Ведення трудової книжки ФОП та правила для роботодавця 2026

Ведення трудової книжки ФОП у 2026 році залишається актуальним питанням, попри загальну цифровізацію трудових відносин. Хоча основний облік стажу тепер відбувається в електронному реєстрі, паперовий документ не втратив своєї юридичної сили та часто стає предметом перевірок Держпраці.

Для підприємця важливо розуміти, що правила гри суттєво змінилися: від місця зберігання книжок до порядку їх заповнення. Помилки в оформленні можуть призвести не лише до штрафів для роботодавця, а й до проблем із нарахуванням пенсії для працівника в майбутньому.

Чи зобов’язаний ФОП вести паперові трудові книжки

Фізична особа – підприємець зобов’язана вести паперову трудову книжку працівника лише у разі, якщо той висунув таку вимогу. Згідно з чинним законодавством, основний облік трудової діяльності тепер здійснюється в електронній формі, проте право працівника на паперове підтвердження стажу залишається непорушним.

Це означає, що ФОП не має права відмовити працівнику у внесенні запису про прийняття на роботу або звільнення, якщо книжка була надана. Більше того, якщо людина працевлаштовується вперше і просить оформити книжку, підприємець має це зробити протягом п’яти днів після прийняття на посаду. Трудова книжка є основним документом про стаж до 2004 року, а для пізніших періодів вона слугує додатковим підтвердженням професійного шляху.

У нашій практиці часто зустрічається зарахування стажу на підставі записів у трудовій книжці, коли дані в електронних реєстрах містять помилки. Наприклад, ми успішно супроводжували справу про скасування боргу ЄСВ ФОП-найманого працівника, де правильне підтвердження трудових відносин допомогло довести безпідставність вимог податкової. Також ми вели справу про скасування незаконної вимоги ДПС щодо ЄСВ, що ще раз доводить важливість бездоганного кадрового обліку.

Законодавче підґрунтя обов’язковості записів

Основний облік трудової діяльності регулюється Кодексом законів про працю України. Згідно з ч. 3 ст. 48 КЗпП України:

«Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі»

Ініціатива щодо ведення паперового документа тепер повністю належить працівнику, а не роботодавцю.

Звільнення ФОП від ведення книг обліку бланків та руху трудових книжок

Фізичні особи — підприємці повністю звільнені від обов’язку вести книгу обліку бланків трудових книжок та книгу обліку руху трудових книжок, оскільки паперові документи тепер зберігаються безпосередньо у працівників. Ця норма суттєво спрощує кадрове діловодство для малого бізнесу, усуваючи зайві бюрократичні процедури.

Згідно з нормами законодавства:

Закон України № 1217-IX: «Фізичні особи — підприємці не зобов'язані вести книгу обліку бланків трудових книжок та книгу обліку руху трудових книжок.»

Це означає, що вимоги інспекторів праці щодо надання таких книг під час перевірок є незаконними.

Судова практика підтверджує, що інспекції праці не можуть вважати відсутність книги обліку бланків або руху трудових книжок у ФОП порушенням. Існують численні рішення адміністративних судів, які скасовували штрафи за такі претензії інспекторів. Якщо ви отримали подібний припис, його можна і потрібно оскаржувати в судовому порядку.

Як правильно зробити запис про прийняття та звільнення

ФОП вносить записи до трудової книжки самостійно на підставі відповідного наказу чи розпорядження про прийняття або звільнення працівника. З 2015 року реєструвати трудові договори у центрі зайнятості не потрібно, а нумерацію договорів та наказів підприємець веде самостійно.

При внесенні даних важливо дотримуватися технічної точності. Поширений технічний нюанс заповнення полягає в тому, що при написанні заголовка (назви ФОП) у графі 3 не потрібно ставити порядковий номер. Номер запису ставиться лише навпроти самого факту прийняття на роботу. Якщо ви допустили помилку, її потрібно виправити окремим записом про визнання попереднього недійсним.

Важливо розуміти різницю між типами договорів. Верховний Суд у справі №1540/3913/18 від 03.03.2020 зазначив, що відсутність запису в трудовій книжці є однією з ознак цивільно-правових відносин, а не трудових. Тому, якщо ви працюєте з виконавцем за цивільно-правовим договором (ГПД), робити запис у трудову книжку категорично заборонено.

Алгоритм внесення запису про роботу

При заповненні паперової трудової книжки дотримуйтеся такої послідовності дій:

• Заголовок. У графі 3 пишеться повна назва: Фізична особа – підприємець [Прізвище, Ім’я, По батькові].
• Прийняття. Під заголовком ставиться порядковий номер, дата та запис: «Прийнятий на посаду [назва]».
• Підстава. У графі 4 вказується номер і дата наказу або розпорядження про прийняття.
• Звільнення. Запис про звільнення має точно відповідати формулюванню КЗпП із посиланням на статтю та пункт закону.

Завірення записів чи потрібна печатка ФОП та чий підпис ставити

Використання печатки для фізичних осіб – підприємців є добровільним, тому за відсутності печатки запис у трудовій книжці завіряється виключно особистим підписом підприємця. Жодних штрафів чи невизнання стажу працівника через відсутність відбитка штампа бути не може.

Для легітимності запису підпис ФОП має бути оформлений належним чином. Нюанс підпису полягає в тому, що він має містити повну назву статусу (Фізична особа – підприємець), власне підпис, ініціали та прізвище. Використання абревіатур на кшталт «ФОП» у самому підписі є небажаним, хоча і не критичним.

Державні органи, зокрема Пенсійний фонд України та Державна служба України з питань праці, не мають права вимагати наявності печатки на документах підприємця.

Юридичне обґрунтування відсутності печатки

Законодавець чітко встановив пріоритет підпису над відбитком штампа для приватного бізнесу.

Згідно зі ст. 58-1 Господарського кодексу України: «Відтиск печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування»

Це правило повною мірою стосується і трудових книжок. Підпису підприємця цілком достатньо для підтвердження стажу.

Зберігання трудових книжок де має знаходитися документ за законом

Оригінали паперових трудових книжок мають зберігатися безпосередньо у працівників, а не у роботодавця-ФОП. Підприємець бере книжку лише для внесення необхідного запису про прийняття, переведення чи звільнення і зобов’язаний повернути її власнику того ж дня.

Деякі роботодавці за звичкою намагаються залишити книжки у себе в сейфі, вважаючи це гарантією безпеки. Однак це створює додаткові ризики саме для ФОП. У разі втрати документа під час пожежі, крадіжки або воєнних дій, відповідальність нестиме той, у кого він фактично знаходився.

У період дії воєнного стану, згідно з Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», кадровий облік спрощено, але обов’язок щодо своєчасного внесення записів залишається. У разі мобілізації ФОП обов’язки щодо розрахунку з працівниками та видачі документів мають бути виконані протягом місяця після демобілізації, про що детальніше розповідає стаття про звільнення працівників у разі мобілізації ФОП.

Що включає електронний облік трудової діяльності за законом № 1217-IX

Електронний облік трудової діяльності здійснюється в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який адмініструє Пенсійний фонд України. Це цифровий аналог паперової книжки, що формується автоматично на підставі звітності роботодавців та поданих скан-копій документів.

Склад відомостей в електронному реєстрі чітко регламентований законодавством:

Згідно з Законом України № 2136-IX, до електронного реєстру включаються відомості про: 1) ідентифікаційні дані працівника; 2) періоди роботи; 3) особливі умови праці; 4) наявність судимості; 5) наявність стажу роботи за кордоном.

Така деталізація дозволяє повністю замінити паперовий документообіг.

Для підприємця важливо стежити за правильністю подання звітів (зокрема додатка Д5), оскільки саме з них Пенсійний фонд України автоматично підтягує дані про прийняття та звільнення працівників.

Перехід на електронний облік обов’язкові дії підприємця-роботодавця

Для переходу на електронний облік ФОП зобов’язаний подати відомості про трудову діяльність працівників через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді кольорових скан-копій документів. Цей процес має бути завершений протягом п’ятирічного перехідного періоду, який триває до 10 червня 2026 року.

Подання відомостей здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) через особистий кабінет страхувальника. Роботодавець має завантажити кольорові скани трудової книжки та наказів, а також обов’язково додати скановану згоду працівника на обробку персональних даних. Якщо ви не знаєте, як виконати цю процедуру технічно, прочитайте наш матеріал про те, як оцифрувати трудову книжку працівника.

Важливо розуміти, що після оцифрування оригінал паперової трудової книжки видається працівнику під підпис, і надалі вона ведеться паралельно лише за його бажанням.

Прочитати на: мовою