Вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування

Вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування — це законна можливість отримати юридичні послуги у селах, де немає нотаріуса. Уповноважені особи сільських та селищних рад мають право посвідчувати заповіти, засвідчувати копії документів та вживати заходів щодо охорони спадщини, що значно спрощує життя мешканцям віддалених громад.

Для багатьох селян поїздка до районного центру до державного чи приватного нотаріуса є складною через стан здоров’я або відсутність транспортного сполучення. У таких випадках місцева рада стає єдиним доступним центром надання правової допомоги, проте важливо розуміти межі повноважень посадовців, щоб оформлені документи мали повну юридичну силу.

Хто має право вчиняти нотаріальні дії в громаді

У населених пунктах, де немає нотаріусів, право на вчинення нотаріальних дій мають уповноважені посадові особи виконавчого комітету сільської, селищної чи міської ради. Зазвичай ці функції покладаються на секретаря виконавчого комітету, який діє на підставі закону та відповідного рішення ради.

Варто враховувати важливий нюанс: староста може вчиняти нотаріальні дії лише за умови, що його на це офіційно уповноважило рішення виконавчого комітету конкретної громади. Без такого рішення підпис старости на документі може бути поставлений під сумнів у суді. Проте, як роз’яснив Верховний Суд у справі №369/7921/21, процедурні недоліки у призначенні особи не завжди роблять документ недійсним, якщо воля людини була виражена вільно.

Посадовці зобов’язані не просто підписувати папери, а й роз’яснювати людям їхні права та обов’язки. Це важливо, щоб юридична необізнаність мешканців не була використана їм на шкоду під час оформлення спадщини чи заповітів.

Територіальні обмеження діяльності посадовців

Посадова особа ради може вчиняти нотаріальні дії виключно в межах території своєї громади. Це означає, що вони працюють з мешканцями, які зареєстровані в цій місцевості, або щодо майна, яке територіально належить до цієї ради. Виїзд посадовця за межі своєї юрисдикції для вчинення дій зазвичай не допускається.

Вимоги до кваліфікації для складних дій

Для таких дій, як видача свідоцтва про право на спадщину, до посадовців висуваються суворі вимоги: вища юридична освіта, стаж роботи у сфері права від 3 років та проходження спеціального навчання. Якщо ваш секретар ради не відповідає цим критеріям, він не зможе видати фінальний документ про спадщину, і вам доведеться звертатися до нотаріуса.

Перелік дозволених нотаріальних дій у сільській місцевості

Закон України «Про нотаріат» чітко обмежує коло дій, які можуть виконувати посадовці ОМС. Вони мають право вживати заходів щодо охорони спадкового майна, посвідчувати заповіти (крім секретних), видавати дублікати власних документів та засвідчувати вірність копій і справжність підпису.

Цей перелік є вичерпним, що означає заборону на вчинення будь-яких інших дій, не передбачених статтею 37 Закону. Наприклад, сільська рада не має права посвідчувати договори купівлі-продажу чи дарування нерухомості — для цього потрібна взаємодія з нотаріусом у райцентрі.

Порядок посвідчення заповітів у сільській раді

Посвідчення заповіту посадовою особою сільської ради відбувається за особистої присутності заповідача, який повинен мати при собі паспорт та ідентифікаційний код. Посадовець зобов’язаний перевірити дієздатність особи та переконатися, що її воля є вільною і не зазнає тиску з боку родичів чи третіх осіб.

Якщо людина через фізичні вади або хворобу не може самостійно прийти до сільради, секретар має право приїхати до неї додому. В нашій практиці був випадок, коли секретар сільради посвідчив заповіт літньої жінки безпосередньо у неї вдома, що дозволило законно передати будинок онуку без зайвих поїздок до міста. Головне — дотримуватися процедури, щоб у майбутньому не виникло помилки в заповіті, яку доведеться виправляти в суді.

Цікавим є те, що Верховний Суд у справі №564/1226/16-ц визнав: завчасне виготовлення тексту заповіту секретарем ради на комп’ютері не є порушенням, якщо заповідач його прочитав і підтвердив свою волю.

Обов’язкова участь свідків при посвідченні

Якщо заповідач через проблеми з зором або інші фізичні вади не може сам прочитати текст документа, присутність двох свідків є обов’язковою. Свідки повинні мати повну дієздатність і їхні дані обов’язково вносяться до тексту заповіту. Відсутність свідків у таких випадках є підставою для визнання заповіту нікчемним.

Реєстрація у Спадковому реєстрі

Після посвідчення заповіту сільська рада зобов’язана внести відомості про нього до Спадкового реєстру. Якщо в раді немає доступу до інтернету, вони мають передати дані через регіональні філії ДП «Національні інформаційні системи». Невиконання цієї вимоги може призвести до того, що після смерті спадкова справа буде відкрита без врахування цього заповіту.

Охорона спадкового майна заходи та процедура опису

Сільська рада вживає заходів щодо охорони спадкового майна в інтересах спадкоємців, кредиторів або держави, якщо в населеному пункті немає нотаріуса. Заходи мають бути вжиті не пізніше наступного дня після отримання заяви про смерть власника або про наявність майна, що потребує нагляду.

Процедура охорони включає проведення детального опису майна. В акті опису вказуються всі предмети, їхні характеристики та ступінь зносу. Гроші та цінні папери передаються на депозит нотаріуса, а вироби з дорогоцінних металів — на зберігання до банку. Це дозволяє зберегти майно до моменту, поки спадкоємці не вступлять у свої права.

Згідно з позицією Господарського суду у справі №914/2613/17, якщо спадкоємців немає, сільська рада автоматично стає управителем спадкової землі в силу закону. Це важливо для того, щоб земля не простоювала і використовувалася за призначенням до моменту її переходу у власність громади як відумерлої спадщини.

Засвідчення вірності копій та справжності підпису на документах

Засвідчення вірності копій документів — одна з найпоширеніших послуг у громадах. Посадова особа звіряє копію з оригіналом, перевіряє документ на відсутність підчисток чи виправлень і ставить відмітку «Згідно з оригіналом». Це часто потрібно мешканцям для оформлення пенсій, субсидій чи інших соціальних виплат.

Також посадовці ОМС можуть засвідчувати справжність підпису на заявах чи довіреностях, які не стосуються нерухомості. Наприклад, сільська рада може посвідчити довіреність на отримання пенсії на пошті, поки людина перебуває у від’їзді. При цьому посадовець не підтверджує факти, викладені в документі, а лише засвідчує, що підпис зробила саме ця особа.

Важливо пам’ятати, що посадова особа ради НЕ може завірити підпис на документах, які стверджують обставини, право посвідчення яких належить лише держорганам (наприклад, свідоцтва про народження чи право власності).

Заборона на оформлення документів за кордон

Критично важливо знати: посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права оформлювати документи, призначені для використання за межами України. Якщо вам потрібна довіреність для дії в іншій країні, її має посвідчити виключно нотаріус з подальшим проставленням апостиля або легалізацією.

Обмеження та контроль за діяльністю посадових осіб ОМС

Діяльність посадових осіб ОМС у сфері нотаріату перебуває під суворим контролем Міністерства юстиції України. Це необхідно для запобігання зловживанням та помилкам, які можуть призвести до втрати майна громадянами. Посадовці несуть відповідальність за дотримання правил діловодства та порядку вчинення кожної дії.

Якщо посадова особа відмовляє у вчиненні дії без законних підстав (наприклад, через особисту неприязнь або вимагання додаткових документів), таку відмову можна оскаржити. У таких випадках корисно знати алгоритм, як проводиться оскарження рішень місцевої влади, щоб відновити свої права.

Також варто пам’ятати про обмеження щодо родичів: посадова особа не має права вчиняти нотаріальні дії на своє ім’я, на ім’я свого чоловіка або дружини, їхніх та своїх близьких родичів. Такі дії будуть визнані недійсними через конфлікт інтересів.