Як оформити керівника представництва іноземної компанії

Правовий статус представництва та підстави повноважень керівника

Керівник представництва іноземної компанії діє виключно від імені, в інтересах та за дорученням материнської організації нерезидента. Представництво не має статусу окремої юридичної особи в Україні, тому всі ключові рішення щодо керівного складу приймаються за кордоном уповноваженим органом материнської фірми.

Головним документом, який підтверджує легітимність дій директора перед українськими банками, контрагентами та державними установами, виступає нотаріальна довіреність материнської компанії. Вона обов’язково повинна містити апостиль або консульську легалізацію та супроводжуватися офіційним нотаріальним перекладом українською мовою.

Цивільний кодекс України чітко розмежовує компетенцію головного офісу та філії, встановлюючи рамки дій для керівного органу відокремленого підрозділу.

Згідно з ч. 3, 4 ст. 95 Цивільного кодексу України: «Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності.»

Відсутність правосуб’єктності самого підрозділу безпосередньо впливає і на захист інтересів у судових інстанціях, про що свідчить усталена судова практика.

Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №640/31489/21 від 25.07.2024 зазначив: «Судова палата встановила, що представництво іноземного суб'єкта господарювання не є юридичною особою та не наділене самостійною процесуальною правосуб'єктністю. Стороною у правовідносинах виступає виключно материнська іноземна компанія.»

Тому керівник представляє в Україні безпосередньо нерезидента, а не створений офіс, і перевищення меж довіреності робить будь-які підписані ним угоди недійсними.

Хто ухвалює рішення про обрання директора

Рішення про призначення директора приймають виключно вищі органи управління материнської компанії, такі як рада директорів, збори акціонерів або генеральний директор відповідно до положень іноземного статуту. Внутрішній персонал українського підрозділу не володіє повноваженнями обирати чи затверджувати собі очільника.

Юристи ЮРКОНСАЛТ неодноразово супроводжували такі міжнародні процедури, успішно завершуючи навіть схожу справу з іноземним елементом, де правильність легалізації документів мала вирішальне значення.

Контроль строків дії генеральної довіреності

Строк керівних повноважень в Україні нерозривно прив’язаний до строку дії виданої довіреності. Якщо термін довіреності завершується, українські банки миттєво зупиняють доступ до рахунків, а податкові органи скасовують сертифікати електронного цифрового підпису, навіть якщо трудовий договір укладався на безстроковій основі.

Трудовий договір чи цивільно правовий договір з керівником

Трудовий договір з керівником є єдиним безпечним варіантом оформлення його статусу в українському представництві. Спроби підписати цивільно-правовий договір про надання послуг з управління наражаються на жорстку реакцію органів контролю.

Податкова служба та Держпраці розглядають роботу директора як безперервну трудову функцію з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, регулярною виплатою винагороди та підписанням обов’язкової кадрової документації. Керівник не може надавати управлінські послуги представництву як незалежний виконавець.

Для порівняння ризиків та особливостей кожного формату варто оцінити їхні ключові параметри в структурованому вигляді.

У нашій практиці був випадок, коли материнська компанія уклала з очільником українського офісу договір про надання послуг з управління. Під час податкової перевірки органи ДПС нарахували значні штрафи та зобов’язання з ЄСВ і ПДФО, кваліфікувавши договір як приховані трудові відносини через наявність розпорядчих функцій директора.

Спрощений режим регулювання трудових відносин

Для представництв із невеликим штатом законодавство дозволяє застосовувати спрощений режим трудового договору відповідно до положень статті 49-5 КЗпП України. Такий формат дає змогу індивідуально закріплювати в договорі умови випробувального терміну, розірвання відносин, графік роботи та розміри компенсацій.

Хто підписує трудовий контракт від імені роботодавця

Директор представництва не має права підписувати трудовий договір сам із собою. З боку роботодавця підпис ставить уповноважена особа головного офісу нерезидента або представник за окремою спеціальною довіреністю, після чого документ набуває повної юридичної сили.

Порядок видання наказу та допуску керівника до роботи

Оформлення трудових відносин з очільником представництва завершується виданням внутрішнього наказу про приступлення до обов’язків. Оскільки в штаті підрозділу немає вищої посадової особи, керівник видає розпорядчий документ особисто щодо себе самого.

Правовою підставою для такого кроку стає корпоративне рішення материнської компанії та нотаріальна довіреність. Тільки після належного оформлення наказу керівник набуває фактичного права керувати активами представництва, тоді як при процедурах звільнення у стандартних підприємствах застосовується алгоритм, відмінний від підрозділів нерезидентів, де розглядається звільнення керівника підприємства та директора ТОВ через корпоративні збори засновників.

Вимога закону забороняє будь-яку діяльність без попереднього кадрового та податкового оформлення наказу.

Згідно з ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України: «Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.»

Дати видачі довіреності, складання трудового договору та внутрішнього наказу повинні бути узгоджені між собою. Наказ не може бути виданий раніше, ніж почне діяти генеральна довіреність від нерезидента.

Специфіка формулювання наказу сам на себе

Розпорядча частина внутрішнього наказу формулюється специфічно: особа зазначає, що приступає до виконання обов’язків очільника підрозділу на підставі довіреності та рішення закордонного власника. Зазначення формулювання про призначення себе на посаду є некоректним, адже призначає директора лише іноземний засновник.

Прийняття кадрового та бухгалтерського обліку

Якщо представництво перебуває на стадії відкриття і не має штатного бухгалтера чи кадровика, новопризначений директор у наказі покладає ведення обліку та підписання звітності особисто на себе. Це фіксується для контролюючих органів до моменту залучення профільного фахівця.

Повідомлення ДПС про прийняття на роботу та форма 1-ОПН

Повідомлення ДПС про прийняття на роботу директора представництва надсилається за формою постанови КМУ № 413 суворо до початку його роботи. Навіть якщо очільник має беззаперечні повноваження за довіреністю, підписання будь-яких угод до сповіщення податкової тягне санкції за незаконний допуск працівника.

Для своєчасного інформування фіскальної служби використовується Електронний кабінет платника податків ДПС України, де повідомлення реєструється за відповідним кодом електронної форми з накладенням КЕП.

Окрім кадрового повідомлення, представництво зобов’язане оновити реєстраційні дані у податковому органі, за чим стежить Офіційний вебпортал Державної податкової служби України та його районні підрозділи.

Згідно з п. 1, 2 Постанови Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413: «Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.»

Неподання або несвоєчасне подання відомостей блокує повноцінне адміністрування підрозділу та створює податкові ризики.

Строки та пакет документів для заяви за формою 1-ОПН

Протягом 10 календарних днів із дати оформлення документів представництво подає заяву за формою № 1-ОПН із позначкою про зміну керівних осіб. До заяви додаються копії легалізованої довіреності та рішення про призначення, без чого податкова відмовиться зареєструвати керівника в реєстрі платників.

Генерація електронного підпису для звітності

Після реєстрації форми 1-ОПН податковий орган вносить відомості про нового посадовця до банку даних. Лише після цієї реєстрації директор має право отримати кваліфікований електронний підпис для підписання фінансової та податкової звітності представництва.

Зразок наказу про початок виконання обов'язків керівника представництва

Особливості працевлаштування керівника іноземця в представництві

Працевлаштування керівника представництва, який є іноземним громадянином, має прямі законодавчі преференції. Головна перевага полягає в тому, що для співробітників офіційно зареєстрованих представництв іноземних фірм отримувати стандартний дозвіл у центрі зайнятості не потрібно.

Пункт 8 частини 6 статті 42 Закону України «Про зайнятість населення» прямо звільняє працівників представництв від проходження тривалої процедури видачі дозволу. Якщо ж працевлаштування відбувається у звичайну українську юридичну особу, компанії необхідний окремий дозвіл на працевлаштування іноземців, умови отримання якого суттєво відрізняються.

Юристи ЮРКОНСАЛТ вели не один судовий кейс з іноземним елементом, тому ми завжди радимо заздалегідь враховувати специфіку українських державних реєстрів під час оформлення іноземців.

Перелік обов’язкових кроків для іноземного директора включає наступні процедури:

• Отримання РНОКПП. Без українського податкового номера неможливо подати форму 1-ОПН, відкрити рахунки та сформувати КЕП.
• Службова картка або договір. Оформлення кадрових документів та реєстрація співробітника за встановленою процедурою.
• Вибір юрисдикції контракту. Застосування ст. 54 Закону «Про міжнародне приватне право», якщо зарплата виплачується безпосередньо з-за кордону.

Правильне визначення джерела виплати заробітної плати безпосередньо формує структуру оподаткування експата в Україні.

Отримання картки платника податків РНОКПП

Першочерговим завданням для іноземного керівника є отримання українського податкового номера. Документ оформлюється в органах ДПС на підставі закордонного паспорта та його нотаріально засвідченого перекладу українською мовою протягом трьох-п’яти робочих днів.

Оподаткування заробітної плати експата

Якщо іноземний топменеджер отримує виплати через рахунки українського представництва, його дохід оподатковується на загальних підставах: утримується 18% ПДФО, 1,5% військового збору та нараховується 22% ЄСВ. Безоплатна робота стороннього керівника не допускається та призводить до донарахувань.

Прочитати на: мовою