Військовий облік на підприємстві — це базовий регуляторний процес для кожного роботодавця, який передбачає своєчасне призначення відповідальної особи, ведення списків і взаємодію з ТЦК та СП. Якщо налагодити документообіг на старті, прийняття, переведення та звільнення персоналу проходитимуть без зайвих кадрових ризиків.
Основні труднощі виникають не у формулюваннях норм, а в операційному контролі: хто вносить записи, які строки встановлені для повідомлення органів комплектування та як захистити посадових осіб компанії від штрафів під час перевірок.
Коротко про військовий облік у компанії
- Порядок 1487 встановлює обов’язкові форми списків персонального обліку та повідомлень.
- Зміни до списків вносяться протягом 5 днів після надання працівником нових документів.
- Про прийняття чи звільнення працівника роботодавець повідомляє ТЦК у семиденний строк.
- Щороку підприємство проводить обов’язкове внутрішнє та зовнішнє звіряння даних.
- Відповідальна особа призначається окремим наказом із встановленням належної доплати.
- Штраф за статтею 210-1 КУпАП під час воєнного стану сягає 59 500 гривень.
Зміст:
Як організувати військовий облік на підприємстві
Військовий облік на підприємстві функціонує як безперервна система кадрового діловодства: керівник призначає відповідального фахівця, затверджує списки персонального обліку, формує окремі справи з копіями документів та своєчасно інформує ТЦК та СП про будь-які кадрові рухи. Такий підхід забезпечує стабільність робочих процесів під час оформлення нових співробітників чи звільнення.
Правовою основою військового обов’язку бізнесу виступає профільний закон та урядовий регламент. Зручним інструментом для швидкої звірки інформації про співробітників є відомості про працівників з Реєстру військовозобовʼязаних на порталі Дія, що зменшує навантаження на паперове листування.
Згідно з абзацами 1-5 пункту 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів: «З метою ведення персонального військового обліку підприємства, установи та організації здійснюють: перевірку у громадян України під час прийняття на роботу (навчання) наявності військово-облікового документа... надсилання у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (навчання), звільнення з роботи... до відповідних районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки повідомлень про зміну облікових даних.»Роботодавець повинен мати чинне положення або правила внутрішнього обліку, наказ про відповідальну особу та затверджені реєстри для виключення будь-яких претензій перевіряючих органів.
Перевірка військово облікових документів кандидата
Під час офіційного працевлаштування обов’язково перевіряється наявність військово-облікового документа в паперовому вигляді або в електронній формі з дійсним QR-кодом. Якщо кандидат стверджує, що втратив квиток, укладати трудовий договір до верифікації статусу заборонено, оскільки це утворює прямий склад правопорушення для кадровика.
Особливості обліку жінок та бронювання
Жінки з медичною або фармацевтичною освітою підлягають обов’язковому взяттю на персональний облік на загальних засадах. Крім того, належна організація діловодства відкриває підприємству шлях до збереження ключової команди, для чого активно застосовується електронне бронювання працівників на порталі Дія.
Хто і як призначається відповідальним за облік
Відповідальну за ведення військового обліку особу визначають спеціальним наказом керівника підприємства із зазначенням конкретних функцій, обсягу повноважень та розміру належної доплати. За наявності штату менше 500 військовозобов’язаних виконання цих завдань покладається на працівника служби персоналу або бухгалтерії.
Згідно з абзацом 1 пункту 9 Порядку організації та ведення військового обліку: «Кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначається з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року... За наявності на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу... з встановленням доплати в розмірі до 50 відсотків посадового окладу.»Встановлення відповідної доплати в розмірі до половини посадового окладу є прямою вимогою трудового законодавства у випадку суміщення обов’язків, а сам співробітник має надати письмову згоду на додаткове навантаження.
Ключові посадові обов язки фахівця
Фахівець з обліку веде регулярне оновлення персональних списків, формує номенклатурні справи з копіями документів працівників та своєчасно здійснює листування з ТЦК. Також відповідальна особа повинна проходити планове підвищення кваліфікації не рідше одного разу на п’ять років у визначених навчальних закладах.
Інформування ТЦК про призначення кадровика
У семиденний строк після підписання наказу про призначення або звільнення відповідальної особи підприємство зобов’язане повідомити територіальний центр комплектування за формою Додатка 1. Збереження доказів направлення цього листа захищає керівництво від претензій щодо приховування відомостей про організацію обліку.
Покроковий алгоритм впровадження військового обліку
- Призначте відповідальну особу. Оформіть наказ керівника із зазначенням посадових обов’язків, погодьте доплату до 50 відсотків окладу та надішліть повідомлення до ТЦК у семиденний строк.
- Сформуйте списки персонального обліку. Розподіліть особовий склад компанії за чотирма окремими справами Додатка 5 та заведіть відомість оперативного обліку.
- Організуйте зберігання документів. Створіть папки із завіреними копіями військових квитків або роздруківками з Резерв+, а також журнал ознайомлення з Правилами обліку.
- Налагодьте контроль строків. Вносьте зміни про сімейний стан чи посаду до списків за 5 днів та інформуйте органи комплектування про прийняття або звільнення у семиденний строк.
- Пройдіть річне звіряння. Узгодьте графік із районним ТЦК або надішліть витяги рекомендованим листом із описом вкладення для проставлення відмітки про звірку.
Документи і списки персонального військового обліку
Центральним документом обліку на підприємстві виступають списки персонального військового обліку за затвердженою формою Додатка 5, які веде відповідальний співробітник. Ведення списків єдиним суцільним реєстром суворо заборонено: норматив вимагає обов’язкового поділу персоналу на чотири окремі групи обліку.
Для забезпечення порядку в діловодстві компанії ведуться такі категорії справ:
- Перша група. Військовозобов’язані та резервісти офіцерського складу.
- Друга група. Військовозобов’язані та резервісти рядового, сержантського та старшинського складу.
- Третя група. Військовозобов’язані та резервістки жіночої статі.
- Четверта група. Призовники, які перебувають на відповідному обліку за віком.
До кожної групи формується окрема папка із завіреними копіями військово-облікових документів працівників, а також ведуться відомість оперативного обліку та журнал результатів перевірок.
Локальні акти та інформаційний стенд
На підприємстві мають бути наявні Правила військового обліку, вивішені на загальнодоступному інформаційному стенді, та журнал ознайомлення з ними під особистий підпис кожного нового працівника. Відсутність письмового підтвердження доведення правил до персоналу вважається типовим процедурним недоліком під час інспектування.
Щорічне закриття та реєстрація списків
Щороку до 25 січня списки персонального обліку за всіма групами станом на 1 січня підписуються керівником підприємства та відповідальною особою, після чого обов’язково реєструються у внутрішній службі діловодства компанії.
Послуги юридичного бюро щодо організації військового обліку
- Комплексний аудит кадрових справ. Аналіз наявних наказів, журналів і військових документів співробітників із виявленням невідповідностей.
- Розробка індивідуальних локальних актів. Підготовка наказів про призначення відповідальних осіб, правил внутрішнього обліку та обов’язкових посадових інструкцій.
- Формування списків за Порядком 1487. Складання списків за 4 групами та заповнення відомості оперативного обліку підприємства.
- Супровід звіряння та захист від штрафів. Представництво інтересів бізнесу у взаємодії з органами комплектування та оскарження неправомірних постанов.
Повідомлення ТЦК та строки оновлення даних
Законодавство чітко розмежовує терміни для внутрішнього внесення змін до реєстрів компанії та строки офіційного інформування органів комплектування. Зміни щодо сімейного стану, освіти, місця реєстрації чи посади вносяться до списків протягом 5 днів після надання працівником документів, а повідомлення про зміну облікових даних за формою Додатка 4 надсилається до ТЦК у семиденний строк.
Для чіткого дотримання дедлайнів кадрова служба веде внутрішній контрольний графік операційних дій:
| Операційна дія роботодавця | Встановлений строк виконання | Підстава та форма документа |
|---|---|---|
| Внесення змін до списків підприємства | До 5 днів після отримання даних | Додаток 5 до Порядку № 1487 |
| Повідомлення ТЦК про прийняття чи звільнення | Семиденний строк із дати наказу | Додаток 4 до Порядку № 1487 |
| Інформування про призначення відповідального | Семиденний строк від дати наказу | Додаток 1 до Порядку № 1487 |
| Підписання та реєстрація списків на рік | Щороку до 25 січня | Реєстрація в діловодстві |
Усі супровідні листи, поштові квитанції з описами вкладення та відмітки канцелярії про вручення обов’язково підшиваються до окремої номенклатурної справи підприємства.
Оповіщення співробітників за розпорядженням ТЦК
У разі надходження письмового розпорядження керівник зобов’язаний видати наказ про оповіщення працівників, забезпечити вручення повісток під підпис та проконтролювати їх прибуття. Про результати оповіщення та вручення повісток підприємство письмово звітує перед ТЦК у триденний строк.
Звіряння даних з іншими регіонами поштою
Коли співробітники зареєстровані в інших областях, особисто відвідувати кожну установу непотрібно. Роботодавець надсилає витяги зі списків та копії документів рекомендованими листами з описом, і в аналогічних ситуаціях суд зобов’язав ТЦК розглянути документи поштою без вимоги особистої явки представників.
Зразок наказу про призначення відповідальної особи за військовий облік
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ПРОМТЕХНОЛОГІЇ»
НАКАЗ № 18-ОД
м. Київ «15» січня 2026 року
Про організацію та ведення персонального військового обліку
Відповідно до Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» та Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487,
НАКАЗУЮ:
1. Покласти обов’язки щодо організації та ведення персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на інспектора з кадрів Коваленко Олену Василівну з 16 січня 2026 року.
2. Встановити інспектору з кадрів Коваленко О.В. доплату за ведення персонального військового обліку в розмірі 30 (тридцяти) відсотків посадового окладу з 16 січня 2026 року.
3. Коваленко О.В.:
- у семиденний строк із дати видання цього наказу повідомити Печерський районний у місті Києві територіальний центр комплектування та соціальної підтримки про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, за встановленою формою (Додаток 1 до Порядку № 1487);
- забезпечити ведення Списків персонального військового обліку за встановленими категоріями та відомості оперативного обліку;
- ознайомлювати новоприйнятих працівників із Правилами військового обліку під особистий підпис у Журналі ознайомлення.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.Директор (підпис) Сергій МЕЛЬНИК
З наказом ознайомлена:
«15» січня 2026 р. (підпис) Олена КОВАЛЕНКО
Звіряння даних з ТЦК і підготовка до перевірки
Звіряння облікових відомостей проводиться не рідше одного разу на рік відповідно до затвердженого графіка районної адміністрації чи міської ради. Під час цієї процедури представник ТЦК перевіряє відповідність записів у списках компанії даним картки первинного обліку та ставить офіційний штамп «звірено».
Перед візитом до уповноваженого органу служба персоналу проводить внутрішній аудит, звіряючи наявні копії військових квитків чи роздруківки електронних документів із фактичними кадровими наказами. Це дозволяє усунути дрібні розбіжності заздалегідь.
Якщо посадові особи органу комплектування намагаються виписати протокол за непроведення звіряння у випадках, коли саме підприємство не включили до офіційного графіка, такі постанови визнаються незаконними в судовому порядку.
Документи для пред явлення комісії
На звіряння подаються витяги зі списків персонального військового обліку у двох примірниках, справа з копіями військово-облікових документів та заповнений журнал результатів перевірок. Один примірник витягу з відміткою повертається до кадрового архіву компанії.
Виправлення виявлених відмінностей
Якщо під час звірки виявлено невідповідності у військово-облікових ознаках чи званнях співробітників, роботодавець зобов’язаний оновити дані у внутрішніх реєстрах протягом 5 днів від дати завершення процедури.
Адміністративна та кримінальна відповідальність роботодавця
Порушення законодавства про мобілізаційну підготовку та військовий облік тягне за собою накладення значних штрафів на посадових осіб юридичної особи. Згідно з частиною 3 статті 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розмір стягнення в особливий період становить від 34 000 до 59 500 гривень за виявлені порушення.
Важливо розмежовувати помилки кадрового діловодства та кримінальні правопорушення. Посадова особа підприємства може бути притягнута до кримінальної відповідальності виключно за умови доведеної умисної співучасті в ухиленні військовозобов’язаного від призову (наприклад, свідоме фальшування наказів або приховування реального факту роботи військовозобов’язаного). Звичайна кадрова помилка у строках чи списках не утворює кримінального складу.
Центрально-Міський районний суд м. Кривого Рогу Дніпропетровської області у рішенні від 29.07.2025 у справі № 216/962/25 зазначив: «На підприємстві є відповідальна особа за ведення військового обліку – інспектор з кадрів, а тому притягнення до відповідальності керівника є неправомірним.»Наявність наказу про призначення відповідального кадровика захищає першого керівника від перекладання на нього операційної відповідальності за поточні пропуски строків.
Процедурні гарантії під час перевірок ТЦК
Складання протоколу про порушення правил обліку вимагає обов’язкової участі посадової особи та завчасного направлення акта перевірки. Якщо перевіряючі порушують процедуру або безпідставно застосовують максимальні штрафи без обґрунтування, реальним механізмом захисту стає судове скасування постанови ТЦК.
Судовий захист прав посадових осіб бізнесу
Судова практика свідчить, що постанова не може ґрунтуватися на загальних звинуваченнях без посилання на конкретний пункт Порядку № 1487. За відсутності вини та за наявності чітких посадових інструкцій суди регулярно скасовують стягнення на користь компаній.
Юридичний аудит та ведення військового обліку підприємства
Фахівці юридичного бюро ЮРКОНСАЛТ допоможуть побудувати прозору систему кадрового обліку, підготувати пакет обов’язкових наказів і журналів, а також супроводять компанію під час планового чи дистанційного звіряння з ТЦК. Захистіть посадових осіб бізнесу від безпідставних штрафів своєчасно.
Питання про військовий облік на підприємстві
Чи потрібно вести військовий облік якщо в компанії працюють лише жінки
Так, вести персональний облік зобов’язані абсолютно всі юридичні особи незалежно від чисельності чи статі співробітників. Крім того, жінки з медичною або фармацевтичною освітою є військовозобов’язаними та вносяться до третьої групи списків. Навіть за відсутності таких працівників роботодавець повинен видати базовий наказ про організацію обліку.
Чи може директор компанії особисто виконувати функції відповідального за облік
Так, якщо кількість військовозобов’язаних не перевищує 500 осіб і посада кадровика не передбачена штатом, керівник видає наказ про покладання обов’язків на себе. Доплата у такому випадку може не нараховуватися, якщо виконання цієї роботи безпосередньо зафіксоване в трудовому контракті чи посадовій інструкції директора.
Чи приймається електронний військовий квиток з Резерв плюс під час оформлення
Так, відповідно до постанови уряду електронний військово-обліковий документ у застосунках Резерв+ або Дія має рівноцінну юридичну силу з паперовим військовим квитком. Відповідальний кадровик зчитує QR-код, перевіряє актуальність запису та роздруковує електронний витяг для зберігання в особовій справі.
Що робити якщо діючий працівник відмовляється надати військово обліковий документ
Звільнити діючого співробітника виключно через ненадання військового квитка не можна, оскільки трудовий договір уже укладено. Проте кадрова служба зобов’язана скласти внутрішній акт про відмову, направити працівнику офіційне письмове попередження та повідомити орган комплектування про порушення особою правил обліку під час чергової звірки.
Прочитати на: мовою