Правила ведення трудових книжок залишаються критично важливими для кожного роботодавця та працівника, попри активне впровадження цифрових технологій. Паперовий документ досі є основним підтвердженням стажу для тих, хто розпочав трудову діяльність до 2021 року, а помилки в його заповненні можуть призвести до проблем із призначенням пенсії.
У період воєнного стану процедура поводження з документами зазнала змін, які дають роботодавцям більше свободи у питаннях зберігання, але не звільняють від обов’язку дотримуватися технічних стандартів заповнення. Розуміння цих нюансів дозволяє уникнути штрафів від Держпраці та захистити інтереси сторін у разі спорів.
Головне про паперові трудові книжки
- Документ є основним для підтвердження стажу до 2021 року.
- Під час війни місце зберігання книжок визначає роботодавець самостійно.
- Записи про стягнення та щомісячні премії до книжки не вносяться.
- Затримка видачі документа при звільненні карається виплатою середнього заробітку.
Зміст:
Нормативна база та статус трудової книжки сьогодні
Основним документом, що регулює правила ведення трудових книжок, залишається Інструкція №58. Попри те, що з червня 2021 року в Україні офіційно запроваджена електронна трудова книжка, паперовий варіант не втратив своєї легітимності. Він продовжує існувати як паралельний інструмент обліку трудової діяльності.
Зараз ми перебуваємо у перехідному періоді, який триватиме до 2026 року. У цей час паперова книжка може зберігатися як у роботодавця (для тих, хто прийнятий до 10.06.2021), так і у самого працівника. Головне розуміти: якщо працівник вимагає внести запис у паперову книжку, роботодавець зобов’язаний це зробити.
Відповідальність за ведення документа
Згідно з позицією суду, саме на керівництво підприємства покладається обов’язок забезпечити правильність записів. Будь-які технічні помилки кадровика не повинні обмежувати права людини на пенсію.
Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №569/16691/16-а від 11.09.2022 зазначив: «Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається виключно на керівника підприємства»Особливості ведення трудових книжок під час воєнного стану
Під час воєнного стану правила ведення трудових книжок стали гнучкішими. Роботодавець тепер має право самостійно вирішувати, де саме зберігати кадрову документацію, якщо підприємство знаходиться в зоні активних або можливих бойових дій. Це дозволяє уникнути знищення паперів під час обстрілів.
На практиці керівник може прийняти рішення про видачу трудових книжок працівникам під особистий підпис. У такому разі відповідальність за збереження документа переходить безпосередньо до власника книжки. Це правомірно згідно із Законом №2136-IX.
Альтернативні способи комунікації
Закон дозволяє сторонам домовлятися про електронні способи обміну документами, але це потребує попередньої згоди. Без офіційного підтвердження використання месенджерів може бути визнане судом неналежним способом зв’язку.
Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду у справі №127/29246/22 від 11.04.2024 зазначив: «Використання месенджерів для офіційного повідомлення вважається належним лише за умови наявності попередньої згоди працівника»Як внести запис про прийняття на роботу
- Зазначте назву. У графі 3 посередині напишіть повне найменування підприємства без порядкового номера.
- Проставте номер. Рядком нижче у графі 1 вкажіть порядковий номер запису.
- Вкажіть дату. У графі 2 напишіть дату прийняття на роботу згідно з наказом.
- Сформулюйте зміст. У графі 3 запишіть посаду та підрозділ, куди зараховано працівника.
- Додайте підставу. У графі 4 вкажіть дату та номер наказу про прийняття.
Технічні вимоги до заповнення
Записи в трудову книжку мають виконуватися акуратно, державною мовою та без скорочень. Інструкція чітко визначає кольори чорнила: дозволено використовувати синій, чорний або фіолетовий. Використання червоного чи зеленого кольорів є грубим порушенням.
Особливу увагу слід приділити відсутності закреслень. Якщо в розділах про роботу допущено помилку, її не можна виправляти коректором. Потрібно внести новий запис, який визнає попередній недійсним.
Заборона закреслень
Судова практика суворо стоїть на стороні процедурної чистоти: закреслення у трудовій неприпустимі.
Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у справі №640/154/20 від 20.10.2021 зазначив: «Закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається»Нюанси про виправлення
Якщо вам потрібно змінити дані, пам’ятайте про виправлення помилок у трудовій книжці. Для ФОП існують окремі особливості, про які можна дізнатися у матеріалі про ведення трудової книжки ФОП.
Як адвокат допомагає у трудових питаннях
- Юридичний аудит. Перевірка правильності ведення кадрової документації та записів у трудових книжках.
- Судовий супровід. Оскарження незаконного звільнення та стягнення середнього заробітку за затримку видачі документів.
- Консультації. Роз’яснення щодо підтвердження стажу при втраті або пошкодженні паперової книжки.
Зразок заповнення розділу Відомості про роботу
ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
№ запису | Дата (дд.мм.рррр) | Відомості про прийняття на роботу… | На підставі чого (наказ, дата, номер)
------------------
| | Товариство з обмеженою відповідальністю |
| | «ПРАКТИКА ТА ПРАВО» (ТОВ «ПРАКТИКА ТА ПРАВО») |
------------------
10 | 01.09.2024 | Прийнятий на посаду юрисконсульта | Наказ від 30.08.2024
| | до юридичного відділу | № 45-к
------------------
11 | 15.05.2025 | Звільнений за власним бажанням, | Наказ від 15.05.2025
| | ст. 38 КЗпП України | № 62-к
М.П. (за наявності) /Підпис відповідальної особи/ [Прізвище, ініціали]
Питання про правила ведення трудових книжок
Чи потрібно зберігати трудову книжку працівника, прийнятого після 10.06.2021?
Потрібна допомога адвоката з трудового права?
Правильне ведення трудової книжки — це запорука спокійного виходу на пенсію. Якщо ви зіткнулися з помилками в записах або незаконним звільненням, зверніться за професійною юридичною підтримкою.
