Податкова перевірка ДПС порядок проведення та строки

Планова або позапланова податкова перевірка ДПС завжди створює додаткове навантаження на бізнес, тому розуміння строків її проведення та глибини контролю є критично важливим. Від правильного розрахунку періоду, який мають право перевіряти інспектори, залежить фінансова безпека підприємства.

Останнім часом правила гри суттєво змінилися через зупинення та відновлення строків давності під час карантину та воєнного стану. Тепер стандартне правило трьох років працює за особливою формулою, яку варто детально розібрати для захисту від безпідставних донарахувань.

Що таке камеральна та документальна податкова перевірка

Камеральна та документальна податкова перевірка є основними формами контролю, які здійснює Державна податкова служба. Головна різниця між ними полягає в місці проведення та обсязі документів, що аналізуються інспекторами.

Камеральний контроль здійснюється виключно в приміщенні податкового органу на основі даних, які платник подав у своїх деклараціях, а також інформації з електронних реєстрів, таких як СЕА ПДВ чи ЄРПН. Податківці не мають права вимагати первинні бухгалтерські документи під час камеральної перевірки. Будь-які запити на первинку в межах камеральної перевірки є незаконними.

Документальна перевірка є набагато глибшою. Її предметом є своєчасність, достовірність та повнота нарахування всіх податків і зборів, дотримання валютного, трудового та іншого законодавства. Вона базується на фінансовій звітності, регістрах обліку та первинних документах. Саме тому щомісячні перевірки критично важливих підприємств також варто враховувати як окремий ризик для роботодавців.

Для регулювання цих процесів застосовується ст. 75 Податкового кодексу України, яка чітко розмежовує повноваження податкових органів.

Контролюючі органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки.

Основні види документальних перевірок бізнесу

Документальні податкові перевірки поділяються на кілька видів залежно від підстав та місця їх проведення. Вони можуть бути плановими чи позаплановими, а за локацією — виїзними або невиїзними. Детальніше про формати, необхідні документи та допуск до податкової перевірки читайте у новій статті.

Планові перевірки та критерії відбору платників

Планові перевірки здійснюються відповідно до заздалегідь затвердженого плану-графіка, який податкова служба оприлюднює на своєму офіційному сайті. Для відбору платників ДПС використовує ризик-орієнтований підхід. Якщо підприємство має низький рівень сплати ПДВ чи податку на прибуток порівняно з середніми показниками по галузі, воно автоматично потрапляє до зони ризику.

Часто бізнес дізнається про включення до плану занадто пізно через оновлення графіка всередині року. Щоб уникнути цього, рекомендуємо регулярно моніторити План-графік проведення документальних планових перевірок платників податків на порталі ДПС.

Позапланові перевірки та підстави для їх проведення

Позапланова перевірка проводиться без попереднього планування за наявності чітких законодавчих підстав. Наприклад, якщо податкова отримала інформацію про можливі порушення, вона надсилає письмовий запит. Якщо платник не надасть обґрунтовану відповідь протягом 15 робочих днів, це стає прямою підставою для призначення аудиту. Вчасна та професійна відповідь на запит у більшості випадків допомагає уникнути візиту інспекторів та забезпечити податковий комплаєнс підприємства.

Окремим випадком є позапланова перевірка ДПС при ліквідації, яка є обов’язковим фінальним етапом припинення діяльності компанії. Детальніше про це ви можете прочитати в нашому матеріалі про позапланова перевірка ДПС при ліквідації.

Порядок проведення камеральних та документальних перевірок

Порядок проведення податкових перевірок чітко регламентований законом і вимагає суворого дотримання процедури як з боку інспекторів, так і з боку платника податків.

Особливості проведення камерального контролю

Камеральна перевірка проводиться посадовими особами ДПС без будь-якого спеціального рішення керівника чи оформлення направлення. Згода платника або його присутність для цього не потрібні. Вона здійснюється автоматично після подання звітності.

Якщо виникає затримка з боку податкової, це може зіграти на користь платника. Наприклад, якщо ФОП подав звітність із запізненням, а податківці склали акт про штраф поза межами встановленого строку, таке рішення можна успішно скасувати.

Як проходить документальна перевірка ДПС

Для проведення документальної виїзної перевірки інспектори повинні пред’явити направлення та копію наказу про її призначення. Якщо наказ оформлений з порушеннями (наприклад, відсутній підпис керівника або використано факсиміле), керівник підприємства має право зафіксувати це в акті та не допустити інспекторів до перевірки.

У разі виявлення порушень податківці складають акт. Платник має право подати письмові заперечення протягом 10 робочих днів. Це критично важливий етап захисту: ігнорування акта призведе до автоматичного винесення податкового повідомлення-рішення на повну суму штрафів.

Строки проведення податкових перевірок ДПС

Строки проведення податкових перевірок ДПС залежать від типу перевірки та масштабу бізнесу платника податків. Законодавство встановлює чіткі часові обмеження, перевищення яких є процедурним порушенням.

Камеральна перевірка звичайної декларації проводиться протягом 30 календарних днів після граничного строку її подання. Для декларацій із заявленим бюджетним відшкодуванням ПДВ цей строк становить 20 календарних днів.

Тривалість документальних перевірок регулюється статтею 82 ПКУ та виглядає наступним чином:

• Великі платники. Планова перевірка триває до 30 робочих днів (продовження до 15), позапланова — до 15 робочих днів (продовження до 10).
• Суб’єкти малого підприємництва. Планова — до 10 робочих днів (продовження до 5), позапланова — до 5 робочих днів (продовження до 2).
• Інші платники. Планова — до 20 робочих днів (продовження до 10), позапланова — до 10 робочих днів (продовження до 5).

Важливо пам’ятати, що подання будь-якої уточнюючої декларації повністю обнуляє 1095-денний строк давності для показників, що зазнали змін. Новий трирічний строк перевірки починає рахуватися з дати подання уточнюючого документа.

Податковий мораторій під час воєнного стану

Податкові перевірки під час воєнного стану проводяться з урахуванням специфічних умов безпеки та часткового відновлення контрольних заходів згідно із Законом № 3453-IX.

Станом на сьогодні загального мораторію на податкові перевірки немає. Хоча в країні діє загальний державний контроль господарської діяльності, податкові процедури регулюються виключно нормами ПКУ. З 1 грудня 2023 року дозволено проведення планових перевірок для виробників підакцизної продукції, грального бізнесу, фінансових установ та платників з високим рівнем ризику.

Проте мораторій продовжує діяти для платників єдиного податку 1 та 2 груп (до 1 грудня 2024 року), а також для бізнесу, чиї активи знаходяться на тимчасово окупованих територіях або в зонах активних бойових дій.

Якщо підприємство отримало наказ про перевірку, нові правила вимагають наявності безпечних умов для її проведення. Якщо документи чи потужності знаходяться в зоні бойових дій, керівництво може подати офіційне повідомлення про неможливість надання документів, що зобов’язує ДПС призупинити процедуру.

Як карантин та воєнний стан зупинили строки

Питання строків давності за останні роки перетворилося на справжній лабіринт. Карантин та воєнний стан поставили звичний відлік «на паузу», через що податківці отримали право зазирати в документи 5-річної та навіть 6-річної давності. Згідно зі статтею 102 Податкового кодексу України, стандартний строк давності становить 1095 днів.

Проте цей лічильник тривалий час був офіційно зупинений. Відлік «завмер» через дві накладені одна на одну обставини: карантинну зупинку з 18 березня 2020 року та введення воєнного стану. Це означає, що практичний масив часу з 18.03.2020 по 31.07.2023 взагалі не зараховується до стандартних 1095 днів.

Для розуміння правової логіки варто звернутися до закону:

Згідно з Податковим кодексом України: «Загальний строк давності для проведення перевірок та визначення суми грошових зобов’язань для контролюючого органу та платника податків складає 1095 днів (3 роки), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації.»

Але через обмеження перебіг цього строку зупиняється:

Згідно з п. 102.3.2 ст. 102 Податкового кодексу України: «Відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого, зокрема контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків.»

Оскільки мораторій діяв понад три роки, до фактичної глибини перевірки сьогодні додається весь цей період — а це додатково 1227 днів «заморозки». Тобто формула «сьогодні мінус три роки» більше не працює. Рекомендуємо також моніторити офіційні роз’яснення на порталі Державна податкова служба України та використовувати Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС для відстеження змін у трактуванні строків давності.

Практичні приклади обчислення строків давності

Щоб зрозуміти, як саме працює «заморожений» лічильник на практиці, розглянемо кілька конкретних звітних сценаріїв. Вони наочно демонструють, чому податкова перевірка ДПС може охоплювати періоди, які бізнес давно вважав закритими.

Сценарій 1. Звітність за 2019 рік. Граничний строк подання річної декларації припадав на 1 березня 2020 року. Строк 1095 днів мав розпочатися 2 березня 2020 року. Проте вже 18 березня відлік було зупинено через карантин. До моменту зупинки минуло лише 16 днів. Оскільки перебіг строків відновився лише з 1 серпня 2023 року, решта 1079 днів почали спливати саме з цієї дати. Фактичний кінець строку давності для цього періоду припадає орієнтовно на липень 2026 року. Отже, у 2026 році ДПС має повне право перевірити ваш 2019 звітний рік.

Сценарій 2. Подання уточнюючого розрахунку. Уявімо, що платник самостійно подав уточнюючу декларацію в грудні 2025 року за операціями далекого 2018 року. Подання такого документа повністю «обнуляє» 1095-денний строк, але виключно для тих показників, які були виправлені. Відлік починається заново з дати подання уточнення, тому ДПС отримає право перевіряти ці конкретні виправлені операції аж до грудня 2028 року.

Сценарій 3. Відсутність звітності. Якщо ФОП чи компанія взагалі не подавали декларацій за певний період, стандартний відлік від граничної дати подання не працює. Строк давності у 1095 днів у такому разі може відраховуватися від дня фактичного виявлення або нарахування зобов’язань контролюючим органом. Тому платнику критично важливо фіксувати точні дати отримання будь-яких рішень.

Для зручності ми звели основні сценарії у таблицю, яка показує, як саме ДПС аналізує глибину перевірок:

Також варто звернути увагу на винятки. Для операцій, що стосуються трансфертного ціноутворення та деяких доходів нерезидентів, строк давності збільшено на законодавчому рівні до 2555 днів, що становить 7 років.

Як платнику податків зафіксувати дату доступності документів

Щоб захистити себе від незаконних нарахувань за періоди, які вже фактично «відбули» свій строк давності, бізнес повинен мати бездоганні докази. Податківці іноді помиляються в розрахунках або свідомо намагаються перевірити закриті періоди, сподіваючись на неуважність платника.

Верховний Суд у своїй практиці чітко вказує на правову природу цих обмежень. Наприклад, у постанові від 26 листопада 2020 року у справі № 500/2486/19 суд підтвердив, що строки давності за статтею 102 ПКУ є саме межами податкової давності, а не просто процесуальними строками. Це означає, що поза цими межами будь-яка реалізація прав контролерів на донарахування стає неможливою. Дізнайтеся більше про те, як ефективно захистити бізнес у суді в податкових спорах.

У подібних ситуаціях важливо спиратися на успішну судову практику. Наприклад, подивіться, як ми оскаржили податкові повідомлення-рішення у суді для великого підприємства, або як була здобута перемога проти ДПС у Верховному Суді.

Щоб убезпечити підприємство, рекомендуємо дотримуватися таких кроків:

• Зберігайте електронні квитанції. Кожна подана декларація чи уточнюючий розрахунок повинні мати збережену Квитанцію № 2 з точним часом і датою імпорту в систему ДПС.
• Вимагайте письмовий розрахунок. Якщо ДПС призначає перевірку за старі періоди, ви маєте право офіційно вимагати детальний розрахунок строків давності із зазначенням конкретних дат призупинення та відновлення відліку.
• Контролюйте суміжну інформацію. Пам’ятайте, що ДПС може аналізувати старі документи (наприклад, збитки минулих років або дані РРО) для перевірки поточного періоду, але вони не мають права донараховувати податки за ті роки, де строк давності вже закінчився.

Якщо ви бачите, що інспектори намагаються вийти за межі дозволеної глибини, це є серйозною підставою для заперечень. Головне — діяти швидко та спиратися на первинні документи та підтвердження дат із Електронного кабінету.

У випадках, коли податкова служба все ж виносить незаконні рішення, єдиним виходом залишається оскарження. Про те, які кроки чекають на платника далі, читайте у нашому матеріалі про те, що таке податкове повідомлення-рішення та чим воно загрожує бізнесу.

Прочитати на: мовою