Як оформити е-лікарняний за новими правилами

Сучасний е-лікарняний став зручним інструментом, який значно спростив взаємодію між пацієнтом, лікарем та роботодавцем. Більше не потрібно стояти в чергах за печатками чи переживати через неправильно записану назву компанії на паперовому бланку, адже вся процедура тепер автоматизована.

Однак на практиці у працівників часто виникають запитання: що саме потрібно зробити після візиту до лікаря, як переконатися, що документ створено, та як діяти, якщо ви захворіли за межами країни. У цій статті ми детально розберемо весь процес, щоб ви могли без зайвих турбот отримати належні виплати.

Як формується е-лікарняний в системі

Створення документа відбувається повністю в автоматичному режимі, без залучення паперових бланків. Коли ви звертаєтеся до лікаря, він проводить огляд та вносить інформацію до електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ). На основі цих даних лікар створює медичний висновок про тимчасову непрацездатність (МВТН), який підписує своїм кваліфікованим електронним підписом.

Відповідно до Наказу Міністерства охорони здоров’я України № 1234, е-лікарняний формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності саме на підставі цього медичного висновку. Інформація миттєво передається до Пенсійного фонду України, де автоматично генерується сам електронний листок непрацездатності.

Для застрахованої особи ця послуга є абсолютно безкоштовною. Важливо розуміти, що медичний висновок — це підтвердження факту вашої хвороби лікарем, а сформований на його основі е-лікарняний — це вже юридичний документ, який є підставою для звільнення від роботи та нарахування соціальних виплат.

Оформлення лікарняного за кордоном під час війни

Для українців, які вимушено перебувають за кордоном через воєнний стан і там тимчасово втратили працездатність, Міністерство охорони здоров’я України передбачило спрощену процедуру. Вам не потрібно особисто приїздити в Україну, щоб відкрити чи закрити е-лікарняний.

Щоб оформити документ дистанційно, вам необхідно зв’язатися зі своїм сімейним або лікуючим лікарем в Україні за допомогою електронної пошти чи месенджерів. Лікарю потрібно надати підтвердження непрацездатності — офіційну довідку або виписку з іноземної клініки, де вказано ваш діагноз. Якщо документ складено іноземною мовою, лікар має право попросити надати його переклад українською мовою.

Така спрощена процедура діє під час воєнного стану та протягом трьох місяців після його офіційного скасування. Проте варто враховувати важливий нюанс: дистанційно переоформити іноземні медичні документи в український е-лікарняний можна лише у чотирьох чітко визначених законодавством категоріях:

• Захворювання або травма загального характеру. Звичайні хвороби чи побутові ушкодження, які не пов’язані з виробництвом.
• Догляд за хворою дитиною. Коли непрацездатність викликана необхідністю лікування вашої дитини за кордоном.
• Вагітність та пологи. Оформлення декретної відпустки на 30-му тижні вагітності без повернення в Україну.
• Ортопедичне протезування. Проходження відповідних медичних процедур за кордоном.

Приклад оформлення декрету за кордоном

У практиці нашого бюро часто трапляються такі випадки. Наприклад, українка виїхала через війну до Польщі, де наблизився термін її декретної відпустки. Вона звернулася до свого українського гінеколога онлайн, надала копії польських медичних документів про ведення вагітності, і лікар на цій основі дистанційно відкрив е-лікарняний з категорією «Вагітність та пологи», який одразу став доступним її роботодавцю в Україні.

Переклад іноземних медичних документів

Якщо працівник під час відрядження чи перебування в іншій країні захворів, він отримує іноземну довідку. Оскільки роботодавець в Україні не може нараховувати виплати безпосередньо за іноземними документами, працівник має замовити офіційний переклад цих документів на українську мову (бажано з нотаріальним засвідченням) та надіслати скан-копії своєму сімейному лікарю для формування медичного висновку в ЕСОЗ.

Коли працівнику видають паперовий лікарняний

Попри те, що Україна повністю перейшла на електронний формат ще з 1 жовтня 2021 року, законодавство залишає кілька виняткових випадків, коли пацієнту можуть видати традиційний паперовий бланк. Це регулюється Наказом МОЗ України № 1066.

Паперовий листок непрацездатності видається у таких форс-мажорних ситуаціях:

• Технічні проблеми. Якщо виникли збої в обміні даними між ЕСОЗ та ПФУ, які тривають понад 7 днів, через що е-лікарняний не може сформуватися автоматично.
• Відсутність доступу до ЕСОЗ. У разі відсутності зв’язку з центральною базою даних через бойові дії, тривалі блекаути чи інші надзвичайні обставини.
• Закінчення термінів виправлення помилок. Якщо лікар пропустив установлений термін, протягом якого він мав право внести зміни до електронного медичного висновку.
• Обставини непереборної сили. Порушення термінів звернення пацієнта до лікаря з поважних причин під час воєнного стану.

Зверніть увагу, що з 1 квітня 2026 року вимоги до перевірки паперових бланків стали значно жорсткішими. Якщо паперовий лікарняний буде оформлений за відсутності офіційних технічних збоїв чи зафіксованих форс-мажорів, Пенсійний фонд під час перевірки може визнати його недійсним, що створить серйозні ризики як для працівника, так і для компанії. У разі виникнення сумнівів з боку контролюючих органів щодо законності видачі документів, ПФУ може ініціювати процедуру перевірки обґрунтованості лікарняних.

Алгоритм дій працівника після відкриття лікарняного

Після того як лікар провів огляд і сформував медичний висновок в ЕСОЗ, на ваш мобільний телефон зазвичай надходить СМС-повідомлення від системи E-health із номером висновку. Одразу після цього Пенсійний фонд автоматично генерує е-лікарняний, про що також надходить відповідне СМС від ПФУ.

Ваше головне завдання як працівника — у будь-який доступний спосіб (телефоном, через електронну пошту чи месенджер) повідомити свого роботодавця про відкриття лікарняного. Ви не зобов’язані надавати жодних роздрукованих копій чи паперових довідок з лікарні. Роботодавець самостійно бачить ваш е-лікарняний у своєму Електронному кабінеті страхувальника на Порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. При цьому за збереження лікарської таємниці можна не хвилюватися, адже ваш роботодавець не бачить діагноз у системі — йому доступні лише загальні технічні дані та період непрацездатності.

На практиці трапляються випадки, коли СМС-повідомлення не надходять через технічні затримки або відсутність актуального номера телефону в системі. У такому разі не варто панікувати. Ви можете самостійно зайти на портал ПФУ за допомогою BankID або КЕП та перевірити статус документа в розділі «Мої листки непрацездатності», а також скористатися послугою Дія: Перевірка медичних висновків для верифікації документа.

Дистанційне відкриття лікарняного під час війни

Якщо ви відчули перші симптоми застуди та не можете відвідати поліклініку через загрозу обстрілів, ви маєте право зателефонувати своєму сімейному лікарю. Лікар дистанційно збере анамнез і відкриє лікарняний на строк до 5 днів. Проте пам’ятайте про обмеження: таке дистанційне відкриття дозволяється виключно у разі симптомів грипу, ГРВІ або COVID-19. Будь-які інші діагнози (наприклад, травми чи загострення хронічних хвороб) вимагають обов’язкового особистого візиту до клініки.

Що робити при зміні особистих даних

Часто виникає проблема, коли працівниця виходить заміж, змінює прізвище та отримує новий паспорт, але не повідомляє про це свого сімейного лікаря. Якщо лікар відкриє медичний висновок за новими паспортними даними, а в базі ПФУ зафіксовані старі відомості, е-лікарняний просто не сформується. У такому випадку необхідно терміново звернутися до лікаря для актуалізації даних в ЕСОЗ та попросити роботодавця подати уточнюючі відомості до реєстру застрахованих осіб ПФУ.

Хто оплачує дні тимчасової непрацездатності

Фінансування виплат по тимчасовій непрацездатності чітко розподілене між вашим роботодавцем та державою. Згідно з ч. 2 ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», оплата перших п’яти днів хвороби здійснюється за рахунок коштів роботодавця за встановленим Кабміном порядком.

Починаючи з шостого дня непрацездатності і до повного одужання (або до моменту встановлення інвалідності), виплати фінансуються безпосередньо Пенсійним фондом України. Водночас допомога по вагітності та пологах, а також виплати по догляду за хворою дитиною оплачуються за рахунок ПФУ з першого дня страхового випадку. Для отримання детальнішої інформації про те, як розраховується та виплачується державна компенсація, ви можете переглянути нашу окрему статтю про допомогу по тимчасовій непрацездатності.

Для того щоб уникнути трудових спорів та отримати виплати вчасно, важливо знати, що роботодавець може розпочати процедуру призначення виплат лише після того, як е-лікарняний змінить свій статус на готовність до сплати (це відбувається автоматично через 7 днів після дати закриття документа). Якщо у вас виникають складні трудові спори, фахівці нашого бюро готові надати кваліфіковану допомогу, здійснивши Правовий аналіз судового рішення щодо трудових спорів або захистивши ваші права у суді. Якщо ваша втрата працездатності пов’язана з професійним захворюванням, процедура оформлення та розслідування може бути значно складнішою. У нашій практиці є успішні кейси, зокрема справа, де було доведено Професійне захворювання на Запоріжсталі: суд визнав бездіяльність заводу неправомірною.