Оформлення трудових відносин із закордонними фахівцями вимагає суворого дотримання міграційного та трудового законодавства. Отримати дозвіл на працевлаштування іноземця зобов’язана будь-яка українська компанія чи підприємець до фактичного допуску людини до виконання робочих завдань. Ігнорування цього правила призводить до значних фінансових санкцій для бізнесу та ризику примусового повернення співробітника до країни походження.
Багато роботодавців стикаються з труднощами через специфічні вимоги до нотаріальних перекладів документів, правильного зазначення посади за класифікатором професій і дотримання жорстких процесуальних дедлайнів. Помилка на підготовчому етапі затягує найм на місяці або завершується анулюванням отриманого документа.
Головні факти про працевлаштування іноземців
- Заявником при отриманні дозволу завжди виступає український роботодавець, а не іноземець.
- Рішення про видачу дозволу центр зайнятості приймає протягом 7 робочих днів.
- Сплата адміністративного збору здійснюється протягом 10 днів після ухвалення рішення.
- Трудовий договір необхідно підписати протягом 90 днів з дати видачі дозволу.
- Копія укладеного договору подається до центру зайнятості протягом 10 календарних днів.
Зміст:
В яких випадках потрібен дозвіл на роботу іноземцю
Дозвіл на працевлаштування іноземця є обов’язковим документом для будь-якого українського роботодавця, який наймає людину без українського громадянства. Заяву до органів влади завжди подає підприємство або фізична особа-підприємець, оскільки сам працівник не має юридичного права ініціювати це провадження. Тобто держава покладає відповідальність за легальність трудових відносин виключно на бізнес.
Згідно з нормами статті 42 Закону України «Про зайнятість населення», документ видається під конкретного роботодавця та конкретну посаду. Якщо іноземець планує додатково працювати за сумісництвом в іншій організації, друге підприємство повинно отримувати власний окремий документ.
Згідно з ч. 1 ст. 42 Закону України «Про зайнятість населення»: «Роботодавці мають право на застосування праці іноземців та осіб без громадянства на території України на підставі дозволу, що видається територіальними органами центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції...»Закон визначає низку винятків, коли дозвіл на роботу не потрібен, зокрема для власників посвідки на постійне проживання в Україні, акредитованих іноземних журналістів, дипломатів, працівників закордонного флоту та офіційно визнаних науковців.
Особливості роботи за сумісництвом
Праця за сумісництвом без додаткового дозволу дозволяється виключно в межах одного й того самого роботодавця. При цьому строк дії контракту за сумісництвом не може перевищувати термін дії основного дозволу.
Вимоги до рівня заробітної плати
Раніше роботодавці були зобов’язані платити іноземним працівникам від 5 до 10 мінімальних заробітних плат. Зараз цю дискримінаційну норму скасовано, тому оклад іноземця визначається на загальних підставах і не може бути меншим за встановлену законом мінімальну зарплату.
Які документи готує компанія для центру зайнятості
Базовий пакет документів для отримання дозволу формується роботодавцем і подається до регіонального центру зайнятості або через ЦНАП. Подати документацію можна особисто, поштовим відправленням з описом або дистанційно через електронні сервіси. Офіційний регламент звернення закріплює Гід з державних послуг (Дія), де визначено порядок прийому заяв.
Для успішної реєстрації заяви роботодавець готує вичерпний перелік обов’язкових паперів:
- Заява встановленого зразка. Заповнюється українською мовою з точними реквізитами підприємства та іноземця.
- Копія паспорта з нотаріальним перекладом. Сторінки закордонного паспорта іноземця обов’язково перекладаються українською та посвідчуються українським нотаріусом.
- Кольорова фотокартка. Розмір фотокартки становить стандартні 3,5 х 4,5 см.
- Проєкт трудового договору або гіг-контракту. Проєкт засвідчується підписом уповноваженої особи підприємства та печаткою за наявності.
Найпоширенішою помилкою HR-спеціалістів є довільне найменування посади у проєкті контракту. Назва посади повинна суворо відповідати Національному класифікатору професій ДК 003:2010. Якщо виявлено розбіжності чи помилки в транслітерації прізвища, центр зайнятості зупиняє розгляд заяви рівно на 7 робочих днів для усунення недоліків.
Вимоги до перекладу паспорта
Транслітерація прізвища та імені іноземця в нотаріальному перекладі повинна буква в букву збігатися з написанням у проєкті договору, заяві та попередніх українських візах, якщо вони видавалися.
Зупинення розгляду документів
У разі виявлення технічних недоліків орган зайнятості надає компанії 7 робочих днів на виправлення. Якщо роботодавець не встигає подати оновлені матеріали, у видачі дозволу відмовляють автоматично.
Алгоритм дій роботодавця при оформленні дозволу
- Перевірте правовий статус. З’ясуйте наявність чинних посвідок або підстав, які звільняють особу від оформлення дозволу.
- Підготуйте нотаріальний переклад. Зробіть офіційний переклад сторінок паспорта працівника українською мовою та завірте його у нотаріуса.
- Складіть проєкт договору. Узгодьте умови контракту та перевірте точну назву посади за класифікатором професій.
- Подайте заяву онлайн. Надішліть сформований пакет документів до регіонального центру зайнятості або через портал послуг.
- Сплатіть державний збір. Після ухвалення позитивного рішення перерахуйте плату за дозвіл суворо протягом 10 робочих днів.
- Надайте копію контракту. Підпишіть трудовий договір протягом 90 днів та надішліть його копію до органу зайнятості за 10 днів.
Строк дії дозволу та розмір офіційного збору
Строк дії дозволу на застосування праці залежить від категорії працівника та умов контракту, складаючи від кількох місяців до двох років для звичайних найманих співробітників і до трьох років для відряджених фахівців. Рішення про видачу приймається територіальним органом, який представляє Державна служба зайнятості, протягом 7 робочих днів з моменту реєстрації заяви.
Офіційний адміністративний збір розраховується на основі розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на 1 січня календарного року звернення. Сплачувати кошти наперед категорично заборонено: збір вноситься лише після прийняття позитивного рішення.
Згідно з ч. 1 ст. 42-4 Закону України «Про зайнятість населення»: «Розмір плати за видачу або продовження дії дозволу становить: для дозволів, що видаються на строк від одного до двох років включно, — п'ять прожиткових мінімумів для працездатних осіб... для дозволів, що видаються на строк до шести місяців включно, — три прожиткових мінімуми...»Роботодавцю важливо пам’ятати про дедлайн оплати: кошти необхідно перерахувати протягом 10 робочих днів з дня отримання рішення. Якщо платіж затримано хоча б на один день, виданий наказ скасовується, а пакет документів доводиться формувати заново.
Розміри адміністративного платежу
Для дозволу строком до 6 місяців плата становить 3 прожиткові мінімуми, від 6 місяців до 1 року — 5 прожиткових мінімумів, а від 1 до 2 років — 8 прожиткових мінімумів. Продовження чинного дозволу коштує на один прожитковий мінімум дешевше.
Правила продовження дозволу
Заяву на пролонгацію необхідно подати у суворе часове вікно: не пізніше ніж за 20 і не раніше ніж за 50 календарних днів до завершення строку дії поточного документа. Рішення про продовження розглядається швидше — протягом 3 робочих днів.
Послуги супроводу трудової міграції від бюро
- Консультація та аудит. Аналізуємо документи іноземця, перевіряємо відсутність обмежень та визначаємо оптимальний термін дії дозволу.
- Підготовка документації. Організовуємо нотаріальний переклад паспорта та складаємо проєкт трудового контракту за вимогами закону.
- Взаємодія з центром зайнятості. Подаємо заяву, супроводжуємо її розгляд держорганом та контролюємо дотримання регламентних строків.
- Міграційна підтримка. Допомагаємо оформити візу D та отримати посвідку на тимчасове проживання в органах ДМС.
Укладення трудового контракту та взаємодія з міграційною службою
Отримання дозволу на руки не завершує процедуру легалізації іноземного працівника на підприємстві. Після винесення рішення роботодавець зобов’язаний підписати трудовий договір або гіг-контракт протягом не більше 90 календарних днів. Порушення цього терміну тягне за собою обов’язкове анулювання виданого документа центрами зайнятості.
Після укладення контракту підприємство повинно виконати два обов’язкових кроки: протягом 10 днів надіслати засвідчену копію договору до центру зайнятості, а також завчасно подати повідомлення про прийняття працівника на роботу до Державної податкової служби до першого робочого дня співробітника.
Київський окружний адміністративний суд у справі № 320/14706/23 від 29.04.2024 зазначив: «перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати виключає обов'язок нарахування та сплати внеску, а тому не свідчить про порушення умов застосування праці»Виданий дозвіл слугує підставою для оформлення візи типу D та звернення до Державної міграційної служби для отримання посвідки на тимчасове проживання на строк дії контракту. Своєчасний правовий супровід дозволяє уникнути претензій міграційних органів.
Оформлення посвідки на тимчасове проживання
На підставі дозволу іноземець отримує довгострокову візу та звертається до ДМС для оформлення посвідки. Цей документ легалізує його постійне перебування в Україні на період виконання трудових обов’язків.
Контроль за сплатою податків
Роботодавець зобов’язаний нараховувати та сплачувати єдиний соціальний внесок за іноземця. Безпідставна несплата ЄСВ протягом двох місяців є підставою для скасування дозволу органом зайнятості, якщо працівник не перебуває у законній безоплатній відпустці.
Зразок заяви про видачу дозволу на застосування праці
До Регіонального центру зайнятості
Заявник (Роботодавець): ТОВ «Альфа Консалтинг»
Код ЄДРПОУ: 12345678
Місцезнаходження: м. Київ, вул. Хрещатик, буд. 1
Контактний телефон: (050) 101-8228
E-mail: info@jurconsult.proЗАЯВА
про видачу дозволу на застосування праці іноземця або особи без громадянстваПрошу видати дозвіл на застосування праці громадянина Федеративної Республіки Німеччина Мюллера Ганса, дата народження: 14.05.1988, стать: чоловіча, паспортний документ № С12345678, виданий компетентним органом ФРН 10.02.2020, дійсний до 09.02.2030.
1. Посада (професія), на яку приймається працівник: Директор з маркетингу, код КП: 1233.
2. Категорія працівника: іноземний найманий працівник.
3. Строк, на який запитується дозвіл: 1 рік.Підтверджую, що посада, на якій застосовуватиметься праця зазначеного іноземця, відповідно до законодавства України не пов’язана з належністю до громадянства України та не потребує надання допуску до державної таємниці.
Зобов’язуюсь укласти трудовий договір (контракт) не пізніше 90 календарних днів з дати видачі дозволу та надати його копію регіональному центру зайнятості у 10-денний строк після укладення.Додатки:
1. Копія сторінок паспортного документа іноземця з особистими даними разом з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою на 2 арк.
2. Кольорова фотокартка іноземця розміром 3,5 х 4,5 см — 1 шт.
3. Проєкт трудового договору (контракту), засвідчений роботодавцем, на 4 арк.Директор ТОВ «Альфа Консалтинг» _________________ Іван ПЕТРЕНКО
(підпис)
«15» березня 2026 року М.П.
Юридична допомога з працевлаштування іноземців
Оформлення трудових відносин з іноземними громадянами вимагає суворого дотримання міграційних та процедурних регламентів. Юридичне бюро «ЮРКОНСАЛТ» забезпечує повний супровід роботодавця: від аудиту первинних документів до представництва в органах зайнятості та міграційної служби.
Ми допомагаємо мінімізувати бюрократичні ризики, узгодити коректні формулювання трудових контрактів і захистити інтереси вашого бізнесу у разі безпідставних претензій регуляторів.
Питання про дозвіл на працевлаштування іноземця
Коли дозвіл на роботу отримувати взагалі не потрібно?
Звертатися за дозволом не потрібно, якщо іноземець має посвідку на постійне проживання в Україні, статус закордонного журналіста, митця чи професійного спортсмена. Також звільняються від оформлення дозволу викладачі закладів вищої освіти та фахівці проєктів міжнародної технічної допомоги.
Чи діє вимога сплачувати іноземцю підвищений оклад?
Ні, вимогу щодо обов’язкової виплати зарплати у розмірі 5 або 10 мінімальних окладів давно скасовано. Оплата праці іноземного працівника визначається за домовленістю сторін у трудовому договорі, проте вона не може бути нижчою за загальнодержавний мінімальний рівень заробітної плати.
Що загрожує компанії за пропуск строку 90 днів?
Якщо трудовий договір не підписано або його копію не направлено до центру зайнятості у встановлений 10-денний термін після укладення, центр зайнятості скасовує виданий дозвіл. Сплачений офіційний адміністративний збір у такому разі підприємству не повертається.
Чи можна працевлаштувати іноземця за сумісництвом без дозволу?
Працювати за сумісництвом без нового дозволу дозволяється лише в того ж самого роботодавця. Якщо ж іноземець планує влаштуватися за сумісництвом на інше підприємство, новий роботодавець зобов’язаний пройти повну процедуру отримання окремого дозволу.
Прочитати на: мовою