Розрахунок платіжними картками став невіддільною частиною сучасного бізнесу, проте для підприємців він несе не лише зручність, а й низку законодавчих зобов’язань. Безготівкові оплати вимагають від бізнесу чіклого дотримання правил фіскалізації та своєчасного встановлення POS-терміналів.
Незнання правил еквайрингу або ігнорування вимог щодо прийому безготівкових платежів може призвести до значних фінансових санкцій. Особливо гостро це питання постає зараз, коли держава поступово розширює коло суб’єктів, які зобов’язані забезпечити безготівкові розрахунки.
Коротко про безготівкові розрахунки та еквайринг
- Обов’язковість терміналів. Більшість торговців уже зобов’язані забезпечити прийом безготівкових платежів.
- РРО та ПРРО. Проведення оплат через POS-термінал вимагає обов’язкової видачі фіскального чека.
- Повні реквізити. Оплата за реквізитами IBAN не вважається розрахунковою операцією і не потребує РРО.
Зміст:
Що таке еквайринг та безготівкові розрахунки
Розрахунок платіжними картками є основою сучасного торговельного обігу. Для покупця це зручний спосіб розрахуватися за товар або послугу, а для підприємця — інструмент збільшення продажів. З технічного погляду, цей процес забезпечується через еквайринг, тобто платіжну послугу з приймання безготівкових платежів, яку надає спеціальна еквайрингова установа.
Емітент, яким зазвичай виступає банк, випускає платіжні картки та передає їх клієнтам на умовах договору. Сама картка залишається власністю банку, а доступ до коштів захищається за допомогою персонального коду. Коли клієнт здійснює оплату, відбувається авторизація — процес перевірки наявності коштів на рахунку та підтвердження транзакції.
Як працює платіжна система та авторизація
Платіжна система об’єднує покупця, продавця, банк-емітент та банк-еквайр у єдиний ланцюжок. Під час оплати термінал передає запит на авторизацію, банк перевіряє баланс і дає дозвіл на списання. Цей процес триває кілька секунд, але потребує стабільного зв’язку.
Особливості верифікації військових у період воєнного стану
Під час дії воєнного стану спрощено процедури верифікації для захисників. Банки мають право здійснювати ідентифікацію військовослужбовців та осіб, призваних до лав Збройних Сил України, на підставі військового квитка або посвідчення офіцера. Це значно полегшує доступ до банківських послуг безпосередньо в зоні бойових дій.
Хто зобов’язаний встановити платіжні термінали
Впровадження безготівкових розрахунків в Україні відбувається поетапно відповідно до урядових вимог. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 визначає чіткі строки, до настання яких торговці мають забезпечити можливість безготівкових оплат. Це стосується як фізичних POS-терміналів, так і альтернативних рішень.
Для наочності розглянемо графік обов’язкового впровадження безготівкових розрахунків у таблиці нижче.
| Категорія торговців | Термін впровадження |
|---|---|
| Торговці у населених пунктах з населенням понад 25 тисяч осіб | Вже зобов’язані мати термінали |
| Торговці у населених пунктах з населенням від 5 до 25 тисяч осіб | Вже зобов’язані мати термінали |
| Торговці у населених пунктах з населенням менше 5 тисяч осіб | З 1 січня 2025 року |
| ФОП першої групи, виїзна торгівля, торгові автомати | Через три місяці після скасування воєнного стану |
Уряд наприкінці 2025 року вніс важливі зміни, якими відтермінував обов’язкове встановлення терміналів для ФОП першої групи єдиного податку. Тепер вони мають забезпечити безготівкові розрахунки лише після закінчення воєнного стану. Проте для інших підприємців вимоги є суворими. Наприклад, якщо ФОП відкрив продуктовий кіоск у невеликому селі з населенням 2500 осіб, він все одно зобов’язаний встановити термінал, інакше ризикує отримати штраф.
Для початку підприємницької діяльності та вибору групи оподаткування зручно використовувати Портал державних послуг Дія. Для реєстрації ПРРО та подання звітності підприємці використовують Електронний кабінет платника податків ДПС.
Етапи впровадження POS-терміналів для бізнесу
Згідно з Постановою КМУ № 894, обов’язок забезпечити безготівкові розрахунки поширюється практично на всіх підприємців. Це означає, що покупцю має бути надана можливість розрахуватися карткою, платіжним застосунком або іншим електронним інструментом. Для виконання цієї вимоги не обов’язково купувати дорогий фізичний термінал, можна використовувати технологію SoftPOS на смартфоні.
Винятки та пільги для окремих категорій підприємців
Законодавство передбачає винятки для підприємств з площею торговельного об’єкта до 20 квадратних метрів (до настання визначених термінів). Також вимоги не поширюються на суб’єктів господарювання, які здійснюють діяльність на територіях у зоні бойових дій або перебувають у тимчасовій окупації. Це логічний крок, оскільки в таких регіонах часто відсутній зв’язок та електроенергія.
Як підключити безготівкові розрахунки для ФОП
- Оберіть спосіб прийому платежів. Визначтеся, що краще підходить для вашого бізнесу — класичний POS-термінал, додаток SoftPOS на смартфоні або платіжний QR-код.
- Відкрийте бізнес-рахунок. Зверніться до банку для відкриття поточного рахунку ФОП та укладення договору еквайрингу.
- Зареєструйте касовий апарат. Якщо ваша діяльність вимагає фіскалізації, зареєструйте ПРРО через податковий кабінет.
- Налаштуйте обладнання. Підключіть термінал або встановіть платіжний додаток на телефон та проведіть тестовий платіж.
Коли можна не використовувати РРО при безготівкових оплатах
Багато підприємців вважають, що будь-який безготівковий розрахунок платіжними картками автоматично вимагає використання реєстратора розрахункових операцій. Це один із найбільших міфів. Закон України ‘Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…’ чітко розмежовує розрахункові та нерозрахункові операції.
РРО або ПРРО взагалі не потрібен, якщо оплата здійснюється виключно за повними реквізитами рахунку IBAN. Наприклад, якщо клієнти сплачують рахунки через касу банку або термінали самообслуговування безпосередньо на ваш бізнес-рахунок. Також пільга діє для дистанційного надання послуг через інтернет-еквайринг. Якщо ви надаєте послуги з онлайн-репетиторства або розробки програмного забезпечення і клієнти платять через сайт, касовий апарат встановлювати не потрібно.
Проте ситуація кардинально змінюється, якщо ви продаєте товари і замість IBAN надаєте покупцям номер картки-ключ до рахунку ФОП. Податкова трактує оплату на картку-ключ як еквайринг, що вимагає обов’язкової фіскалізації. У нашій практиці був випадок, коли ФОП продавала вироби ручної роботи через Instagram та приймала оплати на таку картку без ПРРО, за що отримала штраф у розмірі 100% від суми продажів. Щоб уникнути цього, варто надавати клієнтам виключно повні реквізити IBAN або проводити продажі через ПРРО.
Різниця між оплатою за реквізитами IBAN та карткою-ключем
Для безпечної роботи без касового апарату кошти мають зараховуватися виключно за повними реквізитами рахунку IBAN (літери UA та 27 цифр). Якщо ж клієнт вводить номер картки-ключ у додатку свого банку, податкова прирівнює це до розрахункової операції. Для безпомилкової роботи бізнесу корисно відкрити підприємницький рахунок у банку та налаштувати офіційний еквайринг.
Судова практика щодо безготівкових розрахунків та РРО
Суди часто стають на бік підприємців у спорах з податковою. Наприклад, Верховний Суд у справі № 420/9072/24 від 02.12.2025 року підтвердив, що внесення клієнтами готівки через касу банку на рахунок підприємства є безготівковою операцією і не вимагає застосування ПРРО. Крім того, у справі № 420/19624/24 від 17.06.2025 року суд визнав післяплату за товари через НоваПей безготівковим розрахунком на рахунок IBAN, який не потребує РРО від продавця в момент відправки.
Допомога адвоката з податкових питань при перевірках РРО
- Аналіз ризиків. Проведемо повний аудит ваших безготівкових розрахунків та допоможемо налаштувати роботу без штрафів.
- Супровід податкових перевірок. Захистимо ваші інтереси під час фактичних перевірок ДПС щодо наявності терміналів та використання касових апаратів.
- Оскарження штрафів. Підготуємо професійну скаргу або позовну заяву для скасування незаконних податкових повідомлень-рішень у суді.
Документальне оформлення та повернення коштів
Кожна розрахункова операція через платіжний термінал має супроводжуватися видачею розрахункового документа. Сьогодні електронний чек ПРРО має таку саму юридичну силу, як і паперовий від класичного касового апарату. Його можна надіслати клієнту в SMS, на електронну пошту або показати у вигляді QR-коду на екрані смартфона, що значно економить кошти на касову стрічку.
У разі повернення товару, придбаного за допомогою картки, діють правила Закону "Про захист прав споживачів". Повернення коштів має здійснюватися виключно на картковий рахунок покупця, з якого проводилася оплата. Видача готівки замість безготівкового повернення є порушенням.
Важливо також враховувати позицію судів щодо оформлення чеків. Так, Восьмий апеляційний адміністративний суд у справі № 380/11678/24 від 18.06.2025 року зазначив, що якщо платіжний термінал є автономним і не з’єднаний фізично з РРО, підприємець не зобов’язаний друкувати реквізити картки в чеку, а штрафи податкової за це є протиправними. Також Верховний Суд у справі № 140/5829/24 від 16.12.2025 року вказав, що незначний часовий розрив між оплатою через термінал та реєстрацією чека в ПРРО не є підставою для штрафів, якщо чек фактично видано при передачі товару.
Вимоги до фіскального чека при роботі з терміналом
Фіскальний чек є первинним документом, який підтверджує факт покупки та проведення розрахунку. Якщо термінал інтегрований з РРО, у чеку автоматично відображаються реквізити картки та платіжної операції. Для автономних терміналів такі вимоги є спрощеними, що значно полегшує роботу малого бізнесу.
Як правильно оформити повернення товару та коштів
При поверненні товару продавець оформлює видатковий чек. Кошти повертаються на картку покупця протягом терміну, встановленого банком-еквайром. Це забезпечує прозорість операції та запобігає зловживанням із готівкою.
Зразок скарги на постанову про відсутність терміналу
До Головного управління ДПС
Адреса: [Поштова адреса органу ДПС]
Особа, яка подає скаргу:
Фізична особа-підприємець [ПІБ ФОП]
РНОКПП: [РНОКПП]
Адреса реєстрації: [Адреса]
Телефон: [Номер телефону]
Email: [Електронна адреса]
СКАРГА
на постанову по справі про адміністративне правопорушення
[Дата винесення] посадовою особою Головного управління ДПС було винесено постанову № [Номер постанови] про притягнення мене, ФОП [ПІБ], до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 163-15 КУпАП та накладення адміністративного стягнення у вигляді штрафу в розмірі [Сума штрафу] грн.
Вважаю зазначену постанову незаконною, необґрунтованою та такою, що підлягає скасуванню з наступних підстав:
1. Відповідно до змісту оскаржуваної постанови, правопорушення виразилося у відсутності на моїй торговій точці платіжного терміналу для забезпечення безготівкових розрахунків.
2. Разом з тим, я є платником єдиного податку першої групи та здійснюю роздрібну торгівлю на ринку.
3. Постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2025 року № [Номер урядової постанови про зміни] було внесено зміни до Постанови КМУ № 894 від 29.07.2022 року, згідно з якими строк обов’язкового встановлення платіжних терміналів для ФОП першої групи єдиного податку перенесено на період через три місяці з дня припинення чи скасування воєнного стану.
4. Таким чином, станом на момент перевірки та винесення постанови у мене не виникло законодавчого обов’язку забезпечувати безготівкові розрахунки за допомогою електронних платіжних засобів, а отже в моїх діях відсутній склад адміністративного правопорушення, передбаченого ст. 163-15 КУпАП.
На підставі викладеного та керуючись статтями 287, 288, 289 КУпАП, —
ПРОШУ:
1. Прийняти скаргу до розгляду.
2. Постанову № [Номер постанови] про притягнення ФОП [ПІБ] до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 163-15 КУпАП скасувати, а провадження у справі закрити у зв’язку з відсутністю складу правопорушення.
Додатки:
1. Копія оскаржуваної постанови.
2. Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (підтвердження першої групи).
[Дата]
_________________ (Підпис ФОП / ПІБ)
Штрафи за відмову у безготівковому розрахунку
Законодавство України суворо карає підприємців, які ігнорують обов’язок приймати безготівкові платежі. Якщо продавець зобов’язаний мати платіжний термінал, але відмовляє покупцю в оплаті карткою, він ризикує отримати значні штрафи. При цьому поломка обладнання не звільняє від відповідальності — на такий випадок варто мати альтернативний платіжний QR-код від банку.
За одне й те саме порушення підприємця можуть оштрафувати двічі різні контролюючі органи. Податкова служба накладає адмінштраф за статтею 163-15 КУпАП у розмірі від 1 700 до 3 400 гривень за перше порушення, а за повторне протягом року — від 8 500 до 17 000 гривень. Окремо Держпродспоживслужба може оштрафувати на 8 500 гривень за обмеження прав споживача на вільний вибір форми розрахунку.
Наші адвокати мають значний досвід захисту бізнесу від неправомірних дій контролюючих органів. Наприклад, ми успішно здійснювали скасування податкового повідомлення-рішення у судовому порядку. Також у нашій практиці є успішне скасування штрафів за результатами податкової перевірки, що дозволило зберегти кошти клієнтів від безпідставних нарахувань ДПС.
Альтернативою фізичному терміналу є використання платіжних QR-кодів. Національний банк надає офіційне Роз’яснення НБУ щодо використання QR-кодів, яке дозволяє налаштувати безготівковий прийом оплат без додаткових витрат на оренду обладнання.
Адміністративна відповідальність за порушення порядку розрахунків
Адмінштрафи за порушення правил розрахунків накладаються безпосередньо на ФОП або посадових осіб підприємства. Податківці фіксують відсутність терміналу під час фактичних перевірок. Щоб уникнути стягнень, важливо забезпечити технічну можливість оплати карткою на кожній торговій точці.
Штрафи за обмеження прав споживачів на безготівкову оплату
Закон "Про захист прав споживачів" гарантує право на вільний вибір форми оплати. Якщо покупець фіксує відмову на відео та подає скаргу, Держпродспоживслужба відкриває провадження. Штраф у розмірі 8 500 гривень є суттєвим ударом для малого бізнесу, тому не варто ігнорувати вимоги клієнтів.
Обмеження на зняття готівки та використання бізнес-рахунку
Національний банк України в період дії воєнного стану встановив певні обмеження для забезпечення стабільності фінансової системи. Зокрема, діє ліміт на зняття готівки в розмірі до 100 000 гривень на день з поточних рахунків клієнтів. Ці обмеження не поширюються на виплату заробітної плати, соціальних виплат, а також на підприємства, що виконують мобілізаційні завдання.
Крім того, НБУ заборонив використовувати кредитні кошти для оплати участі в азартних іграх в інтернеті. Це важливий захід безпеки, спрямований на запобігання надмірній заборгованості громадян.
Підприємцям також варто бути обережними при використанні зароблених коштів. Переказ грошей безпосередньо з рахунку ФОП на картки третіх осіб (наприклад, дружини) може призвести до того, що банк заблокує транзакцію, а податкова нарахує 18% ПДФО та військовий збір, вважаючи це виплатою доходу фізичній особі. Правильний шлях — спочатку переказати кошти на власну особисту картку, а вже з неї здійснювати будьякі особисті витрати. Якщо ви зіткнулися з труднощами, суміжне питання контролю банків описує стаття про блокування рахунків через фінмоніторинг.
Денні ліміти Національного банку на зняття коштів
Ліміт у 100 000 гривень на день діє як для національної, так і для іноземної валюти. Це обмеження змушує бізнес частіше користуватися безготівковими інструментами для розрахунків із контрагентами, що є загальною тенденцією до детінізації економіки.
Як безпечно переказувати гроші з рахунку ФОП
Для уникнення питань з боку податкової та фінансового моніторингу, всі перекази на особисті потреби слід робити виключно на власну картку фізичної особи. Тільки після цього гроші стають вашою особистою власністю, якою можна розпоряджатися без ризику додаткових податкових нарахувань.
Питання про безготівкові розрахунки
Чи зобов’язані ФОП першої групи встановлювати платіжні термінали
Чи потрібно використовувати РРО якщо ФОП має платіжний термінал
Коли РРО не застосовується при безготівкових розрахунках
Які штрафи загрожують за відсутність платіжного терміналу
Захистіть свій бізнес від податкових штрафів
Правильне налаштування безготівкових розрахунків та еквайрингу — це запорука спокійної роботи без штрафів від податкової. Наші юристи допоможуть вам розібратися у вимогах законодавства, обрати оптимальний спосіб прийому платежів та захистити ваші інтереси у разі неправомірних перевірок.
