Ведение трудовой книжки ФОП и правила для работодателя 2026

Ведение трудовой книжки ФОП в 2026 году остается актуальным вопросом, несмотря на общую цифровизацию трудовых отношений. Хотя основной учет стажа теперь ведется в электронном реестре, бумажный документ не утратил своей юридической силы и часто становится предметом проверок Держпраці.

Для предпринимателя важно понимать, что правила игры существенно изменились: от места хранения книг до порядка их заполнения. Ошибки в оформлении могут привести не только к штрафам для работодателя, но и к проблемам с начислением пенсии для работника в будущем.

Обязан ли ФОП вести бумажные трудовые книжки

Физическое лицо – предприниматель обязан вести бумажную трудовую книжку работника только в случае, если тот выдвинул такое требование. Согласно действующему законодательству, основной учет трудовой деятельности теперь осуществляется в электронной форме, однако право работника на бумажное подтверждение стажа остается неизменным.

Это означает, что ФОП не имеет права отказать работнику во внесении записи о приеме на работу или увольнении, если книжка была предоставлена. Более того, если человек трудоустраивается впервые и просит оформить книжку, предприниматель должен сделать это в течение пяти дней после приема на должность. Трудовая книжка является основным документом о стаже до 2004 года, а для более поздних периодов она служит дополнительным подтверждением профессионального пути.

В нашей практике часто встречается зачисление стажа на основании записей в трудовой книжке, когда данные в электронных реестрах содержат ошибки. Например, мы успешно сопровождали дело о снятии долга ЕСВ ФОП-нанятого работника, где правильное подтверждение трудовых отношений помогло доказать необоснованность требований налогового органа. Также мы вели дело о признании незаконным требования ДПС относительно ЕСВ, что снова доказывает важность безупречного кадрового учета.

Законодательная основа обязательности записей

Основной учет трудовой деятельности регулируется Кодексом законов о труде Украины. Согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ Украины:

«Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі»

Инициатива по ведению бумажного документа теперь полностью принадлежит работнику, а не работодателю.

Освобождение ФОП от ведения книг учета бланков и движения трудовых книжек

Физические лица — предприниматели полностью освобождены от обязанности вести книгу учета бланков трудовых книжек и книгу учета движения трудовых книжек, поскольку бумажные документы теперь хранятся непосредственно у работников. Эта норма существенно упрощает кадровое делопроизводство для малого бизнеса, устраняя лишние бюрократические процедуры.

Согласно нормам законодательства:

Закон України № 1217-IX: «Фізичні особи — підприємці не зобов'язані вести книгу обліку бланків трудових книжок та книгу обліку руху трудових книжок.»

Это означает, что требования инспекторов труда предоставлять такие книги во время проверок являются незаконными.

Судебная практика подтверждает, что инспекции труда не могут считать отсутствие книги учета бланков или движения трудовых книжек у ФОП нарушением. Существует множество решений административных судов, которые отменяли штрафы за такие претензии инспекторов. Если вы получили подобное предписание, его можно и нужно обжаловать в судебном порядке.

Как правильно сделать запись о приеме и увольнении

ФОП вносит записи в трудовую книжку самостоятельно на основании соответствующего приказа или распоряжения о приеме либо увольнении работника. С 2015 года регистрировать трудовые договоры в центре занятости не нужно, а нумерацию договоров и приказов предприниматель ведет самостоятельно.

При внесении данных важно соблюдать техническую точность. Распространенный технический нюанс заполнения заключается в том, что при написании заголовка (названия ФОП) в графе 3 не нужно ставить порядковый номер. Номер записи ставится только напротив самого факта приема на работу. Если вы допустили ошибку, ее нужно исправить отдельной записью о признании предыдущей недействительной.

Важно понимать разницу между типами договоров. Верховный Суд в деле №1540/3913/18 от 03.03.2020 указал, что отсутствие записи в трудовой книжке является одним из признаков гражданско-правовых отношений, а не трудовых. Поэтому если вы работаете с исполнителем по гражданско-правовому договору (ГПД), делать запись в трудовую книжку категорически запрещено.

Алгоритм внесения записи о работе

При заполнении бумажной трудовой книжки придерживайтесь такой последовательности действий:

• Заголовок. В графе 3 пишется полное наименование: Физическое лицо – предприниматель [Фамилия, Имя, Отчество].
• Прием. Под заголовком ставится порядковый номер, дата и запись: «Принят(а) на должность [название]».
• Основание. В графе 4 указывается номер и дата приказа либо распоряжения о приеме.
• Увольнение. Запись об увольнении должна точно соответствовать формулировке КЗоТ со ссылкой на статью и пункт закона.

Заверение записей — нужна ли печать ФОП и чья подпись должна ставиться

Использование печати для физических лиц – предпринимателей является добровольным, поэтому при отсутствии печати запись в трудовой книжке заверяется исключительно личной подписью предпринимателя. Никаких штрафов или непризнания стажа работника из-за отсутствия оттиска штампа быть не может.

Для легитимности записи подпись ФОП должна быть оформлена надлежащим образом. Нюанс подписи заключается в том, что она должна содержать полное название статуса (Физическое лицо – предприниматель), собственно подпись, инициалы и фамилию. Использование аббревиатур вроде «ФОП» непосредственно в подписи нежелательно, хотя и не критично.

Государственные органы, в частности Пенсійний фонд України и Державна служба України з питань праці, не имеют права требовать наличия печати на документах предпринимателя.

Юридическое обоснование отсутствия печати

Законодатель четко установил приоритет подписи над оттиском штампа для частного бизнеса.

Згідно зі ст. 58-1 Господарського кодексу України: «Відтиск печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування»

Это правило в полной мере касается и трудовых книжек. Подписи предпринимателя вполне достаточно для подтверждения стажа.

Хранение трудовых книжек — где должен находиться документ по закону

Оригиналы бумажных трудовых книжек должны храниться непосредственно у работников, а не у работодателя-ФОП. Предприниматель берет книжку только для внесения необходимой записи о приеме, переводе или увольнении и обязан вернуть ее владельцу в тот же день.

Некоторые работодатели по привычке пытаются оставлять книжки у себя в сейфе, считая это гарантией безопасности. Однако это создает дополнительные риски именно для ФОП. В случае утраты документа во время пожара, кражи или военных действий ответственность будет нести тот, у кого фактически находился документ.

В период действия военного положения, согласно Закону Украины «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», кадровый учет упрощен, но обязанность по своевременному внесению записей сохраняется. В случае мобилизации ФОП обязанности по расчетам с работниками и выдаче документов должны быть выполнены в течение месяца после демобилизации, о чем подробнее рассказывает статья о увольнении работников в случае мобилизации ФОП.

Что включает электронный учет трудовой деятельности по закону № 1217-IX

Электронный учет трудовой деятельности осуществляется в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, который администрирует Пенсійний фонд України. Это цифровой аналог бумажной книжки, который формируется автоматически на основании отчетности работодателей и поданных скан-копий документов.

Состав сведений в электронном реестре четко регламентирован законодательством:

Згідно з Законом України № 2136-IX, до електронного реєстру включаються відомості про: 1) ідентифікаційні дані працівника; 2) періоди роботи; 3) особливі умови праці; 4) наявність судимості; 5) наявність стажу роботи за кордоном.

Такая детализация позволяет полностью заменить бумажный документооборот.

Для предпринимателя важно следить за правильностью подачи отчетов (в частности приложения Д5), поскольку именно из них Пенсійний фонд України автоматически подтягивает данные о приеме и увольнении работников.

Переход на электронный учет — обязательные действия предпринимателя-работодателя

Для перехода на электронный учет ФОП обязан подать сведения о трудовой деятельности работников через вебпортал электронных услуг ПФУ в виде цветных скан-копий документов. Этот процесс должен быть завершен в течение пятилетнего переходного периода, который длится до 10 июня 2026 года.

Подача сведений осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) через личный кабинет страхователя. Работодатель должен загрузить цветные сканы трудовой книжки и приказов, а также обязательно добавить сканированное согласие работника на обработку персональных данных. Если вы не знаете, как выполнить эту процедуру технически, прочитайте наш материал о том, как оцифровать трудовую книжку работника.

Важно понимать, что после оцифровки оригинал бумажной трудовой книжки выдается работнику под подпись, а в дальнейшем она ведется параллельно только по его желанию.

Прочитати на: мові