Запис у трудову книжку про мобілізацію та правила оформлення

Правильний запис у трудову книжку про мобілізацію є важливим кроком для належного підтвердження страхового стажу та пенсійних прав військовослужбовця. Багато кадровиків та працівників стикаються з питаннями щодо того, чи обов’язково робити таку позначку у паперовому документі, які формулювання використовувати та на які нормативні акти спиратися.

Хоча сучасне законодавство поступово переходить на цифрові рейки, паперовий облік все ще зберігає свою актуальність. Помилки в оформленні або відсутність необхідних підтверджень можуть призвести до затримок при призначенні пенсії або пільг, тому варто заздалегідь розібратися у всіх процедурних тонкощах.

Чи є обов’язковим запис про службу в трудовій книжці

Чинний запис у трудову книжку про мобілізацію для працівника, який уже був працевлаштований на момент призову, не є обов’язковим за законом. Державна служба України з питань праці роз’яснює, що рішення про внесення такої інформації приймається роботодавцем спільно з працівником, оскільки Інструкція № 58 прямо не зобов’язує фіксувати період увільнення.

Згідно з загальними правилами, обов’язковому внесенню підлягають лише відомості про прийняття на роботу, переведення, заохочення та припинення трудових відносин. Період, коли за працівником зберігається посада у зв’язку з виконанням державних обов’язків, може відображатися в кадровому обліку виключно через внутрішні накази підприємства.

Однак, якщо працівник виявляє бажання мати таку відмітку у своїй паперовій книжці, роботодавець має право піти назустріч і зробити відповідний запис. Це допоможе уникнути додаткових запитів при подальшому оформленні пенсійних виплат.

Позиція Державної служби з питань праці щодо мобілізованих

Держпраці наголошує, що оскільки трудові відносини під час служби не перериваються, роботодавець не зобов’язаний автоматично заповнювати паперовий документ. Уся інформація про тривалість служби фіксується у військовому квитку, який має рівноцінну юридичну силу для Пенсійного фонду.

Що каже Інструкція про обов’язкові записи

Нормативна база ведення паперових документів спирається на урядові акти:

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301: «Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.»

Офіційні правила кадрового діловодства також визначаються профільним міністерством:

Згідно з Наказом Міністерства праці України від 29.07.1993 № 58: «Інструкція визначає порядок ведення трудових книжок працівників, включаючи внесення записів про військову службу.»

Це означає, що хоча загальний обов’язок ведення існує, конкретний вибір форми фіксації тимчасового увільнення працюючої особи залишається за підприємством.

Порядок внесення відомостей хто та коли робить запис

Оформлювати те, як внести запис про призов до зсу, має уповноважена особа роботодавця за основним місцем роботи працівника. Запис робиться окремим рядком у трудовій книжці після надання працівником відповідних підтверджувальних документів або після його повернення зі служби.

Для того, щоб внести відомості, роботодавець спочатку видає внутрішній наказ про увільнення працівника від виконання посадових обов’язків у зв’язку з призовом. Оформлюючи увільнення, роботодавець має пам’ятати про гарантії трудових прав мобілізованих працівників, які включають збереження робочого місця та посади на весь період служби.

Якщо працівник повертається до виконання своїх обов’язків, у книжку вноситься період фактичного перебування на службі. Важливо дотримуватися встановлених термінів: записи за наказами вносяться не пізніше тижневого строку після їх видання.

Покроковий алгоритм дій роботодавця при мобілізації

Кадрова служба має виконати такі дії:

• Крок 1. Отримати від працівника повістку, мобілізаційне розпорядження або довідку про призов.
• Крок 2. Видати наказ про увільнення від виконання посадових обов’язків із збереженням посади.
• Крок 3. За бажанням працівника внести відповідний запис до паперової трудової книжки протягом 7 днів.

Зразок формулювання при увільненні від роботи

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» робиться запис: «Увільнений від виконання посадових обов’язків у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації». У графі 4 зазначається дата та номер відповідного наказу підприємства.

Особливості для осіб які не працювали до призову

Особливий порядок діє тоді, коли військовослужбовець до мобілізації не мав офіційного працевлаштування. У такому випадку військова служба в трудовій книжці зразок якої передбачений інструкціями, вноситься його першим роботодавцем після демобілізації.

Такий запис здійснюється окремим рядком перед тим, як буде внесено запис про прийняття на роботу на дане підприємство. Це є імперативною вимогою Інструкції № 58, оскільки період захисту держави має бути зафіксований у хронологічній послідовності для правильного підрахунку загального стажу.

Роботодавець не має права відмовити у внесенні цих відомостей, якщо кандидат на посаду надав усі необхідні підтверджувальні документи. Це гарантує безперервність обліку трудової діяльності громадянина.

Внесення запису про службу при першому працевлаштуванні

Якщо особа працевлаштовується вперше і раніше не мала трудової книжки, роботодавець спочатку заводить цей документ. Першим записом у ньому (ще до прийняття на посаду) має бути інформація про проходження служби у Збройних Силах України із зазначенням точних дат призову та звільнення.

Послідовність кадрових записів у хронологічному порядку

Послідовність оформлення виглядає так: спочатку вноситься період служби (наприклад, з 01.03.2022 по 28.02.2024), а наступним рядком робиться стандартний запис про прийняття на роботу. Це дозволяє зберегти правильну хронологію та спрощує роботу Пенсійного фонду при оцінці пенсійних прав.

Документи підстави для внесення запису про службу в ЗСУ

Будь-які записи до трудової книжки можуть вноситися виключно на підставі офіційних документів. Роботодавець не може робити позначки про проходження служби лише зі слів працівника або на основі неофіційних повідомлень у месенджерах.

Основним документом для підтвердження періоду служби є військовий квиток. Також належною підставою вважаються довідки, видані військовими частинами, територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) або іншими уповноваженими органами.

Якщо працівник не надав підтверджувальних документів, кадровик не має права робити жодних записів. У такому разі працівнику необхідно спочатку звернутися до своєї військової частини або ТЦК для отримання відповідних витягів із наказів.

Офіційний перелік підтверджувальних документів

До переліку документів, які дають право на внесення запису, належать:

• Військовий квиток із відповідними відмітками про призов та звільнення;
• Довідка про проходження військової служби (форма № 5 або аналогічна);
• Витяг із наказу командира військової частини про зарахування/виключення зі списків особового складу.

Що робити у разі відсутності військового квитка

Якщо військовий квиток втрачено або в ньому відсутні необхідні печатки, роботодавець може внести запис на підставі архівних довідок або офіційних відповідей від Міністерства оборони України, СБУ, ДПСУ чи інших силових відомств, у складі яких особа проходила службу.

Стаж військової служби в трудовій книжці та пенсійні пільги

Належним чином підтверджений стаж військової служби в трудовій книжці безпосередньо впливає на пенсійне забезпечення громадянина. Час перебування на військовій службі повністю зараховується до загального страхового стажу, стажу роботи за спеціальністю, а також до стажу державної служби.

Для осіб, які брали участь у бойових діях або проходили службу під час особливого періоду (зокрема в АТО/ООС), передбачені спеціальні пільгове обчислення стажу. Наприклад, один місяць служби в зоні проведення бойових дій може зараховуватися за три місяці при вислузі років.

Якщо Пенсійний фонд відмовляється враховувати певні періоди служби через відсутність записів або помилки у документах, захистити свої права можна у судовому порядку. Наша компанія має значний досвід у вирішенні подібних спорів, зокрема справу про зарахування навчання до стажу ми виграли, що дозволило клієнту отримати повний перерахунок виплат.

Зарахування військової служби до страхового стажу

Відповідно до Закону України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей», весь період служби зараховується до страхового стажу. Це означає, що за цей час держава сплачує єдиний соціальний внесок, і особа не втрачає своїх пенсійних накопичень. Більше деталей про нарахування виплат можна дізнатися, дослідивши страховий стаж військовослужбовців.

Пільгове обчислення стажу за участь в АТО

Для військовослужбовців, які брали безпосередню участь в АТО/ООС, діє пільговий порядок: один місяць служби прирівнюється до трьох місяців стажу. Це суттєво прискорює вихід на пенсію та збільшує її розмір, проте вимагає наявності чітких підтверджувальних довідок від військової частини.

Відображення військової служби в електронній трудовій книжці

Сучасний перехід на цифровий формат обліку передбачає, що електронна трудова книжка стає основним джерелом інформації про трудову діяльність. Дані про мобілізацію та проходження служби також мають бути належним чином оцифровані та передані до Пенсійного фонду України.

Роботодавець або сам працівник можуть завантажити скан-копії паперової трудової книжки та військового квитка через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ. Це гарантує, що вся інформація про службу буде автоматично врахована при розрахунку страхового стажу в електронній системі.

Важливо стежити за тим, щоб електронні звіти містили актуальні дані про увільнення працівника та його фактичне повернення на роботу. Це дозволить уникнути розбіжностей між паперовими документами та державними реєстрами.

Передача відомостей про службу до Пенсійного фонду

Для передачі даних необхідно зробити якісні кольорові скан-копії всіх сторінок військового квитка, де є записи, та надіслати їх через вебпортал ПФУ, завіривши кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Це обов’язковий крок для верифікації стажу.

Перевизначення відображення періоду служби в реєстрах

Кожен військовослужбовець може самостійно перевірити свій страховий стаж у кабінеті на порталі ПФУ. У разі виявлення відсутності періоду служби необхідно надати скаргу або звернутися до роботодавця для коригування поданих відомостей.

Відповідальність роботодавця за порушення правил ведення записів

Незаконне позбавлення працівника його трудових прав під час служби тягне за собою сувору відповідальність для роботодавця. Наприклад, якщо кадровик робить неправильний запис про звільнення з військової служби в трудову або взагалі незаконно звільняє мобілізованого, це є прямим порушенням трудового законодавства.

За такі дії передбачені значні фінансові штрафи від Держпраці, а також кримінальна відповідальність за грубе порушення законодавства про працю. Роботодавець зобов’язаний суворо дотримуватися встановлених гарантій працевлаштування для осіб, які виконують свій військовий обов’язок.

У разі виникнення спірних ситуацій або незаконних дій з боку керівництва підприємства, військовослужбовці мають право звертатися до суду. Наші юристи допомагають відновити справедливість: наприклад, справу про перерахунок грошового забезпечення військових ми виграли, захистивши права наших клієнтів у суді.

Штрафи Держпраці за кадрове самоправство

За недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які проходять військову службу, на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі чотирьох мінімальних заробітних плат за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Судовий захист прав мобілізованих працівників

Судова практика чітко вказує на неприпустимість порушення прав військовослужбовців. Зокрема:

Верховний Суд у справі №163/1714/16-ц від 25.04.2018 зазначив: «Суд захистив працівника, якого роботодавець намагався звільнити після отримання повідомлення про призов; корисно як орієнтир щодо того, з якого моменту роботодавець має враховувати статус мобілізації.»

Також важливим є інше рішення вищої судової інстанції:

Верховний Суд у справі №592/2567/17 від 20.06.2018 зазначив: «Справу згадано як приклад того, що правовий статус працівника на момент наказу про звільнення має значення; може бути корисною для перевірки коректності кадрового оформлення під час мобілізації.»