Прийняття на декретну посаду: як оформити та звільнити замінника

Прийняття на декретну посаду — це стандартна процедура заміщення працівника, який іде у відпустку для догляду за дитиною, проте вона має критичні юридичні нюанси. Головна особливість полягає в тому, що трудові відносини мають чітко визначений строк, який прив’язаний не до календарної дати, а до конкретної події — фактичного виходу основного співробітника на роботу.

Помилка у формулюванні наказу або заяви може призвести до того, що тимчасовий договір трансформується у безстроковий. Це створює ситуацію, коли на одному штатному місці опиняються двоє людей, а звільнення «замінника» стає незаконним. Розуміння алгоритму дій дозволяє роботодавцю уникнути судових спорів та зайвих витрат на виплати компенсацій.

Правові підстави заміщення тимчасово відсутнього працівника

Коли основний працівник іде у декрет, за ним за законом зберігається місце роботи та посада. Це прямо передбачено ст. 181 КЗпП України. Роботодавець не може просто взяти нову людину на постійній основі, тому єдиним легітимним варіантом є укладення строкового трудового договору.

Згідно з ч. 1 ст. 23 КЗпП, такий договір укладається на визначений строк або на час виконання певної роботи. Важливо розуміти, що правове становище «замінника» майже не відрізняється від постійного персоналу: він має право на відпустку, лікарняні та оплату праці згідно зі штатним розписом. Встановити менший оклад лише через тимчасовий статус неможливо.

Особливості під час воєнного стану

Наразі діють особливості трудових відносин під час воєнного стану, встановлені Законом № 2136. Хоча конституційні права дещо обмежені, право на відпустку для догляду за дитиною залишається непорушним, а процедура заміщення посади зберігає свою актуальність.

Загальні правила строковості

Для глибшого розуміння механізму варто вивчити загальні правила укладення строкового трудового договору. Це допоможе правильно визначити юридичну конструкцію відносин ще на етапі співбесіди з кандидатом.

Як правильно оформити заяву та наказ

Найбільша помилка роботодавця — вказати у документах конкретну дату закінчення договору, наприклад, «на три роки». Основна працівниця має право перервати відпустку і вийти на роботу раніше. Якщо в наказі стоїть фіксована дата, ви не зможете законно звільнити тимчасового працівника до її настання.

Правильна стратегія — прив’язувати строк договору до події. У заяві та наказі має бути чітко зазначено: «до фактичного виходу основного працівника з відпустки». Обов’язково вказуйте ПІБ особи, яку заміщують. Це робить договір прозорим і виключає претензії щодо його безстроковості.

Нюанси запису в трудову книжку

Запис про прийняття на роботу вноситься до трудової книжки у загальному порядку. Не потрібно зазначати, що договір є строковим або що людина прийнята «на декретне місце». Інформація про строковість фіксується лише в наказі та особовій картці, а у трудовій — лише посада та підрозділ.

Зміна штатного розпису під час декрету

Якщо за час відсутності основного працівника посаду було перейменовано, у наказі про звільнення замінника вказуйте нову назву. Це критично для коректної звітності до податкової та уникнення розбіжностей у даних ЄСВ.

Порядок звільнення після виходу основного працівника

Звільнення замінника відбувається за п. 2 ст. 36 КЗпП (закінчення строку договору). Важливо, що для цього не потрібна заява від тимчасового працівника. Підставою для видання наказу є заява основної працівниці про її намір стати до роботи. День звільнення замінника — це останній робочий день перед виходом основного співробітника.

Верховний Суд у справі № 266/3163/16-ц підтвердив: строковий договір на час декрету закінчується автоматично в день виходу основного працівника. Роботодавець не зобов’язаний попереджати замінника про звільнення за два тижні, оскільки термін роботи був обумовлений заздалегідь при прийнятті.

Звільнення під час лікарняного або відпустки

На відміну від звільнення з ініціативи роботодавця, закінчення строку договору дозволяє звільнити людину, навіть якщо вона перебуває на лікарняному або у відпустці. Це окрема підстава, яка не підпадає під заборони статей 40 та 41 КЗпП. Проте ми часто бачимо, як справу про поновлення на роботі через порушення процедури звільнення виграють саме через дрібні процедурні помилки в таких наказах.

Якщо основна працівниця вирішила звільнитися

Якщо під час відпустки основна співробітниця звільняється, строковий договір замінника не припиняється автоматично. У такому разі роботодавець може або трансформувати договір у безстроковий, або звільнити замінника в день звільнення основної працівниці, якщо це було передбачено умовами договору.

Тимчасове переведення діючого співробітника на декретне місце

Замість найму нової людини роботодавець може доручити ці обов’язки вже працюючому співробітнику. Це відбувається через тимчасове переведення за ст. 33 КЗпП. Головна умова — обов’язкова письмова згода працівника. Такий варіант часто зручніший, оскільки людина вже знає специфіку компанії.

У наказі про переведення слід чітко зафіксувати, що за працівником зберігається його попередня посада. Якщо цього не зробити, виникає ризик, що після повернення основної працівниці заміннику не буде куди повертатися, і його доведеться звільняти на загальних підставах. На практиці ми успішно вели кейс щодо захисту прав працівника у спорі з великим підприємством, де саме питання збереження робочого місця було ключовим.

Алгоритм дій при внутрішньому заміщенні

Після виходу основного працівника з відпустки роботодавець видає наказ про переведення тимчасового працівника на його «свою» попередню посаду. Якщо за цей час його стара посада була скорочена, роботодавець зобов’язаний запропонувати всі наявні вакансії, включно з іншими тимчасовими декретними місцями, як того вимагає позиція Верховного Суду у справі № 534/625/22.

Ризики та особливі ситуації при заміщенні

Найскладніша ситуація виникає, коли замінниця на декретній посаді сама вагітніє. Згідно з позицією Великої Палати ВС (справа № 759/19440/15-ц), таку жінку не можна просто звільнити після закінчення строку договору — її обов’язково потрібно працевлаштувати. Це означає, що роботодавець має знайти для неї іншу вакансію, інакше звільнення визнають незаконним.

Ще один ризик — стаття 39-1 КЗпП. Якщо основна працівниця вийшла, а замінник продовжує працювати хоча б один день без видання наказу про звільнення, договір автоматично стає безстроковим. У такому разі ви отримуєте двох постійних працівників на одну посаду, що змушує компанію розпочинати процедуру скорочення штату.

Вихід на неповний робочий день

Якщо основна працівниця вирішує працювати на умовах неповного робочого часу, вона фактично перериває свою відпустку. Це є підставою для припинення строкового договору із замінником. Працювати одночасно на одній посаді вони не можуть, якщо це не передбачено розподілом часток штатної одиниці.