Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника — це поширений спосіб організувати роботу, коли хтось із колег іде у відпустку, на лікарняний або у відрядження. Згідно зі статтею 105 КЗпП, така додаткова робота має оплачуватися, якщо вона не входить до прямих посадових обов’язків замінника. Для працівника це можливість отримати доплату, а для роботодавця — спосіб уникнути простою без найму нових людей.
Однак на практиці виникає безліч запитань: як правильно розрахувати розмір доплати, чи можна відмовитися від заміни колеги та якими документами оформити цей процес. Помилки в наказах або відсутність згоди працівника можуть призвести до штрафів від Держпраці або судових спорів. Тому важливо розібратися в юридичних тонкощах процедури ще до того, як видавати розпорядження.
Головне про заміну працівників за КЗпП
- Виконання обов’язків відсутнього колеги потребує обов’язкової письмової згоди працівника.
- Доплата за статтею 105 КЗпП є обов’язковою, якщо заміна не прописана в посадовій інструкції.
- У бюджетній сфері розмір доплати обмежений 50% окладу замінника.
- Наказ про заміну припиняє дію автоматично в день виходу основного працівника на роботу.
Зміст:
Суміщення посад чи виконання обов’язків у чому різниця
Суміщення посад та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника — це різні юридичні процедури, хоча обидві регулюються статтею 105 КЗпП. Суміщення стосується роботи за вакантною посадою, яка є у штатному розписі, але ніким не зайнята. Натомість виконання обов’язків передбачає заміну конкретного колеги, який тимчасово не працює через хворобу, відпустку або відрядження, але зберігає за собою робоче місце.
Уявімо ситуацію, коли посада менеджера вакантна вже місяць — у цьому випадку доречно говорити про суміщення. Якщо ж менеджер просто пішов у відпустку на 14 днів, інший працівник буде саме виконувати обов’язки тимчасово відсутнього. Це важливо для бухгалтерського обліку та правильного формулювання в наказі, оскільки помилка в класифікації може призвести до проблем під час перевірок.
Головна особливість обох процедур полягає в тому, що додаткова робота виконується протягом основного робочого часу без звільнення від основних функцій. Це відрізняє їх від сумісництва, яке передбачає роботу у вільний від основної служби час і потребує окремого табелювання.
Ключові відмінності для кадровика
При оформленні документів важливо пам’ятати: виконання обов’язків завжди обмежене терміном відсутності основного працівника. Як тільки колега виходить на роботу, додаткове навантаження припиняється автоматично. Суміщення ж може тривати до моменту, поки на вакантну посаду не знайдуть нову людину на постійній основі.
Коли доплата за заміну працівника не виплачується
Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не виплачується лише у випадку, якщо така заміна прямо передбачена посадовою інструкцією працівника. Якщо в документі вказано, що юрисконсульт має заміщувати начальника відділу на час його відпустки, то виконання цих функцій вважається частиною його прямої трудової діяльності, за яку він уже отримує основний оклад.
Роботодавець не має права вимагати виконання роботи, яка не обумовлена трудовим договором, без згоди працівника. Це підтверджується нормами закону:
Згідно з ч. 1 ст. 31 Кодексу законів про працю України: «Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.»Якщо ж у вашій інструкції про заміну колег нічого не сказано, ви маєте повне право відмовитися від додаткового навантаження. Будь-який примус у такій ситуації є незаконним. На практиці ми часто бачимо, що недотримання процедури веде до спорів, як-от незаконне звільнення та стягнення заробітку, коли працівника намагаються покарати за відмову від чужої роботи.
Позиція Верховного Суду щодо відмови від роботи
Судова практика стоїть на захисті працівника у питаннях навантаження поза інструкцією.
Велика Палата Верховного Суду у справі №452/970/17 від 29.05.2019 зазначив: «роботодавець не має права притягати працівника до дисциплінарної відповідальності (догани) за невиконання обов'язків, які не обумовлені трудовим договором або посадовою інструкцією.»Не можна карати працівника за невиконання роботи, яка не прописана в його інструкції.
Алгоритм оформлення заміни працівника за ст. 105 КЗпП
- Перевірте посадову інструкцію. Переконайтеся, що обов’язок заміни колеги не прописаний як основна трудова функція працівника-замінника.
- Отримайте письмову згоду. Попросіть працівника написати заяву про згоду на виконання додаткових обов’язків із зазначенням бажаного розміру доплати.
- Видайте наказ. Оформіть розпорядження, де чітко вкажіть ПІБ відсутнього колеги, термін заміни, перелік функцій та конкретний відсоток доплати.
- Ознайомте під підпис. Надайте наказ працівнику для ознайомлення, щоб підтвердити його згоду з усіма умовами та обсягом роботи.
Розмір доплати за виконання обов’язків норми КЗпП
Конкретний розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється роботодавцем, але він обов’язково має бути зафіксований у наказі. У приватному секторі закон не обмежує максимальну суму — це може бути і 100% окладу відсутнього працівника, якщо сторони про це домовилися. Однак зазвичай орієнтуються на умови колективного договору.
Для бюджетних установ існують жорсткі обмеження. Граничний розмір доплати тут не може перевищувати 50% посадового окладу працівника, який виконує додаткову роботу. Крім того, така виплата заборонена керівникам установ, їх заступникам та керівникам структурних підрозділів.
Згідно з ч. 1 ст. 105 Кодексу законів про працю України: «Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві... обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.»Важливо розуміти, що ця доплата враховується при розрахунку середньої заробітної плати для відпускних та лікарняних. Якщо роботодавець ігнорує це правило, виникає відповідальність за порушення трудового законодавства.
Заміна керівника особливості оплати
Коли рядовий працівник заміщує директора, діє спеціальне правило: йому виплачується різниця між його окладом та окладом керівника. Це дозволяє справедливо компенсувати високу відповідальність за управління підприємством під час відсутності топ-менеджменту.
Юридичний супровід трудових відносин у ЮРКОНСАЛТ
- Аудит кадрових документів. Перевірка посадових інструкцій та наказів на відповідність статті 105 КЗпП для уникнення штрафів Держпраці.
- Розробка наказів та положень. Підготовка юридично грамотних шаблонів для оформлення суміщення та заміни працівників у вашій компанії.
- Захист прав працівників. Консультування та представництво в судах у справах про стягнення недоплаченої заробітної плати та скасування незаконних наказів.
Як правильно оформити наказ про тимчасове виконання обов’язків
Оформлення заміни працівника починається з отримання письмової згоди від того, хто буде виконувати додаткову роботу. Це може бути окрема заява працівника або його підпис на проекті наказу з фразою "З умовами та обсягом роботи згоден". Без такої згоди видання наказу є порушенням трудового законодавства, що може призвести до штрафів під час кадрового аудиту.
У самому наказі обов’язково потрібно зазначити три ключові моменти: перелік додаткових обов’язків, термін їх виконання та конкретний розмір доплати. Некоректно просто посилатися на колективний договір — сума має бути вказана у відсотках або фіксованій сумі. Бездіяльність у питаннях оформлення може дорого коштувати бізнесу, що підтверджує справа про бездіяльність роботодавця у трудових відносинах.
Для бухгалтерії цей наказ є підставою для нарахування виплат. На відміну від сумісництва, тут не потрібно заводити нову картку в табелі обліку робочого часу, оскільки робота виконується в межах основного графіку. Це значно спрощує кадровий облік, але вимагає чіткості у формулюваннях.
Зразок наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ЮРКОНСАЛТ»
НАКАЗ № 45-к
Про тимчасове виконання обов’язків
м. Запоріжжя «15» травня 2026 р.
У зв’язку з виробничою необхідністю та на період перебування бухгалтера Іванової О.П. у щорічній основній відпустці з «18» травня 2026 р., керуючись ст. 105 КЗпП України,
НАКАЗУЮ:
1. Покласти на бухгалтера Петренко С.В., за її згодою, виконання обов’язків тимчасово відсутньої Іванової О.П. без звільнення від основної роботи.
2. Встановити Петренко С.В. доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у розмірі 30% посадового окладу за основною посадою пропорційно відпрацьованому часу.
3. Встановити термін виконання додаткових обов’язків: з «18» травня 2026 р. до фактичного виходу на роботу Іванової О.П.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Підстава:
1. Доповідна записка головного бухгалтера від «14» травня 2026 р.
2. Заява Петренко С.В. від «14» травня 2026 р.
Директор: __________ (Олександр КУЗНЄЦОВ)
З наказом ознайомлений(а): __________ (С.В. ПЕТРЕНКО) «15» травня 2026 р.
Припинення виконання обов’язків чи потрібен окремий наказ
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника припиняється автоматично в день виходу основного співробітника на роботу. Окремий наказ про скасування доплати або припинення повноважень видавати не потрібно, якщо в початковому наказі було вказано термін: "до фактичного виходу основного працівника з відпустки/лікарняного".
Якщо ж роботодавець вирішить скасувати додаткове навантаження раніше, ніж повернувся відсутній колега, це буде вважатися зміною істотних умов праці. У такому разі працівника потрібно попередити заздалегідь. Суди розрізняють ці ситуації, щоб захистити стабільність заробітку працівника.
Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №127/25292/18 від 02.10.2020 зазначив: «припинення виконання обов'язків на умовах суміщення за ініціативою роботодавця не є звільненням працівника. Така процедура розцінюється як зміна істотних умов праці (ст. 32 КЗпП) і є лише увільненням від додаткового навантаження.»Скасування суміщення — це зміна істотних умов праці, а не звільнення працівника.
Таким чином, процедура є гнучкою, але вимагає уважності до дат та формулювань у первинних документах. Якщо ви сумніваєтеся у правильності оформлення, варто порівняти цей процес із процедурою, коли відбувається прийняття на декретну посаду нової людини.
Питання про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника
Чи можна призначити виконання обов’язків без доплати?
Який максимальний розмір доплати у приватному бізнесі?
Чи потрібна заява від працівника, якщо вже видано наказ?
Чи вноситься запис про тимчасову заміну до трудової книжки?
Допомога адвоката з трудових спорів
Трудові відносини під час заміни працівників часто стають приводом для конфліктів щодо розміру виплат або обсягу роботи. Якщо ви стикнулися з незаконним примусом до роботи або вам відмовляють у законній доплаті, професійна юридична консультація допоможе захистити ваші інтереси. Ми допоможемо провести аудит кадрових документів або представити ваші інтереси в суді.
