Ведение трудовой книжки ФОП: правила для работодателя 2026

Ведение трудовой книжки ФОП в 2026 году остается актуальным вопросом, несмотря на общую цифровизацию трудовых отношений. Хотя основной учет стажа теперь ведется в электронном реестре, бумажный документ не утратил своей юридической силы и часто становится предметом проверок Держпраці. Также актуальным является вопрос, что делать, если ФОП прекратил деятельность, а трудовой договор не расторгнут? Подробнее о снятии с регистрации трудового договора с ФОП, который прекратил деятельность.

Предпринимателю важно понимать, что с 2021 года правила ведения трудовых книжек существенно изменились: от места хранения книжек до порядка их заполнения. Ошибки в оформлении могут привести не только к штрафам для работодателя, но и к проблемам с начислением пенсии для работника в будущем.

Обязан ли ФОП вести бумажные трудовые книжки работников

Физическое лицо – предприниматель обязано вести бумажную трудовую книжку работника только в случае, если тот выдвинул такое требование. Согласно действующему законодательству, основной учет трудовой деятельности теперь осуществляется в электронной форме, однако право работника на бумажное подтверждение стажа остается неприкосновенным.

Это означает, что ФОП не имеет права отказать работнику во внесении записи о приеме на работу или увольнении, если книжка была предоставлена. Более того, если человек трудоустраивается впервые и просит оформить книжку, предприниматель должен сделать это в течение пяти дней после приема на должность.

Стоит помнить, что трудовая книжка является основным документом о стаже до 2004 года, а для более поздних периодов она служит дополнительным подтверждением профессионального пути. В нашей практике часто встречается зачет стажа на основании записей в трудовой книжке, когда данные в электронных реестрах содержат ошибки.

Законодательная основа обязательности записей

Основным документом, регулирующим этот вопрос, является Кодекс законов о труде. Он четко разграничивает электронный и бумажный учет.

Згідно з ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України: «Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення»

То есть инициатива относительно ведения бумажного документа теперь полностью принадлежит работнику, а не работодателю.

Как правильно сделать запись о приеме и увольнении работника

ФОП вносит записи в трудовую книжку самостоятельно, соблюдая общие правила делопроизводства. В отличие от ситуации до 2015 года, сейчас предпринимателю не нужно регистрировать трудовые договоры в центре занятости или заверять там свои записи — он имеет статус полноценного работодателя с правом собственноручного заполнения документов.

При внесении данных важно соблюдать техническую точность. Распространенный технический нюанс заполнения заключается в том, что при написании заголовка (названия ФОП) в графе 3 не нужно ставить порядковый номер. Номер записи ставится только напротив самого факта приема на работу.

Если вы допустили ошибку, ее нужно исправить отдельной записью. Например, мы разбирали кейс ошибки, когда ФОП забыл указать реквизиты приказа об увольнении. В таком случае вносится новая запись о признании предыдущей недействительной и указываются правильные данные.

Алгоритм внесения записи о работе

• Заголовок. В графе 3 пишется полное название: Физическое лицо – предприниматель [Фамилия, Имя, Отчество].
• Прием. Под заголовком ставится порядковый номер, дата и запись: «Принят на должность [название]».
• Основание. В графе 4 указывается номер и дата приказа или распоряжения о приеме.
• Увольнение. Запись об увольнении должна точно соответствовать формулировке КЗоТ с ссылкой на статью.

Важно понимать разницу между типами договоров. Верховный Суд по делу №1540/3913/18 от 03.03.2020 отметил: «Відсутність запису в трудовій книжці — ключова ознака цивільно-правових відносин, а не трудових». Поэтому, если вы работаете по ГПД, запись делать нельзя.

Заверение записей нужна ли печать ФОП и чья подпись ставится

Вопрос использования печати часто становится камнем преткновения между ФОП и работниками, которые привыкли к «мокрым» штампам. Юридическая реальность 2026 года однозначна: использование печати для субъектов хозяйствования является добровольным. Если у предпринимателя нет печати, запись в трудовой книжке заверяется только его личной подписью.

Для легитимности записи подпись ФОП должна быть оформлена надлежащим образом. Нюанс подписи заключается в том, что она должна содержать полное название статуса (Физическое лицо – предприниматель), собственно подпись, инициалы и фамилию. Использование аббревиатур вроде «ФОП» в самой подписи нежелательно, хотя и не критично.

Нередко возникают ситуации, когда государственные учреждения требуют печать в трудовой книжке от бывшего работника ФОП. В таком случае мы рекомендуем ссылаться на закон о использовании печатей ФОП в 2026 году, который отменил их обязательность.

Юридическое обоснование отсутствия печати

Законодатель четко установил приоритет подписи над оттиском штампа для частного бизнеса.

Згідно зі ст. 58-1 Господарського кодексу України: «Відтиск печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування»

Это правило в полной мере касается и трудовых книжек. Подписи предпринимателя вполне достаточно для подтверждения стажа.

Хранение трудовых книжек где должен находиться документ по закону

Наибольшее изменение в администрировании трудовых книжек касается места их хранения. С июня 2021 года оригиналы бумажных трудовых книжек должны храниться непосредственно у работников. ФОП-работодатель берет книжку только для внесения необходимой записи и обязан вернуть ее владельцу в тот же день.

Некоторые работодатели по привычке пытаются оставить книжки у себя в сейфе, считая это гарантией безопасности. Однако, рассматривая кейсы хранения, мы видим, что это создает дополнительные риски именно для ФОП. В случае утраты документа во время пожара, кражи или переезда ответственность будет нести тот, у кого он фактически находился.

Более того, Верховный Суд по делу №420/2432/19 от 30.07.2021 подчеркнул, что ФОП обязан хранить трудовую документацию (приказы, договоры), но это не касается бумажных книжек работников после их оцифровки.

Переходный период и выдача книжек на руки

Сейчас продолжается пятилетний переходный период для оцифровки данных. В течение этого времени книжка может находиться у работника, а работодатель лишь делает в ней записи по требованию.

Если вы все еще храните книжки работников, принятых до 2021 года, их следует выдать под подпись в Книге учета движения трудовых книжек. Это снимет с вас ответственность за физическое сохранение этих бланков строгой отчетности.

Переход на электронный учет обязательные действия предпринимателя-работодателя

Хотя мы сосредоточились на бумажных документах, ФОП не может игнорировать электронный учет. После того как вы сделали физическую запись в книжке по требованию работника, следующим шагом должно стать отражение этой информации в базе Пенсионного фонда. Это особенно важно для избежания споров относительно увольнения, таких как восстановление на работе из-за нарушения процедуры увольнения.

Основная обязанность ФОП сейчас — подавать сведения о трудовой деятельности через портал электронных услуг ПФУ. Это делается путем загрузки скан-копий приказов о приеме или увольнении. Если работник просит оцифровать и саму книжку, вы можете помочь ему в этом, но подробно о том, как оцифровать трудовую книжку работника, мы писали в отдельном материале.

Главное правило для ФОП в 2026 году: бумажная книжка — это право работника, а электронный отчет — обязанность работодателя. Баланс между этими двумя формами учета позволит избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.