Електронні докази в цивільному процесі та правила їх подання

Сьогодні електронні докази в цивільному процесі стали ключовим інструментом захисту прав у суді, адже значна частина домовленостей, конфліктів та угод відбувається в цифровому просторі. Якщо ви плануєте використовувати скріншоти листування, файли або електронні листи як докази, вкрай важливо правильно їх оформити, щоб суд не відхилив їх на першому ж засіданні.

Неправильно подані матеріали можуть бути визнані недопустимими, що призведе до програшу навіть абсолютно виграшної справи. Розуміння процесуальних вимог ЦПК України допоможе вам самостійно або з допомогою адвоката підготувати надійну доказову базу.

Що таке електронні докази в цивільному процесі

Електронні докази в цивільному процесі — це будь-яка інформація в цифровій формі, яка містить дані про обставини справи та допомагає суду встановити істину. Відповідно до статті 100 ЦПК України, до таких доказів належать текстові документи, графічні зображення, фотографії, відеозаписи, звукозаписи, вебсайти, повідомлення в месенджерах та метадані. Вони досліджуються судом нарівні із загальними правилами доказування в цивільному процесі.

Для того щоб цифрова інформація отримала статус офіційного доказу, вона має відповідати критеріям належності та допустимості. Просте збереження файлу на флешці або роздруківка на папері без належного процесуального оформлення не гарантує, що суд візьме ці дані до уваги.

Згідно з ч. 1 ст. 100 Цивільного процесуального кодексу України: «Електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, що містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема, електронні документи (в тому числі текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи тощо), веб-сайти (сторінки), текстові, мультимедійні та голосові повідомлення, метадані, бази даних та інші дані в електронній формі.»

Які файли вважаються цифровими доказами

Закон відносить до цієї категорії широкий спектр об’єктів. Це не лише офіційні електронні документи, а й будь-які мультимедійні файли, бази даних, інформація на серверах та резервних копіях. Навіть голосові повідомлення в месенджерах або записи телефонних розмов є повноцінними засобами доказування, якщо вони містять важливі для справи факти.

Чому метадані мають значення для суду

Метадані — це прихована інформація про файл, наприклад, дата створення, автор, модель пристрою та геолокація. Часто саме метадані допомагають суду переконатися, що файл не був змонтований або змінений після створення. Подання файлу без збереження його оригінальних метаданих може стати підставою для заперечень з боку опонента.

Як правильно засвідчити електронні докази

Засвідчити електронні докази для суду можна трьома основними способами: наданням оригіналу, поданням електронної копії з КЕП або оформленням паперової роздруківки. Відповідно до закону, оригіналом електронного документа вважається його цифровий примірник із обов’язковими реквізитами, зокрема електронним підписом автора. Якщо ви подаєте копію, на неї обов’язково має бути накладено кваліфікований електронний підпис.

Для швидкого накладення підпису на графічні файли чи документи варто використовувати офіційний сервіс Підписання документів КЕП на порталі Дія. Це дозволяє безкоштовно та швидко надати файлу юридичної сили перед його завантаженням до судової системи.

Накладення КЕП на цифрові файли

При поданні документів у цифровому форматі КЕП слід накладати на кожен файл окремо (наприклад, на кожен скріншот у форматі PDF або PNG). Це мінімізує ризик того, що інша сторона оскаржить цілісність конкретного зображення. Наприклад, у справі про підписання заяви електронним підписом дружиною за кордоном ми успішно використали саме цей алгоритм для дистанційного ведення справи.

Правила засвідчення паперових копій документів

Якщо ви подаєте паперові роздруківки скріншотів, простий напис «Копія» є грубою помилкою. Засвідчувати їх потрібно за стандартом ДСТУ 4163:2020. На кожному аркуші необхідно власноруч вказати:

• Текст засвідчення. Фраза «Згідно з оригіналом».
• Дані особи. Ваша посада (за наявності), особистий підпис, ініціали та прізвище.
• Дата та місце. Дата засвідчення та обов’язкове зазначення того, де саме зберігається оригінал (наприклад, «Оригінал знаходиться на мобільному телефоні iPhone 13, IMEI…»).

Порядок та строки подання електронних доказів

Подавати електронні докази до суду необхідно у чітко визначені процесуальні строки разом із першими заявами по суті справи. Позивач зобов’язаний додати всі наявні цифрові матеріали до позовної заяви, а відповідач — до відзиву на позов. Докази, подані з порушенням цих строків, суд не прийме до розгляду, якщо ви не доведете поважність причин пропуску.

Найбільш надійним та офіційним способом є подання документів через систему Електронний суд. Для цього потрібно зареєструвати особистий кабінет на платформі Електронний кабінет підсистеми «Електронний суд» та завантажити файли, автоматично підписавши їх КЕП.

Надсилання копій іншим учасникам справи

Якщо ви подаєте цифрові докази через Електронний суд, система автоматично надсилає їх до кабінетів інших учасників процесу. Проте, якщо в іншої сторони немає зареєстрованого кабінету, ви зобов’язані надіслати їй паперові копії роздрукованих матеріалів листом з описом вкладення та надати суду підтвердження такого надсилання.

Обов’язок повідомлення про наявність оригіналу

При поданні будь-якої копії (електронної чи паперової) учасник справи зобов’язаний чітко зазначити, у кого саме знаходиться оригінал доказу. Якщо опонент заявить про сумнів у достовірності копії, а ви не зможете надати оригінал пристрою чи файлу для огляду, суд має повне право виключити цей доказ із матеріалів справи.

Витребування та огляд електронних доказів

Витребування електронних доказів судом застосовується у випадках, коли сторона процесу не може самостійно отримати необхідні цифрові дані. Наприклад, якщо інформація зберігається на серверах провайдера, банку чи мобільного оператора, ви маєте право звернутися до суду з відповідним клопотанням. Суд розглядає таке звернення та виносить окрему ухвалу про витребування матеріалів.

Якщо існує ризик знищення або видалення даних (наприклад, інформації на вебсайті), суд може провести огляд доказів за їх місцезнаходженням. Це дозволяє зафіксувати зміст інтернет-сторінок безпосередньо в судовому засіданні.

Згідно з ч. 1 ст. 84 Цивільного процесуального кодексу України: «Учасник справи, у разі неможливості самостійно надати докази, вправі подати клопотання про витребування доказів судом.»

Згідно з ч. 1 ст. 85 Цивільного процесуального кодексу України: «Письмові, речові та електронні докази, які не можна доставити до суду, оглядаються за їх місцезнаходженням.»

Клопотання про витребування цифрових даних

У клопотанні про витребування необхідно детально описати, які саме дані потрібні, які обставини справи вони підтверджують, та чому ви не можете отримати їх самостійно. Якщо опонент ігнорує вимогу суду та приховує носії інформації, суд може застосувати такий захід як тимчасове вилучення доказів судом за допомогою державних виконавців.

Огляд інтернет сторінок за їх місцезнаходженням

Кобли цифровий доказ неможливо доставити до суду (наприклад, базу даних великого порталу), суддя може оглянути його в мережі Інтернет. Під час такого огляду складається детальний протокол, до якого додаються скріншоти, відеозаписи або роздруківки. Для проведення цієї процедури суд має право залучити спеціаліста або призначити судову експертизу.

Судова практика щодо скріншотів та листування

Судова практика щодо скріншотів та листування у месенджерах за останні роки зазнала суттєвих змін завдяки позиціям Верховного Суду. Раніше суди скептично ставилися до роздруківок з Viber чи Telegram, проте сьогодні вони визнаються повноцінними доказами, якщо дотримано правил їх ідентифікації. Головне завдання сторони — довести, що повідомлення було надіслано саме конкретною особою.

Наприклад, у нашому успішному судовому спорі з ТОВ Кошельок щодо електронних доказів нам вдалося скасувати незаконні нарахування саме тому, що кредитор не зміг надати суду оригінал договору та довести факт його підписання споживачем через електронні системи.

Кобли скріншоти з Viber та Telegram визнають належними

Велика Палата Верховного Суду у справі № 916/3027/21 постановила, що листування в месенджерах є допустимим доказом, якщо воно дозволяє чітко встановити авторів та зміст розмови. Також у справі № 159/4550/19 суд підтвердив, що SMS-повідомлення та записи розмов мають обов’язково досліджуватися судом. Проте у справі № 202/2965/21 ВС наголосив, що проста роздруківка без КЕП або можливості ідентифікувати відправника не може вважатися належним доказом.

Як оспорити достовірність наданих цифрових копій

Якщо ви вважаєте, що опонент надав суду змонтовані скріншоти, ви маєте право подати заяву про сумнів у їх достовірності. У такому разі суд може витребувати оригінал пристрою. Якщо оригінал видалено, а опонент оспорює автентичність сторінки (як у справі № 667/266/15-ц щодо Facebook), суд може визнати доказ неналежним або призначити комп’ютерно-технічну експертизу для дослідження файлів (справа № 761/13156/16).

Також цікавим є кейс про визнання кредитного договору неукладеним через підпис на планшеті, де ми довели відсутність належної згоди клієнта на використання спрощеного електронного підпису, що підтверджує строгість вимог судів до цифрової ідентифікації.