Оформлення закордонного паспорта за новими правилами

Оформлення закордонного паспорта є першим кроком для вільного пересування світом та легалізації вашого перебування в інших країнах. Багато громадян відкладають цю процедуру, що призводить до скасування термінових поїздок або проблем із перебуванням у країнах Європейського Союзу.

Головна помилка полягає в тому, що люди не враховують тривалість виготовлення та доставки документів, особливо під час дії воєнного стану. Завчасне звернення до уповноважених органів дозволяє уникнути зайвого стресу та додаткових витрат на терміновість.

Хто та де може оформити закордонний паспорт

Оформити закордонний паспорт має право кожен громадянин України з моменту народження, звернувшись до територіальних органів Державної міграційної служби, Центрів надання адміністративних послуг або паспортного сервісу ДП «Документ». Подача заяви здійснюється за місцем фактичного перебування особи, незалежно від її офіційної реєстрації місця проживання.

Для дорослих громадян, які досягли 16-річного віку, заява подається особисто. Окрім стандартної процедури, сьогодні доступна послуга одночасного оформлення ID-картки та закордонного паспорта, що значно економить час.

Законодавство чітко визначає статус цього документа та строки його дії для різних вікових категорій громадян.

Згідно з ч. 1, 2 ст. 22 Закону України від 20.11.2012 № 5492-VI: «Паспорт громадянина України для виїзду за кордон є документом, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України особи, на ім’я якої він оформлений, і дає право такій особі на виїзд з України і в’їзд в Україну. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон оформляється особам, які не досягли шістнадцятирічного віку, на чотири роки, а особам, які досягли шістнадцятирічного віку, - на 10 років.»

Тобто дорослий паспорт діє впродовж десяти років, після чого підлягає обов’язковому обміну. Якщо вас цікавить процедура для неповнолітніх, зверніть увагу, що оформлення закордонного паспорта дитині має свої особливості, зокрема щодо переліку документів та присутності батьків.

Де можна подати документи

Громадяни можуть самостійно обирати установу для подачі документів. Це може бути територіальний підрозділ Державної міграційної служби, найближчий ЦНАП або відділення ДП «Документ». Вибір установи впливає лише на зручність запису та наявність додаткового сервісного збору.

Правила запису в електронну чергу

Запис здійснюється онлайн або через термінал в установі. Важливо пам’ятати про пунктуальність: запізнення навіть на дві хвилини анулює талон. Якщо ви запізнилися, доведеться реєструватися заново або чекати в живій черзі.

Скільки коштує оформлення закордонного паспорта

Вартість оформлення закордонного паспорта залежить від обраного строку виготовлення документа та місця подачі заяви. З 1 січня 2026 року в Україні діють нові тарифи на адміністративні послуги міграційної служби.

У разі звичайного оформлення (до 20 робочих днів) вартість становить 1147 грн. Якщо документ потрібен терміново (до 7 або 3 робочих днів у передбачених законом випадках), ціна становитиме 1787 грн. При зверненні до ДП «Документ» додатково сплачується сервісний збір у розмірі 650 грн.

Існує важливий нюанс для тих, хто оплатив послугу наприкінці року, але подає документи вже після зміни тарифів. Якщо ви сплатили збір у грудні 2025 року, а звернулися до ДМС у лютому 2026 року, вам доведеться доплатити різницю за новими тарифами безпосередньо в терміналі установи перед подачею заяви.

Які документи потрібні для отримання паспорта

Для успішного подання заяви на закордонний паспорт необхідно підготувати повний пакет документів, який підтверджує вашу особу та громадянство. Відсутність будь-якого документа з переліку є підставою для відмови у прийнятті заяви.

Основний перелік документів для дорослих громадян (від 16 років) включає:

• Паспорт громадянина України. Оригінал та копія (для осіб від 14 років обов’язково у формі книжечки або ID-картки).
• РНОКПП. Довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (ІПН).
• Квитанція про сплату. Документ, що підтверджує оплату адміністративного збору.
• Витяг про місце проживання. Документ, що підтверджує реєстрацію місця проживання.
• Попередній закордонний паспорт. Якщо він був виданий раніше (навіть якщо термін дії закінчився).

Якщо ви бажаєте зберегти старий закордонний паспорт (наприклад, через діючі візи або важливу візову історію), необхідно написати відповідну заяву під час подачі документів та сплатити додаткову послугу за анулювання із залишенням власнику.

Також пам’ятайте, що у разі зміни персональних даних обов’язково здійснюється заміна закордонного паспорта після зміни прізвища, на що закон відводить один місяць.

Оформлення закордонного паспорта за кордоном для чоловіків

Оформити закордонний паспорт за межами України можна через закордонні дипломатичні установи або відокремлені підрозділи ДП «Документ». Проте під час дії воєнного стану для чоловіків віком від 18 до 60 років встановлено особливі правила та обмеження.

Уряд суттєво змінив правила отримання готових документів для військовозобов’язаних громадян за кордоном.

Згідно з пунктом 1 Постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.2024 № 443: «Отримання паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон громадянином України чоловічої статі віком від 18 до 60 років, який перебуває за межами України, здійснюється у територіальному органі/територіальному підрозділі ДМС. Пересилання таких паспортів до відокремленого підрозділу або закордонної дипломатичної установи України для організації їх видачі не здійснюється.»

Це означає, що хоча подати заяву можна за кордоном, забирати готовий паспорт більшості чоловіків доведеться особисто в органах ДМС на території України. Крім того, для оформлення паспорта за кордоном чоловіки призовного віку повинні надати дійсний військово-обліковий документ.

Перевірка QR-коду з додатка «Резерв+» здійснюється в реальному часі. Важливо пам’ятати, що скріншоти або роздруківки місячної давнини не приймаються — документ має бути згенерований не раніше ніж за 72 години до візиту.

У нашій практиці був випадок, коли громадянин перебував у Польщі та хотів оновити закордонний паспорт через ДП «Документ». Через відсутність смартфона він не мав застосунку «Резерв+». На практиці у прийомі документів йому було відмовлено, оскільки без верифікації електронного військового документа за кордоном система блокує процес. Вирішенням стало встановлення застосунку, оновлення даних та генерація свіжого QR-коду.

Також часто виникає ситуація, коли чоловік призовного віку надає паперовий військовий квиток старого зразка. Проте консульські установи вимагають саме зчитуваний електронний формат. Якщо виникають труднощі з документами, судова практика показує, що правильний захист прав є критичним. Наприклад, успішне оскарження штрафу ТЦК за відсутність військового квитка допомагає підтвердити законність статусу громадянина.

Окрім паспортних питань, наші юристи допомагають вирішувати інші складні справи для громадян, які перебувають за межами країни, наприклад, здійснюють розірвання шлюбу за кордоном без особистої присутності клієнта.

Чому можуть відмовити у видачі закордонного паспорта

Існують чіткі законодавчі підстави, за яких міграційна служба або консульська установа може відмовити в оформленні чи видачі закордонного паспорта. Розуміння цих причин дозволяє уникнути неприємних ситуацій та вчасно виправити помилки.

Основними підставами для відмови є:

• Непідтвердження громадянства. Якщо під час перевірки реєстрів не вдається підтвердити громадянство України заявника.
• Неповний пакет документів. Відсутність обов’язкових оригіналів або належним чином завірених копій документів.
• Невідповідність даних. Виявлення помилок або розбіжностей у поданих документах (наприклад, у транслітерації імені).
• Наявність двох діючих паспортів. Якщо громадянин уже має два діючих закордонних паспорти і не подав заяву на анулювання одного з них.

У практиці часто трапляється кейс про транслітерацію: у закордонному паспорті клієнта ім’я транслітерували як «Dmytro», тоді як у раніше виданій посвідці на проживання в ЄС вказано «Dmitry». Через цю розбіжність виникла загроза проблем із банками за кордоном. Вирішенням є надання наявних іноземних документів під час підписання заяви-анкети для збереження попередньої транслітерації.

Якщо ви отримали відмову, яку вважаєте неправомірною, рішення територіального органу ДМС можна оскаржити в адміністративному порядку через ДМС вищого рівня або безпосередньо через суд. Строк для подання скарги в адміністративному порядку становить 5 робочих днів з моменту отримання рішення.

Також пам’ятайте, що якщо сталася втрата закордонного паспорта за кордоном, діють зовсім інші процедури, які потребують звернення до консульства для отримання тимчасових документів.