Фактична перевірка податкової та порядок її проведення

Фактична перевірка податкової служби — це завжди стрес для бізнесу, оскільки вона проводиться без попередження та безпосередньо на місці здійснення діяльності. Інспектори ДПС з’являються раптово, щоб проконтролювати розрахункові операції, використання РРО, наявність ліцензій та оформлення трудових відносин з працівниками.

Помилки під час зустрічі податківців або неправильне оформлення документів можуть коштувати підприємцю сотень тисяч гривень штрафів. Тому вкрай важливо знати свої права, правила допуску контролерів та алгоритм оскарження результатів перевірки.

Що перевіряє податкова під час фактичного контролю

Фактичний контроль з боку ДПС зосереджений на перевірці реального стану дотримання правил готівкового обігу, застосування касових апаратів (РРО та ПРРО), наявності необхідних ліцензій та офіційного оформлення трудових відносин із найманими працівниками. Цей вид інспектування відбувається безпосередньо за місцем ведення господарської діяльності — у магазинах, кав’ярнях, на складах чи виробництвах.

На відміну від таких процедур, як камеральні та документальні перевірки, податківці з’являються без жодного попередження. Вони мають право досліджувати виключно ті питання, які стосуються поточної діяльності. Наприклад, наявність ліцензій на продаж алкоголю чи зберігання пального для генераторів. Кожен такий візит має чіткі межі, і вихід за них є протиправним.

Під час такого візиту інспектори не мають права забирати з собою оригінали первинних документів або бухгалтерських книг. Вони можуть лише вивчати їх на місці та просити завірені копії, якщо виявлено конкретне порушення. Це важливе правило захищає бізнес від безпідставного тиску та зупинки робочих процесів.

У практиці виникає чимало суперечливих ситуацій щодо підакцизних товарів. Наприклад, під час інспектування одного з магазинів податківці виявили пляшки алкоголю без акцизних марок та спробували накласти величезний штраф із конфіскацією. Проте власник вчасно зафіксував в акті, що це безалкогольна сувенірна продукція, та надав сертифікати виробника. У результаті штраф повністю скасували.

Ще один приклад стосується зберігання пального для генератора на оптовому складі. Інспектори намагалися оштрафувати компанію на 500 000 гривень за роботу без ліцензії. Завдяки вчасно підготовленим запереченням із посиланням на закон, який дозволяє зберігати до 2000 літрів пального для генераторів без ліцензування, справу вдалося закрити на користь підприємця.

Контроль за використанням РРО та касовою дисципліною

Розрахункові операції є головною мішенню для раптових перевірок. Податківці ретельно звіряють фактичну суму готівки в касі з даними денного Х-звіту та перевіряють видачу фіскальних чеків покупцям.

У нашій практиці був випадок у кав’ярні, де інспектори влаштували контрольну закупку та заявили про невидачу чека через технічний збій у ПРРО. ДПС наклала великі санкції, но ми допомогли підготувати заперечення, додавши офіційні лог-файли від розробника ПРРО. Вони підтвердили збій на сервері самої податкової, і штраф було скасовано.

Також часто виникають проблеми через розбіжності в касі. В іншому кейсі ми довели, що різниця між готівкою та звітом виникла через механічну помилку касира при внесенні ‘службової видачі’. Завдяки письмовій пояснювальній записці та відсутності умислу, фінансові санкції до ФОП не застосовувалися.

Перевірка трудових договорів та неоформлених працівників

Податкові інспектори мають право контролювати, як роботодавець оформлює трудові відносини. Вони перевіряють наявність трудових договорів, повідомлень про прийняття на роботу та ведення обліку робочого часу.

Ми стикалися з ситуацією, коли під час перевірки магазину податківці виявили за прилавком особу без офіційного працевлаштування та склали акт про порушення. Проте в запереченнях ми надали докази, що ця людина є студентом на виробничій практиці за офіційним тристороннім договором із навчальним закладом. Це повністю спростувало звинувачення у використанні незадекларованої праці та врятувало бізнес від штрафу.

Законні підстави для проведення фактичної перевірки

Законні підстави для призначення фактичного контролю чітко визначені у статті 80 Податкового кодексу України, і цей перелік є вичерпним. Податкова служба не має права влаштовувати раптові візити без наявності хоча б однієї з цих обставин, серед яких найпоширенішими є скарги покупців, неподання звітності або отримання офіційної інформації про порушення від інших держорганів.

Згідно з ч. 80.1 ст. 80 Податкового кодексу України: «Фактична перевірка здійснюється без попередження платника податків (суб'єкта господарювання).»

Ось повний перелік обставин, за яких ДПС може розпочати перевірку:

• Скарги споживачів. Письмове звернення покупця про відмову у видачі чека або розрахунку карткою.
• Дані від інших органів. Офіційна інформація про порушення закону, отримана від державних або місцевих органів влади.
• Порушення у сфері РРО. Неподання обов’язкової звітності про використання касових апаратів або виявлення розбіжностей у базах даних.
• Підакцизні товари. Наявність інформації про незаконне виробництво чи торгівлю алкоголем, тютюном чи пальним.
• Неоформлена праця. Отримання відомостей про використання праці без укладення трудових договорів.
• Результати минулого контролю. Перевірка усунення порушень, які були виявлені під час попереднього візиту інспекторів.

Податкова служба часто намагається використовувати внутрішні документи як привід для візиту, що є незаконним.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі № 380/6314/24 від 30.07.2025 зазначив: «Колегія суддів зазначає, що диспозиція норми статті 20 Закону №265/95-ВР передбачає, що до суб`єкта господарювання застосовується відповідна фінансова санкція за ненадання документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об`єкті) та/або здійснення реалізації товарів, які не обліковані у встановленому порядку. Натомість ... оскаржуване податкове повідомлення-рішення ... містить зовсім іншу інформацію щодо змісту правопорушення, ніж передбачено ст. 20 Закону №265/95-ВР ... а саме «не ведення в порядку, встановленому законодавством обліку товарних запасів».»

Верховний Суд скасував мільйонний штраф, оскільки перевірку призначили на підставі лише внутрішньої доповідної записки ДПС, а не офіційної інформації від зовнішніх органів. Це доводить, що будь-яка абстрактна підстава є приводом для оскарження.

Також закон обмежує періодичність контролю з однакових підстав. В одному з наших кейсів інспектори прийшли до магазину вдруге за пів року на підставі тієї ж скарги покупця. Власник відмовив у допуску, зафіксувавши порушення ст. 80.3 ПКУ, і суд повністю підтримав цю позицію, скасувавши наказ податкової.

Отримання інформації про порушення часто починається з того, що продавці отримують так звані листи щастя від податкової, після чого призначається фактичний контроль.

Правила допуску податкових інспекторів до перевірки

Платник податків має законне право не допускати інспекторів ДПС до фактичної перевірки, якщо вони не пред’явили або оформили з помилками три обов’язкові документи: направлення на перевірку, копію наказу про її проведення та свої службові посвідчення. Тільки повна відповідність цих документів вимогам закону дає податківцям право розпочати контроль.

Згідно з ч. 81.1 ст. 81 Податкового кодексу України: «Посадові особи контролюючого органу мають право приступити до проведення документальної виїзної перевірки, фактичної перевірки за наявності підстав для їх проведення, визначених цим Кодексом, та за умови пред'явлення або надіслання у випадках, визначених цим Кодексом, таких документів: направлення на проведення такаї перевірки... копії наказу про проведення перевірки; службового посвідчення осіб, які зазначені в направленні...»

Багато підприємців роблять помилку, коли у разі недопуску просто закривають двері магазину чи офісу і не складають жодних документів. Це може призвести до звинувачень у протидії перевірці. Правильний алгоритм — зафіксувати письмову відмову безпосередньо на копії наказу ДПС із детальним описом помилок у документах.

В нашій практиці був випадок, коли ФОП пред’явили наказ на перевірку з абстрактним формулюванням підстави без реквізитів скарги покупця. Підприємець не допустив інспекторів. Податкова спробувала оскаржити це, але в суді не змогла надати докази реального звернення споживача, тому наказ про перевірку скасували.

Також важливо, хто саме підписує документи з вашого боку. Коли інспектори прийшли у вихідний день і вимагали підпису у найманого касира, той підписав наказ із приміткою, що не має повноважень представляти інтереси ФОП. Суд визнав таке вручення наказу незаконним і скасував результати перевірки.

Якщо ж ви все-таки допустили інспекторів на об’єкт, оскаржити сам наказ окремо вже не вдасться.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі № 420/17645/24 від 29.12.2025 зазначив: «... у разі якщо контролюючий орган був допущений до проведення перевірки на підставі наказу про її проведення, то цей наказ як акт індивідуальної дії реалізовано його застосуванням, а тому його оскарження не є належним та ефективним способом захисту права платника податків ... Позивач не позбавлений можливості посилатись на допущені контролюючим органом при призначенні та проведенні перевірки порушення при оскарженні в судовому порядку рішення за результатами такої перевірки.»

Це означає, що після допуску всі процедурні порушення податківців доведеться доводити вже під час оскарження самих штрафів. Щоб уникнути таких наслідків, варто залучити адвоката, який забезпечить професійне супроводження податкових перевірок.

Скільки триває перевірка та як фіксують результати

Тривалість фактичної перевірки не може перевищувати 10 робочих днів, а її продовження дозволяється максимум на 5 додаткових днів за заявою самого платника або у разі специфічного режиму його роботи. Усі результати інспектування обов’язково фіксуються в офіційному документі — акті (якщо виявлено порушення) або довідці (якщо порушень немає).

Під час перевірки податківці мають право здійснювати хронометраж господарських операцій для визначення реального виторгу. Слідкуйте, щоб результати хронометражу фіксувалися окремою довідкою. Касир має право внести туди зауваження, якщо день був нетиповим, наприклад, через технічні збої в електромережі чи відсутність інтернету.

Акт перевірки складається у двох примірниках і підписується обома сторонами на місці її проведення. Відмова від підписання акта не зупиняє процедуру та не скасовує нарахування штрафів. Навпаки, найкраще підписати акт із приміткою про незгоду та подальший розгляд заперечень.

Також інспектори часто намагаються оштрафувати бізнес за відсутність первинних документів безпосередньо на місці торгівлі, що не завжди є законним.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі № 160/20114/24 від 20.11.2025 зазначив: «обов`язком платника податків є надання під час перевірки облікових та первинних документів на товари, які на момент перевірки знаходяться на місці продажу. ... Сама по собі відсутність на момент перевірки таких документів за місцем реалізації чи зберігання товарів за умови, що ці товари належним чином обліковані, не є підставою для застосування фінансової санкції ...»

Суд скасував штраф у 2,3 мільйони гривень, оскільки податківці вимагали первинні документи усно, без офіційного письмового запиту, а сам товар був належним чином облікований у системі підприємця.

Як подати заперечення на акт перевірки

Платник податків має право подати письмові заперечення на акт фактичної перевірки протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем його отримання. Податковий орган зобов’язаний розглянути ці заперечення протягом 7 робочих днів та прийняти рішення з урахуванням наданих доказів та пояснень.

Згідно з ч. 86.7 ст. 86 Податкового кокоменсу України: «Акт фактичної перевірки — підписується на місці її проведення. У разі незгоди платника податків або його законних представників з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки, вони мають право подати свои заперечення та/або додаткові документи у порядку, визначеному цим Кодексом, до контролюючого органу... протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта (довідки).»

При підготовці заперечень обов’язково вкажіть у тексті про своє бажання брати участь у розгляді особисто або через відеоконференцію. ДПС зобов’язана надіслати вам посилання на онлайн-зустріч в Електронний кабінет платника податків не пізніше ніж за 4 дні до дати засідання. Це чудовий інструмент, щоб особисто навести аргументи та захистити свої права.

У практиці нашого бюро є багато прикладів успішного вирішення аналогічних спорів. Наприклад, ми здійснили успішне оскарження рішення податкової, коли клієнт не погодився з висновками перевірки та нарахованими штрафами. Також у нашому портфоліо є складний судовий спір з податковою службою, де нам вдалося скасувати нарахування на суму майже 2 мільйони гривень. Якщо ви зіткнулися з неправомірними діями контролерів, звернення до фахівців допоможе зберегти ваші кошти та репутацію.

Актуальні роз’яснення щодо процедури оскарження та прав платників податків завжди можна знайти на Офіційному порталі Державної податкової служби України.