Нотариальное удостоверение сделок правила и требования

Нотариальное удостоверение сделок является надежным инструментом защиты прав и интересов сторон любой сделки. Многие граждане и предприниматели считают обращение к нотариусу простой формальностью, однако несоблюдение установленной законом формы договора может привести к серьезным финансовым потерям и признанию сделки недействительной.

Ошибка в выборе формы сделки часто обходится дорого: ничтожность договора означает, что он не создает никаких юридических последствий, кроме тех, что связаны с его недействительностью. Поэтому важно заранее разобраться, какие договоры требуют обязательного участия нотариуса, как правильно подготовить документы и что делать в случае отказа.

Что такое сделка и какие бывают ее виды

Согласно украинскому законодательству, сделкой является действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Это может быть как одностороннее действие, так и соглашение нескольких сторон.

Згідно з ч. 1, 2 ст. 202 Цивільного кодексу України: «Правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Правочини можуть бути односторонніми та дво- або багатосторонніми (договори).»

При заключении договора по соглашению сторон, то есть когда осуществляется добровольное нотариальное удостоверение сделок, важно понимать момент возникновения обязательств. Права и обязанности возникают не с момента подписания текста или достижения устного согласия, а исключительно после того, как нотариус сделает удостоверительную надпись и зарегистрирует сделку в соответствующем государственном реестре.

Добровольное удостоверение имеет существенные преимущества. Например, в нашей практике был случай, когда клиенты хотели заключить договор займа на большую сумму и сначала решили не заверять его нотариально, чтобы сэкономить на расходах. Однако, проконсультировавшись относительно рисков невозврата средств, они согласились на добровольное нотариальное удостоверение. Это позволило им в будущем быстро взыскать долг через исполнительную надпись нотариуса, минуя длительные судебные тяжбы.

Односторонние и двусторонние сделки

Односторонней сделкой является действие одной стороны, которое может создавать обязанности только для лица, его совершившего (например, завещание или выдача доверенности). Двусторонние сделки (договоры) требуют согласованного действия двух или более сторон. Нотариус удостоверяет сделку только тогда, когда стороны одинаково понимают ее условия и последствия.

Разница между удостоверением и свидетельствованием подписи

Стоит четко различать два разных нотариальных действия: удостоверение договора и свидетельствование подлинности подписи на документах. При удостоверении сделки нотариус проверяет законность всего содержания сделки и соответствие волеизъявлению сторон. При свидетельствовании подписи нотариус лишь подтверждает, что подпись сделана конкретным лицом, но не отвечает за содержание самого документа (например, устава или заявления).

Какие договоры подлежат обязательному нотариальному удостоверению

Закон четко определяет, какие именно договоры подлежат обязательному нотариальному удостоверению. Если стороны игнорируют это требование, наступают серьезные последствия.

Згідно з ч. 1, 2, 4 ст. 209 Цивільного кодексу України: «Правочин, який вчинений у письмовій формі, підлягає нотаріальному посвідченню лише у випадках, встановлених законом або домовленістю сторін. На вимогу фізичної або юридичної особи будь-який правочин з її участю може бути нотаріально посвідчений.»

Важно различать ничтожность и оспоримость сделки. Если закон прямо требует нотариального заверения, а его нет, договор является ничтожным (недействительным по умолчанию). Обращаться в суд для признания его недействительным в общем порядке не нужно, но придется возвращать все имущество и средства по правилам двусторонней реституции. Однако иногда приходится обращаться в суд, например, для признания договора мены действительным через суд, если сделка была заключена на бирже без нотариуса в прошлые годы.

Договоры отчуждения недвижимости и земли

Обязательному нотариальному удостоверению подлежат договоры купли-продажи, дарения, мены недвижимого имущества и земельных участков. Также сюда относятся ипотечные договоры, договоры пожизненного содержания и наследственные договоры. При этом имущество, приобретенное одним из супругов во время брака по договору дарения или в порядке наследования, является его личной частной собственностью. В этом случае нотариальное согласие другого супруга на отчуждение такого имущества не требуется, однако нотариус тщательно проверит первичные документы.

Если же имущество является общей совместной собственностью, согласие обязательно. Например, мы сталкивались с ситуацией, когда клиент решил приобрести квартиру, однако его жена находилась за границей. Из-за отсутствия ее физического присутствия и нотариально заверенного согласия нотариус отказался оформлять договор купли-продажи. Проблема была решена путем оформления женой согласия в украинском консульстве за границей и его пересылки в Украину для завершения сделки.

Также нотариус помогает решать споры относительно преимущественного права. Например, совладелец квартиры хотел продать свою долю постороннему лицу, но другие совладельцы уклонялись от предоставления письменного согласия или отказа. Нотариус помог решить проблему путем официальной отправки совладельцам заявления-уведомления о продаже доли с указанием цены. Поскольку в течение месяца совладельцы не изъявили желания приобрести долю, нотариус совершил удостоверение сделки купли-продажи в пользу третьего лица.

Аренда имущества и транспортных средств

Обязательному удостоверению подлежит аренда здания или сооружения на срок от трех лет, а также наем транспортных средств с участием физического лица. Несоблюдение этой формы ведет к ничтожности сделок.

Рассмотрим два важных случая из нашей практики:

• Аренда авто у директора. Общество с ограниченной ответственностью взяло в аренду автомобиль у своего генерального директора (физического лица) по простой письменной сделке. Во время проверки налоговая служба признала договор ничтожным из-за отсутствия обязательного нотариального удостоверения (ст. 799 ГК), что привело к начислению штрафных санкций и исключению расходов на топливо. После этого компания обратилась для надлежащего переоформления договора у нотариуса.
• Аренда склада на 3 года. Предприятие заключило договор аренды склада на 3 года без привлечения нотариуса. Арендодатель через год решил досрочно выселить компанию, поскольку цены на рынке выросли. Договор аренды был признан ничтожным в суде по инициативе арендодателя. Ситуацию удалось урегулировать только путем подписания нового договора сроком на 2 года и 11 месяцев, что не требует обязательного нотариального заверения.

Требования к оформлению документов для нотариуса

Для того чтобы нотариус мог успешно совершить действие, документы, которые вы предоставляете, должны соответствовать строгим законодательным критериям. Любые повреждения или исправления могут стать причиной остановки процесса.

Згідно з ч. 1 ст. 47 Закону України «Про нотаріат»: «Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, написані олівцем, а також документи з пошкодженнями, що не дають змоги однозначно прочитати їх зміст.»

В нашей практике был случай, когда гражданин обратился к нотариусу с оригиналом договора дарения дома, где часть текста была повреждена и затерта от влаги. Нотариус отказал в приеме документа для дальнейшего оформления наследства. Наследник был вынужден обратиться в государственный архив и получить дубликат договора, после чего процедура оформления была завершена.

Какие документы нотариус не примет

Нотариусы предъявляют жесткие требования к документам для нотариального удостоверения. Не допускаются документы с неоговоренными исправлениями, написанные карандашом или имеющие серьезные физические повреждения. Кроме того, документы, изложенные на двух и более листах, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью учреждения, их выдавшего.

Также важны язык и понимание. Например, иностранец планировал приобрести долю в уставном капитале украинского предприятия. Нотариус отказал в удостоверении сделки без переводчика, поскольку иностранец не владел украинским языком на достаточном уровне. Проблема решилась привлечением дипломированного переводчика, который осуществил перевод договора во время его подписания, а его подпись также была нотариально удостоверена.

Как избежать ошибок в документах

Для предотвращения отказа нотариуса из-за неоговоренных исправлений в документах убедитесь, что все дописки или зачеркнутые фрагменты сделаны должностным лицом органа, который выдал документ, подтверждены фразой «исправленному верить», подписью и мокрой печатью. Если же ошибка закралась в уже готовый нотариальный акт, вам придется пройти процедуру, чтобы исправить ошибку в нотариальном документе через самого нотариуса или в судебном порядке.

Особенности работы нотариата во время военного положения

Военное положение внесло существенные коррективы в работу нотариальной системы Украины. Кабинет Министров Украины утвердил специальные правила для обеспечения прав граждан, в частности военнослужащих, находящихся в зоне боевых действий.

Згідно з пп. 3 п. 1 Постанови КМУ № 164: «В умовах воєнного стану довіреності (крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, управління і розпорядження цінними паперами, корпоративними правами) та заповіти військовослужбовців ... можуть посвідчуватися командирами (начальниками) цих частин...»

Эти упрощенные документы впоследствии обязательно направляются в Министерство юстиции Украины для регистрации в Едином реестре доверенностей или Наследственном реестре через соответствующие органы нотариата. Кроме того, для проверки действительности доверенностей, изготовленных на белых листах бумаги (без специальных бланков), заинтересованное лицо может обратиться к нотариусу, который обязан предоставить подтверждение в течение двух рабочих дней.

Когда нотариус имеет право отказать в удостоверении

Нотариус не является просто техническим регистратором — он обязан проверять законность сделки и дееспособность сторон. При наличии сомнений или нарушений он обязан отказать в совершении нотариального действия.

Згідно з ч. 1 ст. 49 Закону України «Про нотаріат»: «Нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо: 1) вчинення такої дії суперечить закону; ... 3) не подано відомості (інформацію) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії; 4) є сумніви у тому, що фізична особа ... усвідомлює значення, зміст, правові наслідки цієї дії або діє под впливом насильства...»

Одним из частых оснований для отказа является наличие лица в реестрах задолженностей. Например, продавец и покупатель земельного участка согласовали все детали и пришли к нотариусу. Однако возник отказ нотариуса в удостоверении сделки, поскольку нотариус обнаружил продавца в Едином реестре должников из-за неоплаченного старого административного штрафа. Сторонам пришлось перенести сделку, продавец срочно оплатил задолженность и добился закрытия исполнительного производства, после чего сделка была успешно удостоверена.

Также нотариус откажет, если сделка противоречит уставу юридического лица, если не уплачена государственная пошлина (или плата частному нотариусу), либо если лицо обратилось без надлежащих представительских полномочий.

Где совершается действие и как его обжаловать

По общему правилу нотариальные действия совершаются в помещении нотариальной конторы или рабочего кабинета частного нотариуса. Однако если гражданин не может явиться лично из-за болезни или других уважительных причин, нотариус может выехать для совершения действия вне помещения, но исключительно в пределах своего нотариального округа.

Если вы считаете, что нотариус отказал вам безосновательно, закон предоставляет право на защиту. Нотариус обязан выдать письменное постановление об отказе в течение трех рабочих дней. Получив этот документ, вы можете инициировать обжалование отказа в совершении нотариального действия в судебном порядке. Судебное разбирательство поможет установить истину и обязать нотариуса выполнить соответствующее действие, если его отказ был незаконным. Также через суд иногда приходится решать и другие сложные вопросы, например, расторжение наследственного договора в суде, если одна из сторон не выполняет свои обязательства.