час виключається з розрахункового періоду при визначенні середньої зарплати для оплати відпустки.
Тобто форма оплати та період простою впливає на розмір відпускних: оплата 2/3 входить до стажу, але не завжди впливає на середню величину, що використовується для розрахунку відпускних сум.
При підготовці розрахунку відпускних обов’язково зазначайте періоди простою окремою рядком і додавайте пояснення в кадровій справі.
Що перевірити при нарахуванні відпускних
Перевірте: чи був період простою оплаченим, яким методом (2/3 чи середній), чи включені доплати і чи правильно виключено період з розрахункового періоду.
},{Порада працівникові
Збережіть копії наказу та акта про простій: вони потрібні для перевірки нарахувань відпускних і в разі спору з роботодавцем.
Питання про оформлення та оплату простою
Чи можна під час простою платити менше ніж 2/3 окладу
Чи потрібна згода працівника на введення простою
Чи зберігається зарахування до стажу період простою
Що робити після повернення з відпустки, якщо оголошено простій
Потрібна допомога з оформленням простою
Якщо у вас залишилися сумніви щодо порядку оформлення наказу або нарахування виплат — ми перевіримо документи, підготуємо наказ і акт, а також надамо роз’яснення для кадрової служби. У складних спорах захистимо інтереси в суді.
