Ведення трудової книжки ФОП: правила для роботодавця 2026

Ведення трудової книжки ФОП у 2026 році залишається актуальним питанням, попри загальну цифровізацію трудових відносин. Хоча основний облік стажу тепер відбувається в електронному реєстрі, паперовий документ не втратив своєї юридичної сили та часто стає предметом перевірок Держпраці.

Для підприємця важливо розуміти, що з 2021 року правила гри суттєво змінилися: від місця зберігання книжок до порядку їх заповнення. Помилки в оформленні можуть призвести не лише до штрафів для роботодавця, а й до проблем із нарахуванням пенсії для працівника в майбутньому.

Чи зобов’язаний ФОП вести паперові трудові книжки працівників

Фізична особа – підприємець зобов’язана вести паперову трудову книжку працівника лише у разі, якщо той висунув таку вимогу. Згідно з чинним законодавством, основний облік трудової діяльності тепер здійснюється в електронній формі, проте право працівника на паперове підтвердження стажу залишається непорушним.

Це означає, що ФОП не має права відмовити працівнику у внесенні запису про прийняття на роботу або звільнення, якщо книжка була надана. Більше того, якщо людина працевлаштовується вперше і просить оформити книжку, підприємець має це зробити протягом п’яти днів після прийняття на посаду.

Варто пам’ятати, що трудова книжка є основним документом про стаж до 2004 року, а для пізніших періодів вона слугує додатковим підтвердженням професійного шляху. У нашій практиці часто зустрічається зарахування стажу на підставі записів у трудовій книжці, коли дані в електронних реєстрах містять помилки.

Законодавче підґрунтя обов’язковості записів

Основним документом, що регулює це питання, є Кодекс законів про працю. Він чітко розмежовує електронний та паперовий облік.

Згідно з ч. 3 ст. 48 Кодексу законів про працю України: «Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення»

Тобто ініціатива щодо ведення паперового документа тепер повністю належить працівнику, а не роботодавцю.

Як правильно зробити запис про прийняття та звільнення працівника

ФОП вносить записи до трудової книжки самостійно, дотримуючись загальних правил діловодства. На відміну від ситуації до 2015 року, зараз підприємцю не потрібно реєструвати трудові договори у центрі зайнятості або завіряти там свої записи — він має статус повноцінного роботодавця з правом власноручного заповнення документів.

При внесенні даних важливо дотримуватися технічної точності. Поширений технічний нюанс заповнення полягає в тому, що при написанні заголовка (назви ФОП) у графі 3 не потрібно ставити порядковий номер. Номер запису ставиться лише навпроти самого факту прийняття на роботу.

Якщо ви допустили помилку, її потрібно виправити окремим записом. Наприклад, ми розбирали кейс помилки, коли ФОП забув вказати реквізити наказу про звільнення. У такому разі вноситься новий запис про визнання попереднього недійсним і вказуються правильні дані.

Алгоритм внесення запису про роботу

• Заголовок. У графі 3 пишеться повна назва: Фізична особа – підприємець [Прізвище, Ім’я, По батькові].
• Прийняття. Під заголовком ставиться порядковий номер, дата та запис: «Прийнятий на посаду [назва]».
• Підстава. У графі 4 вказується номер і дата наказу або розпорядження про прийняття.
• Звільнення. Запис про звільнення має точно відповідати формулюванню КЗпП із посиланням на статтю.

Важливо розуміти різницю між типами договорів. Верховний Суд у справі №1540/3913/18 від 03.03.2020 зазначив: «Відсутність запису в трудовій книжці — ключова ознака цивільно-правових відносин, а не трудових». Тому, якщо ви працюєте за ГПД, запис робити не можна.

Завірення записів чи потрібна печатка ФОП та чий підпис ставити

Питання використання печатки часто стає каменем спотикання між ФОП та працівниками, які звикли до «мокрих» штампів. Юридична реальність 2026 року однозначна: використання печатки для суб’єктів господарювання є добровільним. Якщо у підприємця немає печатки, запис у трудовій книжці завіряється лише його особистим підписом.

Для легітимності запису підпис ФОП має бути оформлений належним чином. Нюанс підпису полягає в тому, що він має містити повну назву статусу (Фізична особа – підприємець), власне підпис, ініціали та прізвище. Використання абревіатур на кшталт «ФОП» у самому підписі є небажаним, хоча і не критичним.

Нерідко виникають ситуації, коли державні установи вимагають печатку в трудовій книжці від колишнього працівника ФОП. У такому разі ми рекомендуємо посилатися на закон про використання печаток ФОП у 2026 році, який скасував їх обов’язковість.

Юридичне обґрунтування відсутності печатки

Законодавець чітко встановив пріоритет підпису над відбитком штампа для приватного бізнесу.

Згідно зі ст. 58-1 Господарського кодексу України: «Відтиск печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування»

Це правило повною мірою стосується і трудових книжок. Підпису підприємця цілком достатньо для підтвердження стажу.

Зберігання трудових книжок де має знаходитися документ за законом

Найбільша зміна в адмініструванні трудових книжок стосується місця їх зберігання. З червня 2021 року оригінали паперових трудових книжок мають зберігатися безпосередньо у працівників. ФОП-роботодавець бере книжку лише для внесення необхідного запису і зобов’язаний повернути її власнику того ж дня.

Деякі роботодавці за звичкою намагаються залишити книжки у себе в сейфі, вважаючи це гарантією безпеки. Однак, розглядаючи кейси зберігання, ми бачимо, що це створює додаткові ризики саме для ФОП. У разі втрати документа під час пожежі, крадіжки або переїзду, відповідальність нестиме той, у кого він фактично знаходився.

Більше того, Верховний Суд у справі №420/2432/19 від 30.07.2021 підкреслив, що ФОП зобов’язаний зберігати трудову документацію (накази, договори), але це не стосується паперових книжок працівників після їх оцифрування.

Перехідний період та видача книжок на руки

Зараз триває п’ятирічний перехідний період для оцифрування даних. Протягом цього часу книжка може бути у працівника, а роботодавець лише робить у ній записи на вимогу.

Якщо ви все ще зберігаєте книжки працівників, прийнятих до 2021 року, їх варто видати під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок. Це зніме з вас відповідальність за фізичне збереження цих бланків суворої звітності.

Перехід на електронний облік обов’язкові дії підприємця-роботодавця

Хоча ми зосередилися на паперових документах, ФОП не може ігнорувати електронний облік. Після того, як ви зробили фізичний запис у книжці на вимогу працівника, наступним кроком має стати відображення цієї інформації в базі Пенсійного фонду. Це особливо важливо для уникнення спорів щодо звільнення, таких як поновлення на роботі через порушення процедури звільнення.

Основний обов’язок ФОП зараз — подавати відомості про трудову діяльність через портал електронних послуг ПФУ. Це робиться шляхом завантаження скан-копій наказів про прийняття або звільнення. Якщо працівник просить оцифрувати і саму книжку, ви можете допомогти йому в цьому, але детально про те, як оцифрувати трудову книжку працівника, ми писали в окремому матеріалі.

Головне правило для ФОП у 2026 році: паперова книжка — це право працівника, а електронний звіт — обов’язок роботодавця. Баланс між цими двома формами обліку дозволить уникнути штрафів та претензій з боку контролюючих органів.