Порядок обліку платників єдиного внеску ЄСВ в Україні

Офіційний облік платників єдиного внеску в Україні регламентує, як саме бізнес та самозайняті особи реєструються в податковій службі.

Правильна реєстрація та своєчасне подання відповідних форм є запорукою законної діяльності та відсутності штрафів з боку контролюючих органів. Для кожної категорії платників передбачено власні правила взяття на облік та зняття з нього.

Хто підлягає обліку як платник єдиного внеску

Контролюючі органи ведуть детальний облік платників єдиного внеску для забезпечення контролю за надходженням соціальних платежів. Взяття на облік здійснюється у територіальних органах Державної податкової служби України шляхом внесення відомостей до спеціального реєстру страхувальників.

Ідентифікація платників у системі здійснюється за чіткими критеріями: для юридичних осіб та відокремлених підрозділів використовується код ЄДРПОУ, для фізичних осіб — реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), а для іноземних інвесторів чи дипломатичних представництв — спеціальні облікові номери. Сьогодні для підприємців доступна швидка автоматична реєстрація ФОП на порталі Дія, після якої дані автоматично передаються до ДПС.

Згідно з ч. 2 ст. 5 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»: «Взяття на облік осіб, зазначених у пунктах 4, 5 та 5-1 частини першої статті 4 цього Закону, здійснюється контролюючим органом шляхом внесення відповідних відомостей до реєстру страхувальників.»

Взяття на облік осіб із незалежною професійною діяльністю

Фізичні особи, які планують здійснювати незалежну професійну діяльність (зокрема, адвокати, нотаріуси, приватні виконавці чи арбітражні керуючі), проходять окрему процедуру реєстрації. Протягом 10 календарних днів після отримання документа, що підтверджує право на провадження діяльності, вони зобов’язані подати документи до податкової служби за місцем проживання.

Для успішної реєстрації необхідно подати заяву за формою № 5-ОПП для взяття на податковий облік, а також заяву за формою № 1-ЄСВ для обліку як платника єдиного внеску. Якщо документи подаються особисто, заявник пред’являє оригінал паспорта та підтвердних документів. При відправленні документів поштою всі копії обов’язково мають бути завірені нотаріально.

Згідно з розділом III пункту 1 Наказу Міністерства фінансів України від 24.11.2014 № 1162: «Для взяття на облік як платника єдиного внеску особа, яка має намір провадити незалежну професійну діяльність, у строк 10 календарних днів після реєстрації повинна подати заяву за формою № 1-ЄСВ, а член фермерського господарства — за формою № 12-ЄСВ.»

Поєднання статусу ФОП та незалежної діяльності

Досить часто виникає ситуація, коли фізична особа вже зареєстрована як ФОП, але додатково отримує статус, наприклад, судового експерта чи адвоката. Спроба зареєструватися як новий платник з нуля призведе до відмови, оскільки особа вже перебуває на обліку. У такому випадку необхідно подати заяву за формою № 1-ЄСВ з позначкою «Зміни» для встановлення спеціальної ознаки провадження незалежної професійної діяльності.

За наявності ідентичних видів діяльності в обох статусах єдиний внесок сплачується один раз на загальний рахунок ФОП. Проте вкрай важливо, щоб ознака провадження незалежної діяльності була активована в базі ДПС, інакше виникнуть технічні помилки при адмініструванні податків.

Чому податкова може відмовити у взятті на облік

Законодавство передбачає чіткі підстави, за яких контролюючий орган може відмовити у реєстрації. Найчастіше це відбувається через подання документів до неналежного органу ДПС (не за місцем реєстрації проживання), виявлення невідповідностей у документах або надання неповного пакету паперів. Також відмова є правомірною, якщо особа вже обліковується як самозайнята під цим же профілем.

Згідно з розділом VI пункту 6.7 Наказу Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588: «Взяття на облік фізичних осіб, які мають намір провадити незалежну професійну діяльність, здійснюється у день отримання від них заяви за формою № 5-ОПП.»

Особливості обліку членів фермерських господарств

Члени фермерських господарств визнаються самостійними платниками єдиного внеску, якщо вони не підлягають соціальному страхуванню на інших законних підставах (наприклад, не є найманими працівниками). Процедура їхнього обліку має свої унікальні правила та строки.

Для взяття на облік член фермерського господарства має подати заяву за формою № 12-ЄСВ. Важливою умовою є те, що ця заява обов’язково повинна містити ПІБ та особистий підпис голови фермерського господарства, який підтверджує статус заявника. До заяви додаються підтвердні документи — копія статуту або договору про створення сімейного фермерського господарства. Строк подання заяви становить 10 календарних днів з моменту внесення відповідних змін до установчих документів господарства.

Хто звільняється від обов’язкового обліку та сплати ЄСВ

Закон передбачає пільги для певних категорій членів фермерських господарств. Обов’язок щодо обліку та сплати внеску не поширюється на осіб, які отримують пенсію за віком чи за вислугу років, мають встановлену інвалідність або досягли пенсійного віку та отримують передбачену законом соціальну допомогу.

Ризик подвійного нарахування внеску при працевлаштуванні

Якщо член фермерського господарства, який зареєстрований як самостійний платник ЄСВ, влаштовується на роботу за трудовим договором, за нього внесок починає сплачувати роботодавець. Щоб уникнути подвійного нарахування ЄСВ, такій особі необхідно звернутися до податкової служби з підтвердними документами про працевлаштування для врегулювання облікового статусу.

Припинення діяльності та зняття з обліку платників ЄСВ

Процедура зняття з обліку залежить від організаційно-правової форми платника. Для фізичних осіб-підприємців діє спрощений порядок: після закриття ФОП через портал Дія дані автоматично передаються до податкової служби. Підприємцю не потрібно подавати заяву за формою № 7-ЄСВ — достатньо виконати автоматичне закриття ФОП, після чого подати ліквідаційну звітність та провести остаточні розрахунки.

Для осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, та членів фермерських господарств процедура є декларативною. Вони зобов’язані у 10-денний строк після прийняття рішення про припинення діяльності або виходу зі складу господарства подати до податкового органу заяву за формою № 7-ЄСВ разом із документами, що підтверджують цей факт.

Згідно з розділом V пункту 1 Наказу Міністерства фінансів України від 24.11.2014 № 1162: «У разі прийняття рішення про припинення діяльності платники єдиного внеску, на яких не поширюється дія Закону № 755, зобов’язані у десятиденний строк подати до контролюючого органу заяву про зняття з обліку за формою № 7-ЄСВ.»

Технічні особливості подання документів онлайн

Сьогодні подати заяву про припинення діяльності можна дистанційно. При завантаженні заяви за формою № 7-ЄСВ через Електронний кабінет платника податків ДПС усі супровідні документи (наприклад, рішення про ліквідацію чи заяву про вихід із фермерського господарства) необхідно об’єднати в один PDF-файл разом із формою заяви. Недотримання цього технічного правила може призвести до відхилення пакету документів системою.

Важливість офіційного припинення обліку

Варто пам’ятати, що відсутність доходів від незалежної професійної діяльності сама по собі не звільняє особу від обов’язку подавати звітність та перебувати на обліку. Якщо діяльність не припинена офіційно у профільному реєстрі та не подано заяву за формою № 7-ЄСВ, податкові зобов’язання продовжуватимуть нараховуватися.

Права та обов’язки платників єдиного внеску

Кожен платник єдиного внеску має чітко визначений законом перелік прав та обов’язків, які забезпечують баланс відносин із державними органами. Платники мають право безкоштовно отримувати консультації від податкової служби та Пенсійного фонду, оскаржувати неправомірні рішення посадових осіб, а також захищати свої законні інтереси в судовому порядку.

Поряд із цим закон встановлює суворі обов’язки. Платники зобов’язані своєчасно та в повному обсязі сплачувати внески, вести облік виплат по кожній застрахованій особі та подавати звітність у встановлені строки. Несплата або несвоєчасна сплата внесків тягне за собою фінансову відповідальність.

Вплив сплати ЄСВ на соціальні гарантії

Регулярна та повна сплата єдиного внеску є критично важливою для отримання державних соціальних гарантій. Саме від факту сплати внесків залежить зарахування стажу ФОП та інших самозайнятих осіб для майбутнього пенсійного забезпечення та виплат у разі тимчасової втрати працездатності.

Наслідки порушення обов’язків платника

У разі ігнорування обов’язків щодо сплати внесків податкові органи мають право застосувати заходи примусового стягнення. Слід враховувати, що чинне законодавство передбачає стягнення боргу по ЄСВ без строку давності, тому накопичені зобов’язання не зникнуть самі по собі та підлягають обов’язковій сплаті. Наприклад, юристи нашого бюро мають успішний досвід захисту прав платників, зокрема нам вдалося забезпечити скасування боргу ЄСВ ФОП для клієнта, який працював як найманий працівник. Також у нашій практиці є успішна справа проти податкової про скасування боргу, де нам вдалося довести безпідставність нарахувань контролюючого органу.