Нотаріальне посвідчення правочинів правила та вимоги

Нотаріальне посвідчення правочинів є надійним інструментом захисту прав та інтересів сторін будь-якої угоди. Багато громадян та підприємців вважають звернення до нотаріуса простою формальністю, проте недотримання встановленої законом форми договору може призвести до серйозних фінансових втрат та визнання угоди недійсною.

Помилка у виборі форми правочину часто коштує дорого: нікчемність договору означає, що він не створює жодних юридичних наслідків, крім тих, що пов’язані з його недійсністю. Тому важливо заздалегідь розібратися, які договори вимагають обов’язкової участі нотаріуса, як правильно підготувати документи та що робити у разі відмови.

Що таке правочин та які його види

Згідно з українським законодавством, правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Це може бути як одностороння дія, так і домовленість кількох сторін.

Згідно з ч. 1, 2 ст. 202 Цивільного кодексу України: «Правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Правочини можуть бути односторонніми та дво- або багатосторонніми (договори).»

При укладенні договору за згодою сторін, тобто коли здійснюється добровільне нотаріальне посвідчення правочинів, важливо розуміти момент виникнення зобов’язань. Права та обов’язки виникають не з моменту підписання тексту чи досягнення усної згоди, а виключно після того, як нотаріус нанесе посвідчувальний напис і зареєструє правочин у відповідному державному реєстрі.

Добровільне посвідчення має суттєві переваги. Наприклад, у нашій практиці був випадок, коли клієнти хотіли укласти договір позики на велику суму і спочатку вирішили не завіряти його нотаріально, щоб заощадити на миті. Проте, проконсультувавшись щодо ризиків неповернення коштів, вони погодилися на добровільне нотаріальне посвідчення. Це дозволило їм у майбутньому швидко стягнути борг через виконавчий напис нотаріуса, оминаючи тривалі судові тяганини.

Односторонні та двосторонні угоди

Одностороннім правочином є дія однієї сторони, яка може створювати обов’язки лише для особи, яка його вчинила (наприклад, заповіт або видача довіреності). Двосторонні угоди (договори) вимагають погодженої дії двох або більше сторін. Нотаріус посвідчує правочин лише тоді, коли сторони однаково розуміють його умови та наслідки.

Різниця між посвідченням та засвідченням підпису

Варто чітко розрізняти дві різні нотаріальні дії: посвідчення договору та засвідчення справжності підпису на документах. При посвідченні правочину нотаріус перевіряє законність усього змісту угоди та відповідність волевиявленню сторін. При засвідченні підпису нотаріус лише підтверджує, що підпис зроблено конкретною особою, але не відповідає за зміст самого документа (наприклад, статуту чи заяви).

Які договори підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню

Закон чітко визначає, які саме договори підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Якщо сторони ігнорують цю вимогу, настають серйозні наслідки.

Згідно з ч. 1, 2, 4 ст. 209 Цивільного кодексу України: «Правочин, який вчинений у письмовій формі, підлягає нотаріальному посвідченню лише у випадках, встановлених законом або домовленістю сторін. На вимогу фізичної або юридичної особи будь-який правочин з її участю може бути нотаріально посвідчений.»

Важливо розрізняти нікчемність та оспорюваність правочину. Якщо закон прямо вимагає нотаріального завірення, а його немає, договір є нікчемним (недійсним за замовчуванням). Звертатися до суду для визнання його недійсним у загальному порядку не потрібно, але доведеться повертати все майно та кошти за правилами двосторонньої реституції. Проте інколи доводиться звертатися до суду, наприклад, для визнання договору міни дійсним через суд, якщо угода була укладена на біржі без нотаріуса в минулі роки.

Договори відчуження нерухомості та землі

Обов’язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори купівлі-продажу, дарування, міни нерухомого майна та земельних ділянок. Також сюди відносяться іпотечні договори, договори довічного утримання та спадкові договори. При цьому майно, яке було набуте одним із подружжя під час шлюбу за договором дарування або в порядку спадкування, є його особистою приватною власністю. У цьому випадку нотаріальна згода іншого з подружжя на відчуження такого майна не вимагається, проте нотаріус ретельно перевірятиме первинні документи.

Якщо ж майно є спільною сумісною власністю, згода обов’язкова. Наприклад, ми стикалися з ситуацією, коли клієнт вирішив придбати квартиру, проте його дружина перебувала за кордоном. Через відсутність її фізичної присутності та нотаріально засвідченої згоди нотаріус відмовився оформлювати договір купівлі-продажу. Проблема була вирішена шляхом оформлення дружиною згоди в українському консульстві за кордоном та її пересилання в Україну для завершення угоди.

Також нотаріус допомагає вирішити спори щодо переважного права. Наприклад, співвласник квартири хотів продати свою частку сторонній особі, але інші співвласники ухилялися від надання письмової згоди чи відмови. Нотаріус допоміг розв’язати проблему шляхом офіційного надсилання співвласникам заяви-повідомлення про продаж частки із зазначенням ціни. Оскільки протягом місяця співвласники не виявили бажання придбати частку, нотаріус здійснив посвідчення угоди купівлі-продажу на користь третьої особи.

Оренда майна та транспортних засобів

Обов’язковому посвідченню підлягає оренда будівлі або споруди на строк від трьох років, а також найм транспортних засобів за участю фізичної особи. Недотримання цієї форми веде до нікчемності угод.

Розглянемо два важливих випадки з нашої практики:

• Оренда авто у директора. Товариство з обмеженою відповідальністю взяло в оренду автомобіль у свого генерального директора (фізичної особи) за простою письмовою угодою. Під час перевірки податкова служба визнала договір нікчемним через відсутність обов’язкового нотаріального посвідчення (ст. 799 ЦК), що призвело до нарахування штрафних санкцій та виключення витрат на паливо. Після цього компанія звернулася для належного переоформлення договору у нотаріуса.
• Оренда складу на 3 роки. Підприємство уклало договір оренди складу на 3 роки без залучення нотаріуса. Орендодавець через рік вирішив достроково виселити компанію, оскільки ціни на ринку зросли. Договір оренди був визнаний нікчемним у суді за ініціативою орендодавця. Ситуацію вдалося врегулювати лише шляхом підписання нового договору строком на 2 роки й 11 місяців, що не вимагає обов’язкового нотаріального завірення.

Вимоги до оформлення документів для нотаріуса

Для того, щоб нотаріус міг успішно вчинити дію, документи, які ви надаєте, мають відповідати суворим законодавчим критеріям. Будь-які пошкодження чи виправлення можуть стати причиною зупинення процесу.

Згідно з ч. 1 ст. 47 Закону України «Про нотаріат»: «Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, написані олівцем, а також документи з пошкодженнями, що не дають змоги однозначно прочитати їх зміст.»

У нашій практиці був випадок, коли громадянин звернувся до нотаріуса із оригіналом договору дарування будинку, де частина тексту була пошкоджена та затерта від вологи. Нотаріус відмовив у прийомі документа для подальшого оформлення спадщини. Спадкоємець змушений був звертатися до державного архіву та отримувати дублікат договору, після чого процедура оформлення була завершена.

Які документи нотаріус не прийме

Нотаріуси висувають жорсткі вимоги до документів для нотаріального посвідчення. Не допускаються документи з незастереженими виправленнями, написані олівцем або такі, що мають серйозні фізичні пошкодження. Крім того, документи, викладені на двох і більше аркушах, обов’язково мають бути прошиті, пронумеровані та скріплені підписом і печаткою установи, яка їх видала.

Також важлива мова та розуміння. Наприклад, іноземець планував придбати частку в статутному капіталі українського підприємства. Нотаріус відмовив у посвідченні правочину без перекладача, оскільки іноземець не володів українською мовою на достатньому рівні. Проблема вирішилася залученням дипломованого перекладача, який здійснив переклад договору під час його підписання, а його підпис також був нотаріально засвідчений.

Як уникнути помилок у документах

Для уникнення відмови нотаріуса через незастережені виправлення у документах, переконайтеся, що всі дописки або закреслення зроблені посадовою особою органу, який видав документ, підтверджені фразою "виправленому вірити", підписом та мокрою печаткою. Якщо ж помилка закралася у вже готовий нотаріальний акт, вам доведеться пройти процедуру, щоб виправити помилку в нотаріальному документі через самого нотаріуса або в судовому порядку.

Особливості роботи нотаріату під час воєнного стану

Воєнний стан вніс суттєві корективи в роботу нотаріальної системи України. Кабінет Міністрів України ухвалив спеціальні правила для забезпечення прав громадян, зокрема військовослужбовців, які перебувають у зоні бойових дій.

Згідно з пп. 3 п. 1 Постанови КМУ № 164: «В умовах воєнного стану довіреності (крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, управління і розпорядження цінними паперами, корпоративними правами) та заповіти військовослужбовців ... можуть посвідчуватися командирами (начальниками) цих частин...»

Ці спрощені документи згодом обов’язково надсилаються до Міністерства юстиції України для реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей чи Спадковому реєстрі через відповідні органи нотаріату. Крім того, для перевірки дійсності довіреностей, виготовлених на білих аркушах паперу (без спеціальних бланків), зацікавлена особа може звернутися до нотаріуса, який зобов’язаний надати підтвердження протягом двох робочих днів.

Коли нотаріус має право відмовити у посвідченні

Нотаріус не є просто технічним реєстратором — він зобов’язаний перевіряти законність угоди та дієздатність сторін. За наявності сумнівів або порушень він зобов’язаний відмовити у вчиненні нотаріальної дії.

Згідно з ч. 1 ст. 49 Закону України «Про нотаріат»: «Нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо: 1) вчинення такої дії суперечить закону; ... 3) не подано відомості (інформацію) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії; 4) є сумніви у тому, що фізична особа ... усвідомлює значення, зміст, правові наслідки цієї дії або діє под впливом насильства...»

Однією з частих підстав для відмови є наявність особи в реєстрах заборгованостей. Наприклад, продавець та покупець земельної ділянки узгодили всі деталі та прийшли до нотаріуса. Проте виникла відмова нотаріуса у посвідченні правочину, оскільки нотаріус виявив продавця у Єдиному реєстрі боржників через несплачений старий адміністративний штраф. Сторонам довелося перенести угоду, продавець терміново сплатив заборгованість і домігся закриття виконавчого провадження, після чого правочин успішно посвідчили.

Також нотаріус відмовить, якщо правочин суперечить статуту юридичної особи, якщо не сплачено державне мито (або плату приватного нотаріуса), або якщо особа звернулася без належних представницьких повноважень.

Де вчиняється дія та як її оскаржити

За загальним правилом, нотаріальні дії вчиняються в приміщенні нотаріальної контори або робочого кабінету приватного нотаріуса. Проте, якщо громадянин не може з’явитися особисто через хворобу чи інші поважні причини, нотаріус може виїхати для вчинення дії поза приміщенням, але виключно в межах свого нотаріального округу.

Якщо ви вважаєте, що нотаріус відмовив вам безпідставно, закон надає право на захист. Нотаріус зобов’язаний видати письмову постанову про відмову протягом трьох робочих днів. Отримавши цей документ, ви можете ініціювати оскарження відмови у вчиненні нотаріальної дії в судовому порядку. Судовий розгляд допоможе встановити істину та зобов’язати нотаріуса виконати відповідну дію, якщо його відмова була незаконною. Також через суд іноді доводиться вирішувати інші складні питання, наприклад, розірвання спадкового договору в суді, якщо одна із сторін не виконує свої зобов’язання.