Фактическая проверка налоговой и порядок её проведения

Фактическая проверка налоговой службы — это всегда стресс для бизнеса, поскольку она проводится без предупреждения и непосредственно на месте осуществления деятельности. Инспекторы ДПС появляются внезапно, чтобы проконтролировать расчетные операции, использование РРО, наличие лицензий и оформление трудовых отношений с работниками.

Ошибки во время встречи с налоговиками или неправильное оформление документов могут стоить предпринимателю сотен тысяч гривен штрафов. Поэтому крайне важно знать свои права, правила допуска контролеров и алгоритм обжалования результатов проверки.

Что проверяет налоговая во время фактического контроля

Фактический контроль со стороны ДПС сосредоточен на проверке реального состояния соблюдения правил наличного обращения, применения кассовых аппаратов (РРО и ПРРО), наличия необходимых лицензий и официального оформления трудовых отношений с наемными работниками. Этот вид инспектирования проводится непосредственно по месту ведения хозяйственной деятельности — в магазинах, кафе, на складах или производствах.

В отличие от таких процедур, как камеральные и документальные проверки, налоговики появляются без всякого предупреждения. Они имеют право исследовать исключительно те вопросы, которые касаются текущей деятельности. Например, наличие лицензий на продажу алкоголя или хранение топлива для генераторов. Каждый такой визит имеет четкие границы, и выход за них является противоправным.

Во время такого визита инспекторы не имеют права забирать с собой оригиналы первичных документов или бухгалтерских книг. Они могут лишь изучать их на месте и просить заверенные копии, если выявлено конкретное нарушение. Это важное правило защищает бизнес от необоснованного давления и остановки рабочих процессов.

На практике возникает немало спорных ситуаций относительно подакцизных товаров. Например, во время инспектирования одного из магазинов налоговики обнаружили бутылки алкоголя без акцизных марок и попытались наложить огромный штраф с конфискацией. Однако владелец вовремя зафиксировал в акте, что это безалкогольная сувенирная продукция, и предоставил сертификаты производителя. В результате штраф полностью отменили.

Еще один пример касается хранения топлива для генератора на оптовом складе. Инспекторы пытались оштрафовать компанию на 500 000 гривен за работу без лицензии. Благодаря своевременно подготовленным возражениям со ссылкой на закон, который разрешает хранить до 2000 литров топлива для генераторов без лицензирования, дело удалось закрыть в пользу предпринимателя.

Контроль за использованием РРО и кассовой дисциплиной

Расчетные операции являются главной мишенью для внезапных проверок. Налоговики тщательно сверяют фактическую сумму наличности в кассе с данными дневного Х-отчета и проверяют выдачу фискальных чеков покупателям.

В нашей практике был случай в кафе, где инспекторы устроили контрольную закупку и заявили о невыдаче чека из-за технического сбоя в ПРРО. ДПС наложила крупные санкции, но мы помогли подготовить возражения, добавив официальные лог-файлы от разработчика ПРРО. Они подтвердили сбой на сервере самой налоговой, и штраф был отменен.

Также часто возникают проблемы из-за расхождений в кассе. В другом кейсе мы доказали, что разница между наличностью и отчетом возникла из-за механической ошибки кассира при внесении ‘служебной выдачи’. Благодаря письменной объяснительной записке и отсутствию умысла, финансовые санкции к ФОП не применялись.

Проверка трудовых договоров и неоформленных работников

Налоговые инспекторы имеют право контролировать, как работодатель оформляет трудовые отношения. Они проверяют наличие трудовых договоров, уведомлений о приеме на работу и ведение учета рабочего времени.

Мы сталкивались с ситуацией, когда во время проверки магазина налоговики обнаружили за прилавком лицо без официального трудоустройства и составили акт о нарушении. Однако в возражениях мы предоставили доказательства, что этот человек является студентом на производственной практике по официальному трехстороннему договору с учебным заведением. Это полностью опровергло обвинения в использовании незадекларированного труда и спасло бизнес от штрафа.

Законные основания для проведения фактической проверки

Законные основания для назначения фактического контроля четко определены в статье 80 Налогового кодекса Украины, и этот перечень является исчерпывающим. Налоговая служба не имеет права устраивать внезапные визиты без наличия хотя бы одного из этих обстоятельств, среди которых наиболее распространенными являются жалобы покупателей, неподача отчетности или получение официальной информации о нарушении от других госорганов.

Согласно ч. 80.1 ст. 80 Налогового кодекса Украины: «Фактическая проверка осуществляется без предупреждения налогоплательщика (субъекта хозяйствования).»

Вот полный перечень обстоятельств, при которых ДПС может начать проверку:

• Жалобы потребителей. Письменное обращение покупателя об отказе в выдаче чека или расчете картой.
• Данные от других органов. Официальная информация о нарушении закона, полученная от государственных или местных органов власти.
• Нарушения в сфере РРО. Неподача обязательной отчетности об использовании кассовых аппаратов или выявление расхождений в базах данных.
• Подакцизные товары. Наличие информации о незаконном производстве или торговле алкоголем, табаком или топливом.
• Неоформленный труд. Получение сведений об использовании труда без заключения трудовых договоров.
• Результаты прошлого контроля. Проверка устранения нарушений, которые были выявлены во время предыдущего визита инспекторов.

Налоговая служба часто пытается использовать внутренние документы как повод для визита, что является незаконным.

Кассационный административный суд в составе Верховного Суда по делу № 380/6314/24 от 30.07.2025 отметил: «Коллегия судей отмечает, что диспозиция нормы статьи 20 Закона №265/95-ВР предусматривает, что к субъекту хозяйствования применяется соответствующая финансовая санкция за непредоставление документов, подтверждающих учет товаров, находящихся в месте продажи (хозяйственном объекте) и/или осуществление реализации товаров, не учтенных в установленном порядке. Между тем ... оспариваемое налоговое уведомление-решение ... содержит совершенно иную информацию относительно содержания правонарушения, чем предусмотрено ст. 20 Закона №265/95-ВР ... а именно «неведение в порядке, установленном законодательством, учета товарных запасов».»

Верховный Суд отменил миллионный штраф, поскольку проверку назначили на основании лишь внутренней докладной записки ДПС, а не официальной информации от внешних органов. Это доказывает, что любое абстрактное основание является поводом для обжалования.

Также закон ограничивает периодичность контроля по одинаковым основаниям. В одном из наших кейсов инспекторы пришли в магазин во второй раз за полгода на основании той же жалобы покупателя. Владелец отказал в допуске, зафиксировав нарушение ст. 80.3 НКУ, и суд полностью поддержал эту позицию, отменив приказ налоговой.

Получение информации о нарушении часто начинается с того, что продавцы получают так называемые письма счастья от налоговой, после чего назначается фактический контроль.

Правила допуска налоговых инспекторов к проверке

Налогоплательщик имеет законное право не допускать инспекторов ДПС к фактической проверке, если они не предъявили или оформили с ошибками три обязательных документа: направление на проверку, копию приказа о ее проведении и свои служебные удостоверения. Только полное соответствие этих документов требованиям закона дает налоговикам право начать контроль.

Согласно ч. 81.1 ст. 81 Налогового кодекса Украины: «Должностные лица контролирующего органа имеют право приступить к проведению документальной выездной проверки, фактической проверки при наличии оснований для их проведения, определенных настоящим Кодексом, и при условии предъявления или направления в случаях, определенных настоящим Кодексом, таких документов: направления на проведение такой проверки... копии приказа о проведении проверки; служебного удостоверения лиц, указанных в направлении...»

Многие предприниматели совершают ошибку, когда в случае недопуска просто закрывают двери магазина или офиса и не составляют никаких документов. Это может привести к обвинениям в противодействии проверке. Правильный алгоритм — зафиксировать письменный отказ непосредственно на копии приказа ДПС с подробным описанием ошибок в документах.

В нашей практике был случай, когда ФОП предъявили приказ на проверку с абстрактной формулировкой основания без реквизитов жалобы покупателя. Предприниматель не допустил инспекторов. Налоговая попыталась оспорить это, но в суде не смогла предоставить доказательства реального обращения потребителя, поэтому приказ о проверке отменили.

Также важно, кто именно подписывает документы с вашей стороны. Когда инспекторы пришли в выходной день и потребовали подписи у наемного кассира, тот подписал приказ с пометкой, что не имеет полномочий представлять интересы ФОП. Суд признал такое вручение приказа незаконным и отменил результаты проверки.

Если же вы все-таки допустили инспекторов на объект, оспорить сам приказ отдельно уже не удастся.

Кассационный административный суд в составе Верховного Суда по делу № 420/17645/24 от 29.12.2025 отметил: «... в случае если контролирующий орган был допущен к проведению проверки на основании приказа о ее проведении, то этот приказ как акт индивидуального действия реализован его применением, а потому его обжалование не является надлежащим и эффективным способом защиты права налогоплательщика ... Истец не лишен возможности ссылаться на допущенные контролирующим органом при назначении и проведении проверки нарушения при обжаловании в судебном порядке решения по результатам такой проверки.»

Это означает, что после допуска все процедурные нарушения налоговиков придется доказывать уже во время обжалования самих штрафов. Чтобы избежать таких последствий, стоит привлечь адвоката, который обеспечит профессиональное сопровождение налоговых проверок.

Сколько длится проверка и как фиксируют результаты

Продолжительность фактической проверки не может превышать 10 рабочих дней, а ее продление допускается максимум на 5 дополнительных дней по заявлению самого налогоплательщика или в случае специфического режима его работы. Все результаты инспектирования обязательно фиксируются в официальном документе — акте (если выявлено нарушение) или справке (если нарушений нет).

Во время проверки налоговики имеют право осуществлять хронометраж хозяйственных операций для определения реальной выручки. Следите, чтобы результаты хронометража фиксировались отдельной справкой. Кассир имеет право внести туда замечания, если день был нетипичным, например, из-за технических сбоев в электросети или отсутствия интернета.

Акт проверки составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами на месте ее проведения. Отказ от подписания акта не останавливает процедуру и не отменяет начисление штрафов. Напротив, лучше всего подписать акт с пометкой о несогласии и последующим рассмотрением возражений.

Также инспекторы часто пытаются оштрафовать бизнес за отсутствие первичных документов непосредственно на месте торговли, что не всегда является законным.

Кассационный административный суд в составе Верховного Суда по делу № 160/20114/24 от 20.11.2025 отметил: «обов`язком платника податків є надання під час перевірки облікових та первинних документів на товари, які на момент перевірки знаходяться на місці продажу. ... Сама по собі відсутність на момент перевірки таких документів за місцем реалізації чи зберігання товарів за умови, що ці товари належним чином обліковані, не є підставою для застосування фінансової санкції ...»

Суд отменил штраф в 2,3 миллиона гривен, поскольку налоговики требовали первичные документы устно, без официального письменного запроса, а сам товар был надлежащим образом учтен в системе предпринимателя.

Как подать возражения на акт проверки

Налогоплательщик имеет право подать письменные возражения на акт фактической проверки в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем его получения. Налоговый орган обязан рассмотреть эти возражения в течение 7 рабочих дней и принять решение с учетом предоставленных доказательств и объяснений.

Согласно ч. 86.7 ст. 86 Налогового кокоменса Украины: «Акт фактичної перевірки — підписується на місці її проведення. У разі незгоди платника податків або його законних представників з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті (довідці) перевірки, вони мають право подати свои заперечення та/або додаткові документи у порядку, визначеному цим Кодексом, до контролюючого органу... протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта (довідки).»

При подготовке возражений обязательно укажите в тексте свое желание участвовать в рассмотрении лично или через видеоконференцию. ДПС обязана отправить вам ссылку на онлайн-встречу в Электронный кабинет налогоплательщика не позднее чем за 4 дня до даты заседания. Это отличный инструмент, чтобы лично привести аргументы и защитить свои права.

В практике нашего бюро есть много примеров успешного решения аналогичных споров. Например, мы осуществили успешное обжалование решения налоговой, когда клиент не согласился с выводами проверки и начисленными штрафами. Также в нашем портфолио есть сложный судебный спор с налоговой службой, где нам удалось отменить начисления на сумму почти 2 миллиона гривен. Если вы столкнулись с неправомерными действиями контролеров, обращение к специалистам поможет сохранить ваши средства и репутацию.

Актуальные разъяснения относительно процедуры обжалования и прав налогоплательщиков всегда можно найти на Официальном портале Государственной налоговой службы Украины.